Surat Peringatan Karyawan, Juga Diatur Undang-Undang Lho! Surat peringatan atau SP sangat familiar untuk seseorang yang sudah masuk dalam dunia kerja. Umumnya surat peringatan ini diberikan untuk karyawan yang memiliki performa buruk di tempat kerja, baik dari etika ataupun hasil pekerjaanya.
Jika sudah sampai tahap merugikan perusahaan, surat peringatan bisa diberikan untuk karyawan yang terkait. Namun taukah Anda, pemberian surat peringatan tidak dilakukan begitu saja, ada peraturan tentang surat peringatan karyawan yang dibuat resmi dari pemerintah.
Bagaimana sih surat peringatan karyawan itu? Kantor Kita akan membahasnya bersama.
- Surat Peringatan
Surat peringatan adalah surat teguran yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk karyawan yang bermasalah sebelum akhirnya mengeluarkan keputusan PHK untuk karyawan tersebut. Surat peringatan ada tiga jenis yaitu SP 1, 2 dan 3.
Sebenarnya surat peringatan adalah bentuk pembinaan dari perusahaan untuk karyawan sebagai langkah untuk menghindari terjadinya pemecatan, namun jika surat peringatan sudah sampai tahap ketiga dan karyawan tidak lebih baik, maka proses selanjutnya bisa dilakukan.
- Surat Peringatan dalam Undang-Undang
Di Indonesia, hal-hal yang mengenai urusan ketenagakerjaan, diatur dalam Undang-undang No 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
Di dalam undang-undang tersebut dituliskan bagaimana peraturan tentang surat peringatan karyawan dan apa tujuannya.
Undang-Undang Ketenagakerjaan pasal 161 yang mengatur pemberian surat peringatan karyawan berbunyi:
Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua dan ketiga secara berturut-turut.
Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama enam bulan, kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peratuan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
Dalam ayat satu pasal 161 di atas sudah jelas bahwa surat peringatan karyawan pertama, kedua dan ketiga diberikan sebelum memutuskan melakukan PHK atau pemutusan Hubungan Kerja kepada karyawan yang bersangkutan.
Hal ini juga masih bersangkutan dengan Pasal 151 ayat satu (1) dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan yang menuliskan pencegahan agar tidak sampai terjadi PHK, yang berbunyi:
Pengusaha, pekerja/buruh, serikat pekerja/serikat buruh, dan pemerintah, dengan segala upaya harus mengusahakan agar jangan terjadi pemutusan hubungan kerja.
Jadi Surat Peringatan untuk karyawan merupakan cara yang dipilih perusahaan untuk mencegah agar tidak terjadi pemecatan, dengan bentuk teguran tertulis. Namun jika surat peringatan sudah sampai tahap ketiga maka perusahaan bisa melakukan pemecatan kepada karyawan tersebut.
Di dunia kerja mengenal karakter karyawan adalah hal yang penting, Yuk pejalari cara Mengenal Karyawan Berdasarkan Kepribadiannya
- Ketentuan Pemberian Surat Peringatan
Pemberian surat peringatan ada ketentuan mengenai jangka waktu surat peringatan tersebut. Dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan pasal 161 yang sudah dituliskan di atas, berbunyi surat peringatan berlaku paling lama enam (6) bulan atau sesuai waktu yang disepakati antara perusahaan dan karyawan.
Sehingga ketika karyawan mendapatkan surat peringatan pertama (SP1) maka surat tersebut berlaku untuk 6 bulan atau sesuai kesepakatan, dimana artinya setelah 6 bulan, perusahaan bisa melakukan evaluasi dan monitoring atas perubahan yang terjadi pada karyawan.
Baca Artikel : Pekerja Juga Punya Hak Dalam Bekerja, Lho!
Jika karyawan memperlihatkan sikapnya yang lebih baik dari sebelumnya, maka sudah cukup Surat Peringatan pertama (SP1) saja untuk karyawan tersebut.
Lalu bagaimana jika karyawan membuat kesalahan lagi sebelum masa SP enam bulan tersebut berakhir?
Maka perusahaan bisa memberikan Surat Peringatan kedua (SP2) dan jika karyawan masih melakukan kesalahan yang sama sebelum waktu SP2 berakhir maka Surat Peringatan Ketiga (SP3) bisa diberikan.
Nah yang terakhir adalah ketika karyawan tidak memberikan perkembangan yang lebih baik dari sebelumnya maka keputusan PHK bisa diberikan kepada karyawan.
