Reimburse, Gimana Sih Pengelolaanya dalam Kantor? – Dalam kehidupan kerja, pasti akan sangat familiar dengan istilah reimbursement atau reimburse untuk karyawan. Ini adalah istilah untuk penggantian biaya bagi karyawan yang menggunakan uang pribadinya untuk keperluan pekerjaan. Bisa dikatakan ini adalah fasilitas yang umum ada dalam kehidupan kantor sehingga kantor tidak membebani karyawan dengan penggunaan uang pribadi.
Nyatanya setiap kantor memiliki peraturan pengelolaan reimbursemen masing-masing lho, pengelolaan reimbursemen inilah yang nantinya akan memengaruhi ketentuan dan proses reimbursemen untuk karyawan.
Bagaimana sih pengelolaan reimbursemen kantor untuk karyawan dan biaya apa saja yang termasuk dalam reimbursemen?
Reimbursemen
Reimburse adalah penggantian biaya oleh perusahaan atas penggunaan keuangan pribadi karyawan dalam menjalankan urusan pekerjaan. Namun yang perlu diperhatikan adalah tidak semua pembiayaan ini bisa direimburse atau masuk dalam biaya perusahaan. Ada beberapa ketentuan sendiri untuk urusan reimburse. Umumnya biaya yang bisa di reimburse adalah
- Biaya transportasi dan akomodasi perjalan dinas
- Biaya perbaikan operasional alat kerja
- Biaya perawatan dan pengobatan kesehatan karyawan
Sehingga jika keperluan Anda sebagai karyawan masuk dalam ketentuan reimburse di atas, uang pribadi yang Anda gunakan bisa diajukan reimburse.
Kategori Biaya yang Masuk dalam Reimburse Kantor
Seperti yang sudah disebutkan di atas, ada beberapa jenis biaya yang masuk dalam kategori reimburse kantor. Beberapa diantaranya adalah
1. Biaya Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas dilakukan untuk keperluan bisnis, untuk itu semua biaya perjalanan ini ditanggung oleh perusahaan. Namun apa saja sih keperluan untuk perjalanan dinas itu? Biaya untuk perjalanan dinasi ini misalnya pembiayaan penginapan, pembiayaan transportasi, biaya makan dan keperluan komunikasi seperti pulsa telepon, paket data dan lain sebagainya.
2. Biaya Operasional Kerja
Pernahkah Anda mengalami laptop rusak karena terus digunakan untuk bekerja? nah karyawan bisa mengklaim biaya perbaikan operasional kerja ini kepada perusahaan lho. Selain biaya perbaikan alat kerja, biaya ini bisa termasuk dengan kebutuhan operasional yang lainya misalnya kebutuhan alat tulis dan perlengkapan kantor.
3. Biaya Bisnis
Terkadang karyawan juga membutuhkan upgrading ilmu untuk memperlancar pekerjaan, nah ini juga bisa masuk dalam reimbursemen. Misalnya untuk biaya pelatihan, biaya seminar dan lain sebagainya. Sehingga karyawan bisa mendapatkan ilmu untuk pekerjaannya dan tetap difasilitasi oleh kantor.
Baca Artikel : Ingin Menggunakan Tenaga Freelance? Ketahui Dulu Strateginya!
4. Biaya Kesehatan Karyawan
Biaya yang masuk dalam reimbursemen yang terakhir adalah biaya kesehatan, dimana karyawan yang mengeluarkan uang untuk kebutuhan kesehatannya bisa mendapatkan penggantian dana. Biaya kesehatan ini misalnya biaya perawatan, pengobatan sampai dengan kebutuhan kesehatan yang lainya.
Yang perlu diperhatikan dalam kategori reimbursemen ini adalah tidak semua perusahaan menerapkan kategori di atas atau kategori yang masuk dalam reimbursemen bisa berbeda satu perusahaan dengan yang lainya. Sehingga sebagai karyawan, Anda bisa mengikuti peraturan reimbursemen yang ada.
Baca : BPJS: Tunjangan Kesehatan Yang Penting Untuk Karyawan
Bagaimana Proses Klaim Reimbursemen di Perusahaan?
Reimbursemen memiliki proses klaim khusus, sehingga tidak bisa dilakukan begitu saja. Ada beberapa hal yang harus dipenuhi agar proses klaim bisa dilakukan. Hal ini menyangkut dengan SOP yang dibuat perusahaan dan tentunya masing-masing perusahaan memiliki SOP klaim reimbursemen yang berbeda antara satu dengan yang lainya. Namun secara garis besar, proses reimbursemen kantor bisa dipahami sebagai berikut
1. Pastikan Memahami Peraturan Reimbursemen
Sebelum mengajukan proses reimbursemen akan lebih baik jika karyawan memahami peraturan reimbursemen secara detail, seperti batas maksimal biaya yang bisa di reimburse, keperluan kerja yang masuk dalam reimbursemen dan bagaimana sih proses reimburse kantor tersebut.
Baca : Mengenal Reimbursement Karyawan Yang Berlaku Di Sebuah Perusahaan
Dengan memahami secara dasar peraturan reimbursemen di dalam perusahaan, membantu karyawan lebih mudah melakukan klaim biaya.
2. Syarat Pengajuan Klaim Reimbursemen
Mengajukan klaim reimburse pastinya memerlukan bukti yang menunjukkan karyawan tersebut memang benar mengeluarkan biaya untuk keperluan kantor. Syarat ini mencegah terjadinya kecurangan penggunaan biaya reimbursement dari perusahaan.
