Peralatan dan Perlengkapan Kantor Apa Sih yang Banyak Dibutuhkan? – Demi kelancaran kerja, perusahaan harus memiliki perlengkapan dan peralatan kantor yang lengkap agar tidak menghambat pekerjaan. Dalam perusahaan tentu banyak jumlah perlengkapan dan peralatan kantor dengan fungsi yang berbeda. Alat kantor merupakan benda atau perlengkapan yang digunakan perusahaan dalam melaksanakan kegiatan administrasi perkantoran. Alat kantor terbagi menjadi 2 bagian yaitu peralatan kantor dan perlengkapan kantor.
Untuk Anda yang berencana membangun sebuah kantor ataupun ingin menganggarkan dana untuk melengkapi peralatan dan perlengkapan kantor bisa banget mengikuti ulasan berikut.
Pengertian Perlengkapan dan Peralatan Kantor
Perlengkapan Kantor merupakan barang barang kecil yang habis pakai atau lebih singkatnya ATK. Perlengkapan kantor adalah benda yang digunakan untuk membantu kelancaran dalam kegiatan administrasi dan tata usaha sehingga pekerjaannya cepat terselesaikan.
Baca Artikel : Macam-Macam Aplikasi Kantor
Peralatan Kantor merupakan benda yang merupakan aset perusahaan, berukuran lebih besar dan membutuhkan perawatan jangka panjang. Contohnya seperti mesin kantor: fotocopy dan printer, kendaraan kantor, perabotan: meja, kursi dan lemari, perangkat elektronik: telepon kabel, komputer, laptop dan handphone kantor.
Perbedaan Perlengkapan Dan Perlengkapan Kantor
perbedaan tentang peralatan dan perlengkapan kantor akan kami sajikan dalam bentuk tabel. Anda bisa memahami perbedaan keduanya dalam tabel berikut:
|
Perlengkapan |
Peralatan |
|
|
Perbedaan Perlengkapan dan Peralatan Kantor
Jadi ada perbedaan pada beberapa aspek antara perlengkapan dan peralatan kantor. Baik dari harga sampai dengan proses pengadaaan dan jangka waktu penggunaan.
Baca Artikel : Mengenal Produk Plugin dari Kantor Kita
Macam-Macam Peralatan Dan Perlengkapan Kantor
berikut adalah beberapa macam peralatan dan perlengkapan kantor yang dipisahkan dari jenisnya, penggunaannya sampai dengan bentuknya.
| Jenisnya | Perbekalan Kantor
Disebut juga office supplies merupakan benda yang umumnya berukuran kecil dan digunakan untuk membantu pekerjaan kantor agar lebih cepat selesai |
pena, pensil, penghapus, stapler, gunting, penggaris, kartas, gunting dan sebagainya.
|
| Interior
Merupakan benda yang digunakan untuk membuat suasana kantor menjadi lebih nyaman dan menyenangkan |
lukisan, tanaman, jam dinding, AC dan kipas angin.
|
|
| Perabot Kantor
Benda yang terbuat dari besi atau kayu yang dapat digunakan untuk membantu pelaksanaan kegiatan kantor |
lemari, rak buku, meja, kursi, filling cabinet dan lainnya
.
|
|
| Mesin Kantor
Atau disebut juga office machines merupakan benda yang digunakan untuk mengelola pekerjaan kantor secara elektrik, mekanik dan magnetik |
mesin absensi, kalkulator, scanner, mesin fotocopy, printer, aplikasi absensi dan sebagainya
|
|
| Mesin Komunikasi
Adalah alat yang digunakan sebagai media komunikasi di lingkungan organisasi perusahaan maupun luar organisasi |
interkom, faksimile, telepon wireless dan lainnya. | |
| Penggunaannya | Barang Habis Pakai
Benda kantor yang penggunaannya tidak tahan lama, hanya bermanfaat beberapa kali atau sekali saja dan perlu pengadaan berulang. |
tinta printer, kertas, pensil, penghapus, isi stapler dan sebagainya.
