Surat Di Dunia Kerja : Jenis dan Fungsinya – Surat merupakan sarana komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan informasi secara tertulis, baik dalam cetakan kertas atau dengan tulisan tangan. Surat biasanya dikirimkan ke alamat penerima melalui pos. Karena saat ini sudah bermunculan teknologi modern yang memudahkan untuk berkomunikasi, sebelum muncul teknologi yang modern menulis surat sudah dianggap sebagai kegiatan dan kebutuhan yang penting.
Bahkan sampai saat ini, surat masih menjadi alat komunikasi yang digunakan dalam lingkungan perusahaan maupun kehidupan pribadi. Komunikasi yang formal saat ini masih dilakukan dengan surat, seperti surat lamaran kerja. Karena itulah penting bagi kita untuk mengetahui jenis surat.
Baca : E-Surat, Teknologi Manajemen Surat Masa Kini
Di dunia kerja, juga masih menggunakan surat sebagai alat penyebaran informasi. Walaupun juga sudah menggunakan teknologi seperti email namun surat fisik juga masih digunakan.
Jenis – Jenis Surat Secara Umum
Sebelum mengetahui apa itu fungsi surat di dunia kerja, Anda perlu mengetahui beberapa fungsi surat yang banyak digunakan secara umum. Berikut adalah beberapa jenis surat yang ada di dunia kerja. Surat dibagi menjadi
1. Jenis Surat Berdasarkan Formatnya
Berdasarkan tujuannya, surat dapat dibedakan berdasarkan surat formal dan surat non formal.
a. Surat Formal
Surat formal adalah salah satu jenis surat yang diterbitkan oleh instansi, organisasi atau perorangan yang bersifat resmi dan formal. Surat jenis ini umumnya ditandai dengan karakter penggunaan bahasa dan format surat yang baku.
Sesuai dengan jenis suratnya, penulisan surat formal seperti ini harus hati-hati, jangan sampai ada salah ketik, salah tanda baca sampai dengan kesalahan lainya.
Contoh dari surat formal adalah surat sekolah, SK, surat pemberitahuan dan lain sebagainya.
b. Surat Informal
Jenis surat informal biasanya dikirimkan kepada keluarga, teman atau sahabat dengan penulisannya yang menggunakan bahasa sehari hari. Walaupun informal namun untuk penulisan juga perlu memperhatikan tanda baca, ejaan dan tata bahasa yang sesuai.
2. Jenis Surat Berdasarkan Kepentingan
Selanjutnya berdasarkan isi yang akan disampaikan, surat dibedakan menjadi beberapa jenis. Mulai dari surat pribadi sampai dengan surat dinas. Selain dari isi, surat jenis ini juga dibedakan berdasarkan siapa pengirim dan penerima surat tersebut. Jika dari individu ke individu lainnya bisa masuk kategori surat pribadi. Sedangkan surat yang dikeluarkan dari instansi resmi pemerintahan bisa juga disebut dengan surat dinas dan lainya.
a. Surat Pribadi
Surat pribadi merupakan surat yang ditulis dengan isi yang berhubungan dengan kepentingan pribadi. Biasanya dikirimkan untuk keluarga, teman atau kerabat terdekat.
b. Surat Resmi
Surat resmi merupakan surat yang isinya berhubungan dengan masalah dalam suatu perusahaan atau organisasi. Contohnya surat dari bendahara yang ditujukan untuk bagian keuangan yang memiliki tugas untuk memantau keuangan perusahaan, surat peringatan karyawan dan lain sebagainya.
c. Surat Sosial
Surat sosial merupakan surat yang isinya menyangkut kepentingan sosial yang dibuat oleh lembaga sosial. Contohnya adalah surat yang dibuat oleh panti asuhan dan dikirimkan ke pihak tertentu yang berisi permintaan menjadi donatur.
d. Surat Niaga
Surat niaga merupakan surat yang dibuat oleh organisasi perusahaan atau badan usaha yang isinya berkaitan dengan kepentingan bisnis. Contoh perusahaan B mengirimkan surat ke perusahaan C yang berisi permintaan barang.
e. Surat Dinas
Surat dinas merupakan surat yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah yang isinya berkaitan dengan kedinasan.
3. Surat Berdasarkan Prioritas dan Keamanan
Surat juga perlu dikategorikan berdasarkan prioritas dan keamanannya. Sehingga dalam proses penanganan dan penyampaian surat bisa diperhatikan caranya. Pun akses surat juga hanya berdasarkan pihak yang berhak saja.
a. Surat Sangat Rahasia
Surat sangat rahasia tidak boleh dibaca oleh orang lain atau pihak lain yang tidak memiliki kepentingan dengan isi surat karena isinya yang sangat rahasia. Contohnya surat tentang rahasia perusahaan atau rahasia negara.
b. Surat Rahasia
Skala kerahasiaan dari surat rahasia tidak sebesar surat sangat rahasia. Contohnya surat yang dikeluarkan oleh bank untuk nasabahnya yang berisi jumlah saldo atau laporan keuangan milik nasabah.
c. Surat Konfidensial
Surat yang isinya hanya boleh dibaca oleh penerima surat atau pihak yang dituju. Contoh surat yang dikirimkan oleh Bupati untuk Kepala Desa.
d. Surat Biasa
Meskipun surat biasa bersifat pribadi atau private, surat biasa tidak bersifat rahasia atau sangat rahasia karena tidak akan menimbulkan masalah atau akibat jika isinya dibaca atau diketahui oleh orang lain. Contoh surat izin tidak masuk sekolah yang dikirimkan oleh orang tua murid kepada wali kelas.
