SOP Kerja Perusahaan, Kenapa Harus Ada? – Adakah di perusahaan Anda yang belum memiliki SOP kerja di beberapa bagiannya? Hal ini tentunya harus segera dilengkapi SOP kerja perbagian di perusahaan tersebut. Sebab SOP adalah hal dasar untuk bekerja, apalagi untuk posisi dengan job desk yang rawan dan membutuhkan aturan khusus.
Umumnya perusahaan yang belum memiliki SOP yang lengkap ada pada perusahaan baru atau perusahaan yang masih berkembang, sehingga pembuatan SOP belum dilakukan. Nah untuk perusahaan yang sedang memperbaiki administrasi perusahaan, maka pembuatan SOP ini bisa masuk list untuk dikerjakan.
Bagaimana sih membuat SOP itu? Berikut adalah ulasan tentang SOP, pembuatan SOP kerja, pentingnya SOP kerja dan contoh SOPnya.
SOP Kerja Perusahaan
SOP adalah Standar Operasional Prosedur yang digunakan untuk memandu Langkah kerja, sebagai dasar kerja dan dibuat untuk menertibkan dan menyesuaikan alur kerja yang tepat di bagian tersebut. Di dalam SOP terkandung beberapa komponen utama, yaitu
- Pelaku pekerjaan
- Langkah kerja
- Peraturan penggunaan alat kerja
- Peraturan lokasi/tempat pekerjaan
Untuk itulah di semua bidang kerja di perusahaan memerlukan SOP untuk dasar melakukan pekerjaannya. Sehingga perusahaan bisa mengetahui bagaimana sih standar kerja di bagian tersebut.
Pun umumnya SOP juga digunakan sebagai dasar ketika ada sidak/pemeriksaan oleh atasan terkait, untuk memeriksa apakah pekerjaan di lapangan sudah berjalan sesuai dengan di SOP.
SOP kerja ini akan terus di cek dan di update secara berkala, setiap perusahaan memiliki waktu tertentu untuk mengecek SOP dan meng-update SOP jika dibutuhkan.
Apa Pentingnya SOP Kerja?
Untuk Anda yang berpikir perusahaan akan tetap berjalan tanpa SOP, maka perlu meninjau ulang hal ini. Sebab SOP akan berpengaruh terhadap efektifitas kerja dan tentunya akan memengaruhi output kerjannya. Kualitas bekerja pastinya bisa lebih maksimal dengan SOP kerja ini. Berikut pentingnya SOP kerja.
1. Pedoman Pekerjaan
SOP digunakan sebagai dasar dalam bekerja seluruh karyawan. Dengan dasar ini, pekerja tidak lagi bingung atau bekerja asal-asalan karena sudah ada SOP yang menjelaskan dengan urut dan jelas.
Karyawan bisa mengetahui apa yang harus dikerjakan, bagaimana seharusnya Langkah kerjanya, apa alat yang digunakan, siapa saja yang berkaitan dengan pekejaan dan lain sebagainya.
Baca : Tips Mempekerjakan Generasi Millenial dalam Tempat Kerja
SOP mengatur pekerjaan yang simpel sampai dengan pekerjaan utama, untuk itu semakin jelas dan lengkap akan semakin membantu karyawan dalam bekerja dengan baik.
2. Standarisasi Pekerjaan
Fungsi SOP yang utama adalah untuk standarisasi pekerjaan di perusahaan tersebut. Sehingga dari waktu ke waktu pola kerja di posisi tersebut masih terjaga. Pun hasil output dari pekerjaan juga memiliki kualitas sesuai standar.
Standarisasi pekerjaan ini sangat berguna ketika perusahaan memiliki banyak pekerja di bidang yang sama, karena Anda tidak perlu khawatir mereka bekerja tanpa arah karena standar pola kerja sudah jelas di SOP.
Pun jika perusahaan menetapkan Langkah kerja yang jelas seperti ini, pola kerja akan lebih tertata di setiap bagian, sehingga perusahaan berjalan dengan kondusif.
Bayangkan jika perusahaan Anda tidak dilengkapi SOP kerja untuk karyawannya, akan timbul pekerja yang bekerja tanpa arah, bekerja dengan pola yang berantakan, bekerja tidak tertib dan pastinya akan memengaruhi hasil pekerjaan.
3. Mengurangi Kesalahan Kerja
Pentingnya memiliki SOP kerja untuk karyawan adalah untuk membantu karyawan bekerja dengan tepat sehingga bisa meminimalkan kesalahan dalam bekerja.
Kesalahan dalam bekerja perlu dihindari, karena bisa memberikan banyak kerugian atau menghindari terjadi sesuatu yang tidak diinginkan.
Dengan pembuatan SOP yang jelas, karyawan bisa mengetahui Langkah kerja yang benar sehingga kesalahan tidak terjadi.
Sebaliknya kesalahan banyak terjadi pada pola kerja yang kurang teratur.