|
| Barang Tidak Habis Pakai
Benda kantor yang pemakaiannya tahan lama dan tidak perlu melakukan pengadaan berulang. Pengadaan hanya dilakukan ketika barang tersebut sudah tidak layak digunakan kembali. |
gunting, stapler, perforator. | |
| Bentuknya | Buku | peta, buku tamu, buku catatan, buku agenda, buku telepon, buku alamat relasi.
|
| Lembaran
|
kertas folio, HVS, sticky note, amplop, map, formulir dan lainnya. | |
| Non Lembaran
|
penggaris, stempel, spidol, pemotong kertas, file holder dan lainnya |
Macam-Macam Peralatan Kantor
Pengadaan Peralatan Dan Perlengkapan Kantor
Untuk melakukan pengadaan perlu prosedur yang perlu diperhatikan, tidak bisa tiba tiba membeli tanpa alasan yang jelas. Pengadaan artinya memberikan atau memenuhi untuk mencukupi suatu didalamnya. Jika berkaitan dengan kantor maka pengadaan digunakan untuk mencukupi peralatan dan perlengkapan kantor untuk menunjang kebutuhan dan kinerja karyawan demi mencapai target.
A. Prosedur Pengadaan
Berdasarkan jangka waktu penggunaan barangnya, prosedur yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut:
|
Barang Habis Pakai |
Barang Tidak Habis Pakai |
| a)Â Â Â Â Â Â Mendaftarkan data barang habis pakai yang digunakan sesuai dengan jangka waktu kebutuhannya.
b)Â Â Â Â Â Â Membuat rincian anggaran perkiraan biaya per bulan yang dibutuhkan untuk membeli barang. c)Â Â Â Â Â Â Pencatatan laporan bulanan bisa diteruskan ke laporan tahunan yang lebih lengkap. |
a)Â Â Â Â Â Â Mendaftarkan data barang yang sudah tidak layak untuk digunakan
b)Â Â Â Â Â Â Membuat rincian anggaran perkiraan biaya yang dibutuhkan c)Â Â Â Â Â Â Membuat skala prioritas untuk pembelian barang yang memang urgent, penting dan dibutuhkan terlebih dahulu. |
B. Tujuan Pengadaan
- Untuk meringankan kegiatan kerja agar dapat berjalan dengan lancar.
- Untuk memenuhi kebutuhan kantor sesuai dengan keperluannya.
- Untuk mengganti peralatan dan perlengkapan yang sudah habis dan sudah tidak layak pakai.
- Untuk memberi hasil yang tepat dan efisien.
C. Manfaat Pengadaan
- Membantu pekerjaan dan kegiatan kantor menjadi lebih efektif dan efisien.
- Dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan .
- Mempercepat selesainya kegiatan operasional dan aktivitas kantor.
- Membantu memperoleh hasil kerja yang maksimal dan memuaskan.
- Dapat menjadi aset kantor.
Demikian pembahasan tentang perlengkapan dan peralatan kantor, semoga dapat membantu anda dalam menyiapkan kebutuhan kantor atau perusahaan anda.
Baca Artikel : Efektifkah Perusahaan Kecil Menggunakan Software HRIS
Kesimpulan
Menyiapkan peralatan dan perlengkapan kantor menjadi satu hal penting untuk perusahaan. Dimana peralatan inilah yang membantu karyawan lancar menjalankan pekerjaannya dengan baik. Yang terpenting adalah perusahaan menyiapkan kebutuhan karyawan dengan baik sehingga pekerjaan bisa berjalan dengan lancar.
Salah satu peralatan yang diperlukan karyawan adalah peralatan HR. Sekarang ini sudah ada banyak aplikasi HR yang digunakan untuk memudahkan HRD dalam pengelolaan karyawan. Salah satunya adalah aplikasi absensi dari Kantor Kita. software hr Indonesia yang membantu HR mengelola absensi karyawan sampai dengan payroll dengan instan dan mudah.
Anda bisa berlangganan Kantor Kita dengan melakukan daftar Kantor Kita selanjutnya jika ingin berkonsultasi dengan tim kami bisa mengagendakan privat zoom meeting bersama.
Sekian ulasan tentang peralatan dan perlengkapan kantor, semoga bermanfaat!