4. Berdasarkan Wujudnya
Berdasarkan wujudnya, surat memiliki beberapa tampilan atau wujud sesuai dengan media yang digunakannya. Sesuai wujudnya dapat dipahami sebagai berikut ini:
a. Telegram
Telegram merupakan berita atau surat jarak jauh yang pengirimannya melalui teleks, teleprinter atau telegraf.
b. Memorandum / Nota
Memorandum adalah surat yang berisi pesan ringkas yang bersifat internal, artinya hanya digunakan dalam lingkungan sendiri dalam perusahaan atau organisasi.
c. Surat Biasa / Surat Bersampul
Surat bersampul memiliki sampul sebagai pelindung atau penutupnya, hal ini bertujuan agar isi surat tidak terbaca oleh pihak lain atau orang yang tidak berkepentingan.
d. Kartu Pos
Kartu pos merupakan selembar kertas tebal yang bisa digunakan untuk menulis surat yang isinya tidak terlalu panjang dan pengirimannya tanpa amplop atau sampul, jadi isi suratnya tidak mengandung hal yang rahasia.
c. Warkat Pos
Warkat pos merupakan selembar kertas yang digunakan untuk menulis surat tertutup atau lebih rahasia dari kartu pos dan isi suratnya biasanya lebih panjang dari kartu pos. Surat yang ditulis dengan kertas warkat pos dapat dilipat sehingga dapat menjadi sampul.
Walaupun zaman dan teknologi semakin maju surat masih sering digunakan sebagai alat komunikasi dengan karakter tersendiri, karena menggunakan surat informasi yang disampaikan terlihat lebih formal.
Baca : Contoh Surat Mutasi Kerja Lengkap
Jenis Surat di Dunia KerjaÂ
Di dunia kerja, ada beberapa surat yang banyak digunakan dalam kegiatan berbisnis. Bukan hanya surat pribadi saja melainkan juga surat perintah, surat pemberitahuan dan lainya. Surat yang banyak digunakan dibidang bisnis. Diantaranya adalah
1. Surat Keputusan
Surat keputusan adalah salah satu surat yang banyak dikeluarkan dalam dunia kerja. Umumnya menyangkut pembuatan keputusan baru atas beberapa hal yang sebelumnya tidak ada keputusan resmi di dalamnya.
Misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan tetap, surat keputusan pembelian aset perusahaan juga surat keputusan atas kebijakan yang dibuat lainya.
2. Surat Permohonan
Surat permohonan adalah surat permintaan atas hal tertentu. Surat permohonan ini juga sangat umum dalam dunia kerja. Permintaan secara profesional dan resmi bisa diajukan melalui surat permohonan seperti ini.
Misalnya surat permohonan cuti yang dibuat karyawan untuk HRD, surat permohonan mutasi juga surat permohonan terkait bagian operasional.
3. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat pemberitahuan yang diberikan kepada umum baik dalam lingkup kecil internal saja atau juga surat edaran kepada publik. Surat edaran ini digunakan sebagai surat pemberitahuan secara resmi dari pembuat surat kepada publik sehingga isi suratnya sudah jelas terjamin asli dan resmi.
Selain itu masih ada banyak jenis surat yang digunakan dalam dunia kerja. Yang jelas surat masih banyak digunakan sebagai alat resmi untuk penyebaran informasi. Walau sekarang memang banyak sosial media dan media online untuk penyebaran informasi.
Baca : Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar [Pencatatan & SOP Kerja]
Kesimpulan
Surat masih memiliki fungsi penting dalam dunia kerja. Walau sekarang sudah ada email dan media online perpesanan, namun surat masih banyak juga digunakan terutama untuk hal-hal untuk kepentingan profesional di kantor.
Nah untuk Anda yang banyak membutuhkan pengelolaan surat untuk kantor baik surat masuk maupun surat keluar, bisa menggunakan aplikasi penomoran surat dari Kantor Kita. Aplikasi HRIS yang lengkap untuk membantu HR dalam pengelolaan absensi menggunakan aplikasi absensi sampai dengan payroll dan administrasi karyawan.
Anda bisa mencoba software HR Indonesia Kantor Kita secara lengkap dengan menggunakan free demo selama 15 hari free. Daftar Kantor Kita segera untuk menikmati kemudahannya.