Bagaimana jika karyawan melakukan kesalahan lagi setelah waktu SP berakhir?
Jika awalnya karyawan mendapatkan peringatan SP 1 namun jangka waktu 6 bulan sudah terlewat, dan karyawan melakukan kesalahan lagi, maka surat peringatan yang diberikan bukan SP2 namun kembali pada SP1.
- Ketentuan Lainya tentang Surat Peringatan Karyawan
Selain pemberian secara bertahap yaitu SP 1, 2 dan 3, pemberian surat peringatan untuk karyawan ini juga didasarkan pada besar kecilnya kesalahan yang dilakukan karyawan tersebut.
Misalnya jika karyawan hanya melakukan kesalah ringan, maka SP 1 sudah dirasa cukup untuk memberikan teguran untuk karyawan. Namun juga kesalahan cukup berat bahkan merugikan perusahaan, maka SP 2 sampai 3 juga bisa diberikan karyawan.
Sehingga beberapa perusaahaan memberikan surat peringatan tidak hanya berpatok pada tahapan saja namun juga besar kecilnya kesalahan.
Bagaimana dengan kantormu?
- Apa sih Fungsi dari Surat Peringatan itu?
Keberadaan surat peringatan untuk hal yang utama adalah mencegah terjadinya PHK kepada karyawan. Namun ada beberapa fungsi lain yang didapat selain itu, apa saja sih fungsi dari Surat Peringatan Karyawan?
Teguran untuk Karyawan
Surat Peringatan juga disebut sebagai surat teguran tertulis. Jika menegur menggunakan lisan kemungkinan karyawan bisa mengabaikannya namun jika sudah diberikan surat teguran tertulis, berarti kesalahan yang dibuatnya cukup serius sampai perusahaan memberikan surat teguran.
Ini merupakan cara yang digunakan perusahaan agar karyawan juga mengetahui salahnya dan melakukan perbaikan, pun juga untuk memberitahukan karyawan seberapa besar kesalahannya.
Memberikan Efek Jera
Seperti yang dituliskan di atas, terkadang teguran hanya menggunakan lisan tidak cukup baik untuk karyawan sehingga pemberian surat peringatan bisa menjadikan karyawan merasa kesalahannya cukup serius sampai perusahaan memberikan surat peringatan, dengan begitu ia bisa merasa jera dan berusaha memperbaiki diri dalam lingkungan kerja.
Surat peringatan bisa memberikan efek takut kepada karyawaan, semacam peringatan bahwa jika ia terus melakukan kesalahan maka kemungkinan ia di PHK juga lebih tinggi. Hal inilah yang akhirnya membuat karyawan jera untuk tidak mengulangi kesalahannya lagi.
Meningkatkan Performa Kerja
Terkadang seseorang menjadi lebih baik setelah ditegur terlebih dahulu, atau ia membutuhkan trigger agar motivasi kerjanya kembali lagi.
Baca Artikel : Ketahui Budaya Kerja dan Kantor Idaman Millenial
Surat peringatan bisa menjadi salah satu hal yang membuat karyawan berubah lebih baik sehingga ia berusaha membaiki kinerjanya di perusahaan, dengan begitu kinerja karyawan yang bersangkutan akan meningkat. Untuk memudahkan dalam memantau peforma karyawan gunakan aplikasi kantor kita.
Bagaimana Perusahaan Menghadapi Karyawan Bermasalah
Ada banyak sekali hal yang melatarbelakangi kenapa karyawan bisa bermasalah dalam lingkungan kerja, misalnya performa kerja yang terus menurun, banyak absen dan target tidak ada yang terpenuhi, maka surat peringatan bisa diberikan.
Untuk mengetahui ada apa dengan karyawan ini, maka HRD selaku tim yang mengurus karyawan bisa mengulik apa yang sebenarnya terjadi pada karyawan, dan membantu karyawan menemukan solusi atas masalahnya.
Banyak orang yang makin terpuruk kinerjanya karena masalah pribadi maupun lingkungan kantor, HRD berusaha memberikan motivasi dan solusi agar karyawannya tersebut bisa move on dari masalahnya, misalnya membuat lingkungan kerja lebih nyaman atau lain sebagainya.
Sekian peraturan tentang surat peringatan karyawan semoga bermanfaat untuk Anda. Mudahkah kerja karyawan menggunakan aplikasi absensi online Kantor Kita yang bisa digunakan untuk WFO maupun WFH, jadi dimanapun dan kapanpun absen karyawan lebih mudah.
