Kantorkita.co.id – Dalam dunia manajemen proyek dan pengelolaan bisnis, dua konsep yang sering muncul adalah monitoring (pemantauan) dan controlling (pengendalian). Meskipun keduanya terdengar mirip, keduanya memiliki peran yang berbeda dalam memastikan kelancaran dan keberhasilan suatu proyek atau proses bisnis. Memahami perbedaan antara monitoring dan controlling sangat penting, terutama bagi pemula yang baru terjun ke dunia manajemen. Artikel ini akan memberikan penjelasan yang mudah dipahami tentang perbedaan mendasar antara monitoring dan controlling serta bagaimana keduanya bekerja dalam siklus manajemen.
Mungkin Anda Butuhkan:
Aplikasi Absensi Android
Aplikasi Absensi IOS
Absensi Android
Absensi Ios
Apa itu Monitoring?
Definisi Monitoring
Monitoring atau pemantauan adalah proses terus-menerus mengawasi, mengukur, dan melaporkan perkembangan suatu proyek atau bisnis. Tujuan utama monitoring adalah untuk memastikan bahwa aktivitas yang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Dalam praktiknya, monitoring melibatkan pengumpulan data secara berkala mengenai performa, pencapaian, dan perkembangan proyek.
Monitoring berfungsi sebagai “mata” dari proses manajemen, di mana manajer dan tim proyek dapat melihat apa yang sedang terjadi di lapangan dan membandingkannya dengan target atau standar yang sudah ditentukan. Jika ada penyimpangan, monitoring akan mengidentifikasi masalah tersebut.
Fungsi Monitoring
Monitoring berfungsi untuk:
1. Menilai kemajuan proyek: Memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan jadwal, anggaran, dan standar yang telah ditetapkan.
2. Mengidentifikasi risiko: Dengan memantau terus-menerus, tim dapat mendeteksi potensi masalah atau hambatan sebelum menjadi lebih besar.
3. Mendukung pengambilan keputusan: Data yang dikumpulkan dari monitoring memberikan dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan yang lebih baik dalam mengarahkan proyek ke arah yang benar.
4. Menyediakan umpan balik: Monitoring memberikan umpan balik langsung kepada manajemen dan tim proyek mengenai kinerja mereka.
Contoh Monitoring
Misalnya, dalam proyek pembangunan gedung, monitoring dapat dilakukan dengan mengecek setiap minggu apakah pembangunan sudah sesuai dengan jadwal, apakah bahan baku sudah tersedia, atau apakah tenaga kerja beroperasi sesuai dengan rencana. Data ini kemudian dibandingkan dengan rencana awal untuk melihat apakah ada keterlambatan atau kekurangan.
Apa itu Controlling?
Definisi Controlling
Controlling atau pengendalian adalah proses yang melibatkan tindakan korektif ketika suatu proses atau proyek menyimpang dari rencana. Setelah hasil monitoring menunjukkan adanya penyimpangan atau masalah, controlling masuk untuk mengatasi masalah tersebut. Tujuan controlling adalah untuk memastikan bahwa hasil akhir dari proyek atau proses bisnis tetap sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Jika monitoring adalah mata yang melihat masalah, maka controlling adalah tangan yang bekerja untuk memperbaiki atau mengarahkan kembali ke jalur yang benar. Controlling mencakup identifikasi masalah, analisis penyebab, serta implementasi tindakan korektif yang tepat.
Fungsi Controlling
Fungsi controlling meliputi:
1. Memastikan pencapaian tujuan: Dengan melakukan tindakan korektif, controlling memastikan bahwa proyek atau proses bisnis tetap sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.
2. Meminimalkan risiko: Controlling mengurangi dampak risiko yang telah teridentifikasi selama monitoring dengan mengambil tindakan yang sesuai.
3. Meningkatkan efisiensi: Tindakan korektif yang diambil dalam controlling dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi pemborosan sumber daya.
4. Meningkatkan kualitas: Melalui pengendalian yang tepat, controlling dapat memastikan bahwa produk atau hasil akhir memenuhi standar kualitas yang diinginkan.
Contoh Controlling
Kembali ke contoh pembangunan gedung, jika monitoring menunjukkan bahwa proyek tertunda karena kurangnya bahan baku, controlling akan mengambil langkah untuk memperbaiki situasi. Manajer proyek mungkin memutuskan untuk mencari pemasok alternatif, mempercepat pengiriman bahan, atau menambah jam kerja untuk mengejar ketertinggalan.
