Perjalanan Dinas Lebih Nyaman Dengan Melakukan Persiapan – Perjalanan dinas adalah hal yang sangat umum di dunia kerja, beberapa karyawan ataupun kepaLa divisi diberi tugas untuk melakukan perjalan dinas ke luar kota maupun luar negeri. Perjalanan dinas termasuk bagian dari pekerjaan, oleh karena itu juga harus dilakukan dengan benar dan bertanggung jawab. Perjalanan dinas umumya dilakukan untuk menyelesaikan urusan yang menyangkut perusahaan, perjalanan dinas umumnya juga hanya perwakilan satu atau dua orang saja.
Sebelum melakukan perjalanan dinas, tentu saja Anda harus melakukan persiapan agar pekerjaan disana bisa lancar. Tanpa adanya persiapan, urusan perjalanan dinas bisa rancau dan mengganggu pekerjaan sehingga merugikan banyak pihak. Jaga fokus dan pikiranmu untuk pekerjaan, dengan melakukan persiapan terlbih dahulu. Apa saja sih Persiapan yang harus dilakukan sebelum melakukan perjalanan dinas? Yuk simak di ulasan hari ini.
Cari Informasi Lengkap Terkait Perjalanan Dinas Kali Ini
Setiap perjalanan dinas, pasti memiliki tujuan. Selain tujuan Anda juga harus mengetahui informasi lainya terkait perjalanan dinas Anda. Misalnya akan bertemu dengan siapa saja dan akan membahas apa saja. Apakah Anda sudah menguasai bahasan ini? Apakah sudah mengenal orang yang akan ditemui? Kemudian Anda bisa menyiapkan materi bahasan agar ketika bertemu orang tersebut bisa lancar.
Tanpa mencari tahu informasi terkait perjalanan dinas membuat Anda kurang informasi, tentu saja akan mengacaukan perjalanan dinas Anda dan dianggap tidak profesional. Mengetahui orang yang akan kamu temui juga membantumu berinteraksi dengannya dan bagaimana cara bersikap dengannya. Jika sudah dipersiapkan dengan baik tentunya Anda merasa lebih PD dan siap.
Bagaimana dengan Akomodasi?
Melakukan perjalanan dinas ke luar kota atau luar negeri pastinya harus menyiapkan transportasi yang digunakan, penginapan selama dinas, bagaimana dengan konsumsi? Di beberapa kantor atau perusahaan hal ini sudah disiapkan oleh sekretaris kantor dengan baik, sehingga Anda tidak perlu pusing memikirkan jadwal pesawat atau kereta pun dengan hotelnya. Namun ada juga kantor yang memberikan uang saku dan melimpahkan urusan transportasi dan penginapan diurus sendiri sehingga Anda lebih leluasa memilih, hanya saja harus menyiapkan segalanya sendiri.
Baca Artikel : Absensi dengan Aplikasi Mobile Kantor Kita
Beberapa hari sebelum keberangkatan untuk perjalanan dinas, Anda harus menyiapkan masalah transportasi dengan baik. Ingin menggunakan transportasi apa dan transportasi menuji lokasi. Untuk Anda yang sudah memiliki pengalaman perjalanan dinas pastinya hal ini sudah terbiasa namun untuk Anda yang masih baru di bidang ini akan lebih baik jika berkonsultasi dengan senior yang sudah pernah melakukannya, bahkan Anda bisa mendapatkan tips melakukan perjalanan dinas dari senior tersebut.
Masalah penginapan pun juga bisa dikonsultasikan kepada senior kantor yang sudah memiliki pengalaman jadi tidak salah pilih, lokasi yang pas dan tentunya memberikan kenyamanan. Sekarang pun aplikasi pembelian tiket transportasi dan booking hotel sudah ada, jadi tinggal memilih secara online dan memesannya adalah cara yang paling mudah. Selain aplikasi pemesanan transportasi jangan lupa gunakan aplikasi absensi online untuk memudahkanmu berabsen secara online saat kamu melakukan perjalanan dinas. Untuk mengetahui fitur apa saja yang dapat kamu gunakan saat perjalanan dinas bisa mengujungi www.kantorkita.co.id
Buat Jadwal untuk Perjalanan Dinas
Untuk memudahkan Anda mengatur waktu selama perjalanan dinas, Anda bisa membuat jadwal atau agenda perjalanan dinas. Daripada bingung mengatur waktu, akan lebih baik jika dibuat jadwal dari awal. Jadwal bisa dimulai dari jam pemberangkatan, tiba di penginapan, waktu istirahat, meeting dan jadwal untuk bertemu beberapa orang. Dengan begitu Anda bisa mengestimasi waktu Anda dengan baik dan teratur. Jika beruntung, Anda bisa sekalian mencari hiburan dan membeli oleh-oleh tentu saja ketika semua pekerjaan sudah selesai.