Baca Artikel : Artificial Intelligence, Dampaknya Untuk Industri & Dunia Kerja
4. Efisiensi Proses Kerja
Beberapa poin di atas tentang SOP kerja, memiliki dampak yang baik untuk kerja karyawan agar secara tertib dan mengikuti Langkah yang benar.
Jika kerja di lakukan dengan baik, pekerjaan berjalan dengan lancar, hasilnya maksimal dan juga kesalahan bisa diminimalkan.
Kerja bisa lebih efisien, baik dari penggunaan waktu, energi, dan cost nya sudah dipertimbangkan saat SOP dibuat.
Pihak terkait yang membuat SOP pastinya sudah melakukan risert agar kerja bisa berjalan dengan baik dan efisien.
5. Pekerja Menjadi Lebih Mandiri
Selain memberikan dampak yang bagus kepada hasil kerja, SOP membantu pekerja untuk lebih mandiri dalam pekerjaannya. Sebab semuanya sudah tertulis dalam SOP kerja bagian tersebut.
Itulah beberapa pentingnya SOP kerja perusahaan untuk karyawannya. Ada banyak manfaat yang bisa didapatkan dari penggunaan SOP kerja ini. Baik untuk kepentingan karyawan maupun kepentingan perusahaan.
Prinsip Dasar Pembuatan SOP Kerja
Untuk membuat SOP kerja perusahaan, Anda harus memerhatikan prinsip dasar pembuatan SOP kerja. Dengan prinsip dasar ini, SOP lebih terarah dan tepat. Beberapa prinsip dasarnya adalah sebagai berikut:
1. Jelas, Padat dan Lengkap
Prinsip dasar dalam membuat SOP perusahaan adalah SOP dibuat dengan sejelas mungkin, padat alias tidak bertele-tele dan memiliki isi yang lengkap.
Arti kata jelas disini adalah pembuat SOP menjelaskan siapa yang mengerjakannya, cara kerjanya, siapa saja yang telibat, alat kerja apa saja yang digunakan dan juga tujuan akhirnya. Jika ada kegiatan mengukur, menimbang dan detail lainya bisa dituliskan dengan jelas.
Padat berarti setiap kalimat yang digunakan dalam SOP menggunakan kalimat yang efektik dan tidak bertele-tele.
Lengkap berarti memuat semua informasi yang dibutuhkan pekerja nantinya.
2. Menggunakan Bahasa yang Mudah Dipahami
Hal yang kurang disadari pembuat SOP adalah ia tidak sadar menggunakan kalimat yang kurang rapi misalnya ada kalimat yang ambigu atau kalimat pasif yang kurang efektif dan lainya.
Tentunya pekerja akan kesulitan jika harus bekerja dan memahami Bahasa yang sulit dimengerti. Untuk itu gunakan Bahasa yang rapi, terstruktur dan mudah dipahami.
Baca : Cara Membentuk Disiplin kerja Karyawan di Perusahaan
3. Konsisten
Selanjutnya adalah konsisten bisa dalam praktik pembuatannya maupun dari segi pengaplikasiannya nanti.
Dalam segi pembuatannya misalnya menggunakan penyebutan kata harus konsisten dari awal sampai akhir.
Sedangkan dari sisi praktiknya konsisten berarti SOP dibuat dan wajib dipatuhi oleh para pekerja.
4. Berkelanjutan
Pembuatan SOP juga perlu mempertimbangkan di waktu ke depan SOP masih perlu dikembangkan dan dilanjutkan. Juga misalnya ada perubahan maupun perbaikan.
5. Terdokumentasikan
Yang terakhir adalah SOP perlu untuk di dokumentasikan dengan baik. Misalnya disimpan dalam komputer tertentu atau disimpan dalam penyimpanan cloud atau yang lain sebagainya.
Hal ini untuk memudahkan mencari master dokumen dari SOP tersebut.
Anda bisa mempertimbangkan prinsip dasar pembuatan SOP ini ketika ingin membuat SOP di perusahaan. Dengan prinsip dasar SOP yang dibuat lebih terarah dan jelas.
Alur Pembuatan SOP Kerja
Setelah mengetahui prinsip dasar membuat SOP perusahaan, selanjutnya adalah alur proses pembuatan SOP. Berikut alurnya
Contoh SOP Kerja
Berikut adalah contoh SOP di salah satu perusahaan, simak dengan baik contoh SOP ini untuk Anda.
Kelola Karyawan Lebih Mudah dengan Software HR KantorKita
Selain urusan SOP ada banyak sekali kegiatan HR yang perlu diselesaikan. Untuk memudahkan Anda dalam pengelolaan karyawan yang mudah dan efisien bisa menggunakan software HR dari Kantor Kita.
Software HRÂ Indonesia yang banyak digunakan oleh umkm sampai perusahaan untuk mengelola karyawan lebih mudah dan efisien. Dikembangkan dengan fitur lengkap membuat pekerjaan HR lebih maksimal.
Untuk lebih mudah segera daftar kantor kita dengan free trial selama 15 hari, jika ingin konsultasi segera hubungi kontak kantor kita.
Segera daftar dan nikmati kemudahan mengelola karyawan menggunakan Kantor Kita!