Mungkin Anda Butuhkan:
Aplikasi Absensi
Aplikasi Absensi Online
Aplikasi Absensi Gratis
Perbedaan Utama antara Monitoring dan Controlling
1. Fokus Utama
– Monitoring: Fokus pada pengamatan dan pelaporan. Proses ini berorientasi pada pengumpulan data dan informasi untuk mengetahui perkembangan.
– Controlling: Fokus pada tindakan korektif. Proses ini berorientasi pada mengambil tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki penyimpangan dan memastikan proyek tetap pada jalur yang benar.
2. Kapan Dijalankan?
– Monitoring: Dijalankan secara berkala dan terus-menerus selama proyek berlangsung. Monitoring dilakukan untuk mengetahui bagaimana situasi sebenarnya.
– Controlling: Dilakukan setelah monitoring menunjukkan adanya penyimpangan. Controlling adalah langkah yang diambil untuk memperbaiki situasi yang sudah terdeteksi melalui monitoring.
3. Alat dan Metode
– Monitoring: Menggunakan alat seperti laporan kinerja, diagram Gantt, laporan kemajuan, audit internal, dan review status untuk mengumpulkan informasi.
– Controlling: Menggunakan alat seperti analisis penyebab masalah, brainstorming solusi, dan evaluasi kinerja untuk menentukan tindakan yang perlu diambil.
4. Tujuan
– Monitoring: Memastikan bahwa semua berjalan sesuai dengan rencana, dan mendeteksi masalah secepat mungkin.
– Controlling: Memastikan bahwa masalah yang ditemukan selama monitoring diperbaiki, sehingga proyek bisa mencapai tujuan akhir yang ditetapkan.
5. Sifat Proaktif vs Reaktif
– Monitoring: Bersifat proaktif, karena melibatkan pengawasan konstan untuk memastikan bahwa tidak ada penyimpangan.
– Controlling: Bersifat reaktif, karena hanya dilakukan setelah penyimpangan ditemukan dalam proses monitoring.
Hubungan antara Monitoring dan Controlling dalam Manajemen
Monitoring dan controlling adalah dua komponen yang saling melengkapi dalam manajemen proyek. Monitoring menyediakan informasi yang diperlukan untuk controlling. Tanpa monitoring, controlling tidak akan tahu kapan harus bertindak atau apa yang harus diperbaiki. Sebaliknya, tanpa controlling, monitoring hanya akan menjadi proses pengamatan tanpa adanya langkah nyata untuk mengatasi masalah yang terdeteksi.
Siklus yang umum terjadi adalah: pertama, monitoring dilakukan untuk memantau perkembangan proyek. Ketika ada penyimpangan yang terdeteksi, controlling masuk untuk mengambil tindakan korektif. Setelah controlling dilakukan, monitoring dilanjutkan untuk melihat apakah tindakan korektif tersebut berhasil.
Pentingnya Monitoring dan Controlling untuk Keberhasilan Proyek
Kombinasi yang baik antara monitoring dan controlling adalah kunci untuk memastikan keberhasilan suatu proyek. Dalam dunia bisnis yang kompetitif, manajer proyek perlu memastikan bahwa setiap langkah dalam proyek dilakukan dengan efektif dan efisien. Monitoring memungkinkan manajer untuk tetap berada di atas situasi, sementara controlling memastikan bahwa proyek tetap di jalur meskipun ada hambatan.
Proyek yang dikelola dengan baik akan memiliki sistem monitoring yang andal dan tim controlling yang responsif. Dengan cara ini, masalah dapat diatasi dengan cepat sebelum menjadi lebih besar dan berpotensi mengganggu pencapaian tujuan proyek.
Mungkin Anda Butuhkan:
Slip Gaji Digital
Aplikasi Absensi Mobile
Aplikasi Absensi Gratis
Absensi Gratis
Kesimpulan
Monitoring dan controlling adalah dua komponen penting dalam manajemen proyek yang memiliki peran berbeda namun saling berkaitan. Monitoring bertujuan untuk memantau dan mengumpulkan informasi tentang kemajuan proyek, sedangkan controlling berfungsi untuk mengambil tindakan korektif ketika ditemukan penyimpangan. Dengan memahami perbedaan dan hubungan antara keduanya, manajer proyek dapat memastikan bahwa proyek berjalan lancar dan mencapai tujuan yang diinginkan. (KantorKita.co.id/Admin)