Beberapa contoh syarat melakukan klaim biaya untuk reimbursemen misalnya memiliki kwitansi, invoice atau bukti pembiayaan lainya. Untuk karyawan, pastikan Anda telah memenuhi syarat ini sehingga bisa melakukan klaim biaya.
Proses Pengajuan Reimbursemen
Setelah memahami peraturan dan syarat melakukan reimbursemen, selanjutnya adalah melakukan proses reimbursemen itu sendiri. Proses reimbursemen masing-masing perusahaan berbeda-beda, mulai dari pengisian form manual, klaim reimbursemen manual sampai dengan klaim reimbusemen secara digital.
Sekarang klaim reimburse bisa dilakukan secara digital menggunakan aplikasi. Salah satu aplikasi yang bisa digunakan untuk keperluan reimburse adalah aplikasi absensi online yang sudah ada fitur absensi kantor berupa reimbursemen.
Penggunaan media reimburse digital seperti ini, membantu proses reimburse bisa dilakukan secara cepat walau jarak jauh.
- Persetujuan Reimbursemen
Proses selanjutnya jika sudah melakukan pengajuan reimbursemen adalah menunggu persetujuan. Pengajuan tidak dilakukan dengan instan langsung mendapatkan biaya pengganti, namun juga harus melewati persetujuan dan pengecekan dari pihak perusahaan. Kwitansi dan keperluan kerja Anda akan dicek pada proses ini.
2. Klaim Reimbursemen Berhasil
Tahap terkahir setelah reimbursemen disetujui adalah penerimaan biaya reimbursemen Anda. jangan lupa untuk mengecek nominal biaya sudah sesuai kah dengan pengajuan Anda.
Itulah beberapa proses dasar klaim reimbursemen di perusahaan. Proses klaim ini memang tidak dilakukan secara instan melainkan membutuhkan waktu beberapa hari hingga bisa cair. Yang terpenting adalah Anda bersikap jujur dengan penggunaan uang tersebut.
Apa yang Perlu Diwaspadai dalam Proses Klaim Reimbursemen?
Proses reimbursemen ini bisa menjadi kecurangan dari karyawan kantor, untuk itu ketelitian dalam menyetujui ajuan reimburse perlu dilakukan untuk membaca jika ada kecurangan dari karyawan. Ada beberapa jenis kecurangan yang bisa dilakukan dalam proses klaim reimbursemen, diantaranya adalah
- Penggunaan Reimbursemen untuk Biaya Pribadi
Hal nakal yang dilakukan karyawan untuk masalah pembiayaan adalah hal yang cukup sering ditemukan dalam perusaahan. Salah satunya menggunakan uang perusahaan untuk kebutuhan pribadi. Hal ini banyak dilakukan dalam perjalanan dinas dimana kebutuhan pribadi diklaim masuk sebagai kebutuhan dinas. Perusahaan bisa menentukan sikap untuk kecurangan model seperti ini.
2. Mengarang Pengeluaran
Kecurangan lain yang banyak ditemukan dalam proses reimburse adalah melakukan pemalsuan pengeluaran. Dimana ia mengajuakan pembiayaan untuk hal yang sebenaranya tidak dilakukan, pastinya hal ini cukup merugikan perusahaan.
Atur Ulang Design Interior Kantor Untuk Meminimalkan Penyebaran Virus. Saatnya Beralih dari Kebiasaan Cara Absensi Karyawan yang Masih Manual ke Digital Untuk Meminimalkan Sentuhan.
3. Meningkatkan Nominal Pengeluaran
Bentuk kecurangan yang lainya adalah memalsukan nominal pengeluaran, sehingga biaya lebih melambung dari nilai sebenarnya.
Itulah beberapa bentuk kecurangan klaim reimbursemen yang banyak terjadi dalam perusahaan. Untuk itu bagian keuangan perlu melakukan pengecekan lebih dalam untuk memastikan klaim reimbursemen memang digunakan untuk hal-hal keperluan kerja karyawan. Jika ada hal-hal yang mencurigakan seperti pengeluaran yang cukup besar atau penggunaan biaya yang tidak semestinya, perlu dicek lagi.
Proses Reimbursemen yang Mudah untuk Perusahaan
Pengajuan proses reimbursemen untuk karyawan bisa dilakukan dengan mudah dan cepat menggunakan reimbursemen online yang sudah ada. Salah satu aplikasi HRIS perusahaan terdapat proses reimbursemen di dalamnya adalah aplikasi absensi android Kantor Kita.
Aplikasi HRIS yang mendukung berbagai kepentingan perusahaan, salah satunya reimbursemen online. Pengajuan reimbursemen tidak lagi manual, sangat membantu HRD dalam mengelola urusan reimburse dengan cepat dan mudah.
Reimbursemen online ini lebih banyak dipilih karena
- Memudahkan kerja HRD dalam pengecekan dan validasi
- Proses pengajuan lebih cepat untuk karyawan
- Proses pelacakan reimburse lebih mudah dan aman
- Mendukung untuk kerja online.
Dengan system reimbursemen online seperti ini, urusan pengelolaan dan laporan reimburse akan lebih mudah. Bagaimana system reimbursemen di kantor Anda?
Dapatkan fitur lengkap untuk pengelolaan karyawan mulai dari absensi karyawan sampai urusan administrasi data menggunakan Kantor Kita. Coba free trial selama 15 hari dan daftar aplikasi absensi Kantor Kita untuk mendapatkan full fiturnya.
Baca Tutorial Mendaftar Kantor Kita untuk memudahkan Anda mendaftar Kantor Kita.