Menjadwalkan bertemu dengan klien maupun mitra kerja tentunya tidak bisa di lakukan dari pihak mu saja namun juga harus mengkonfirmasi dengan klien atau mitra, agar bisa disepakati waktu bertemu yang tepat. Jangan lupa lokasi juga ditentukan dengan baik.
Baca : Aplikasi Absensi Online untuk Perkantoran: Manfaat dan Efektivitasnya
Siapkan Materi
Tujuan dari perjalanan dinas adalah mengurus masalah pekerjaan, jadi jangan lupa materi yang akan di bahas disiapkan dengan baik. Jangan sampai Anda tidak menguasai materi yang akan di bahas. Jika Anda akan presentasi maka pastikan slide presentasi Anda sudah siap, dokumen-dokumen yang akan di mintakan tanda tangan juga sudah di cetak atau di perbanyak, materi softfile yang diperlukan juga dicetak untuk pegangan. Pastikan semua materi dan dokumen terback up dalam bentuk softfile dalam Drive atau Laptop sehingga ketika Anda memiliki masalah dengan materi di sana bisa dicetak lagi. Cukup aman, bukan?
Surat-surat atau dokumen penting yang dibutuhkan jangan sampai ketinggalan. Siapkan satu tas atau tempat satu folder khusus untuk menyimpan dokumen yang sudah dicetak agar tetap aman dan rapi ketika digunakan.
Kelengkapan Perjalanan Dinas
Setelah menyiapkan untuk materi perjalanan dinas, selanjutnya alat yang membantu kerja jangan sampai lupa di bawa. Beberapa peralatan yang diperlukan untuk melakukan perjalanan dinas adalah Laptop, Pointer, Charger handphone dan charger laptop, Mouse, Note, Map dokumen dan alat tulis. Peralatan-peralatan di atas sangat berguna untuk membantu Anda melakukan pertemuan atau meeting maupun presentasi.
Baca : Rekomendasi Aplikasi Penting untuk Perkantoran
Di masa pandemi, perlengkapan untuk perjalanan dinas lebih banyak namun ini memberikanmu perlindungan agar tetap aman. Beberapa jenis kelengkapan untuk perjalanan dinas di masa pandemi adalah
- Handsanitizer
- Persediaan masker kesehatan
- Sabun cair
- Tissue basah
- Tissue kering
- Faceshield
- Obat
Jika sudah membekali diri dengan alat kesehatan, Anda lebih aman dan tidak was-was saat harus perjalanan dinas di masa pandemi. Jangan lupa untuk selalu berabsen secara online dengan aplikasi absensi online yang memudahkanmu absen sesuai tempat yang diatur.
Pakaian yang akan Digunakan
Persiapan yang juga tidak boleh terlewat adalah pakaian, Anda akan bertemu banyak orang disana juga ada beberapa jadwal yang harus Anda lakukan. Pastinya semua pakaian dikenakan berdasarkan jenis acaranya, bukan? Beberapa jenis pakaian yang bisa Anda bawa untuk perjalanan dinas adalah
-
Aplikasi Kantor Kita Membantu Memanagement Waktu Kemeja panjang
- Celana kain
- Jas
- Dasi
- Kaos
- Celana jeans
- Celana pendek
- Jaket
Sekali lagi, hal ini bisa Anda sesuaikan dengan jadwal perjalana dinas yang Anda miliki. Pastinya baju santai sangat perlu dibawa untuk waktu senggang seperti istirahat ataupun untuk perjalanan pulang agar lebih rileks. Baju formal bisa digunakan untuk meeting maupun presentasi. Masalah pakaian ini harus dipersiapkan dengan baik ya! Penampilan adalah salah satu kunci untuk memberikan kesan yang bagus untuk semua orang, maka jangan remehkan masalah berpakaian ini. Jika penampilan baik maka Anda juga lebih siap dan PD untuk bertemu dengan mitra atau klien.
