Kantorkita.co.id – Pengelolaan dana kas kecil adalah salah satu aspek penting dalam akuntansi perusahaan, yang digunakan untuk mendanai kebutuhan sehari-hari dan mendesak yang nilainya tidak besar. Dana kas kecil sering kali digunakan untuk membayar biaya operasional kecil seperti transportasi, konsumsi, atau kebutuhan kantor lainnya. Salah satu metode pengelolaan kas kecil yang sering digunakan adalah metode fluktuasi, di mana jumlah kas yang tersedia di kas kecil bervariasi sesuai dengan kebutuhan dan tidak tetap seperti metode imprest.
Mungkin Anda Butuhkan:
Aplikasi Absensi Android
Aplikasi Absensi IOS
Absensi Android
Absensi Ios
Pengertian Dana Kas Kecil
Dana kas kecil, atau petty cash, adalah sejumlah uang tunai yang disimpan untuk membayar transaksi harian perusahaan yang tidak terlalu besar. Tujuannya adalah untuk mempermudah proses pembayaran transaksi kecil agar tidak perlu melalui proses administratif yang panjang. Pengelolaan dana kas kecil dilakukan oleh bendahara atau orang yang ditunjuk khusus untuk menjaga dan mendistribusikan dana tersebut sesuai kebutuhan.
Dana kas kecil penting untuk memastikan kelancaran operasional harian perusahaan tanpa harus selalu menggunakan dana utama atau melakukan pencairan dari bank yang bisa memakan waktu.
Metode Pengisian Kas Kecil: Imprest vs. Fluktuasi
Dalam praktiknya, terdapat dua metode pengisian kas kecil yang umum digunakan:
1. Metode Imprest: Metode ini menetapkan saldo tetap untuk dana kas kecil. Ketika dana ini terpakai, perusahaan akan mengisi kembali saldo kas kecil hingga mencapai jumlah awal yang sudah ditetapkan.
2. Metode Fluktuasi: Dalam metode ini, jumlah dana kas kecil tidak harus tetap, melainkan berubah-ubah sesuai kebutuhan. Metode fluktuasi lebih fleksibel dibandingkan metode imprest karena memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan jumlah kas kecil yang tersedia berdasarkan kebutuhan yang berubah-ubah.
Dalam artikel ini, kita akan fokus pada metode fluktuasi yang lebih fleksibel dan memberikan keleluasaan dalam penggunaan kas kecil.
Langkah-langkah Praktis Pengisian Kembali Dana Kas Kecil dengan Metode Fluktuasi
Mengisi kembali kas kecil dengan metode fluktuasi membutuhkan beberapa langkah praktis yang dapat membantu mengelola kas dengan efisien dan akurat. Berikut adalah langkah-langkah yang bisa diikuti:
A. Menentukan Jumlah Dana yang Dibutuhkan
Tentukan jumlah kas kecil yang sesuai dengan kebutuhan harian atau mingguan. Karena metode fluktuasi tidak memerlukan saldo tetap, Anda bisa menetapkan jumlah berdasarkan perkiraan penggunaan dalam waktu tertentu. Misalnya, jika kebutuhan harian kas kecil berkisar antara Rp 500.000 hingga Rp 1.000.000, Anda bisa menyiapkan dana awal sebesar Rp 1.000.000.
B. Mencatat Setiap Transaksi Pengeluaran
Setiap pengeluaran dari dana kas kecil harus dicatat dengan jelas dan terperinci. Ini mencakup tanggal, jumlah yang dikeluarkan, dan keperluan dari pengeluaran tersebut. Pastikan bahwa bukti transaksi, seperti tanda terima atau nota, disimpan sebagai bukti pengeluaran.
C. Melakukan Penghitungan Rutin
Untuk menjaga akurasi dan efisiensi, lakukan penghitungan secara berkala, misalnya setiap minggu atau setiap akhir bulan. Hal ini akan membantu memastikan bahwa catatan kas kecil sesuai dengan jumlah fisik kas yang tersisa. Jika terdapat perbedaan, segera lakukan pencatatan dan koreksi agar laporan keuangan tetap akurat.
Mungkin Anda Butuhkan:
Aplikasi Absensi
Aplikasi Absensi Online
Aplikasi Absensi Gratis
D. Mengisi Kembali Kas Kecil Berdasarkan Kebutuhan
Setelah melakukan penghitungan, Anda dapat menambahkan dana ke kas kecil sesuai kebutuhan. Jumlah yang diisikan kembali tidak harus sama seperti saldo awal, melainkan cukup untuk memenuhi perkiraan kebutuhan untuk periode berikutnya. Misalnya, jika saldo tersisa adalah Rp 300.000 dan Anda memperkirakan kebutuhan berikutnya adalah Rp 1.000.000, maka Anda cukup menambahkan Rp 700.000.
E. Melaporkan Penggunaan Kas Kecil
Pada akhir periode atau kapan pun diminta, laporkan penggunaan kas kecil kepada manajer keuangan atau pihak terkait lainnya. Laporan ini akan mencakup seluruh transaksi dan jumlah dana yang tersisa, serta pengisian kembali yang telah dilakukan. Dokumentasi yang baik akan memudahkan pelacakan dan audit jika diperlukan.
Kelebihan dan Kekurangan Metode Fluktuasi dalam Pengelolaan Kas Kecil
Kelebihan
– Fleksibel: Metode fluktuasi memberikan fleksibilitas dalam pengisian kas sesuai dengan kebutuhan, sehingga cocok untuk perusahaan dengan pengeluaran yang bervariasi.
– Pengisian Kas yang Efisien: Dana kas kecil hanya diisi saat dibutuhkan, yang bisa mengurangi frekuensi pengisian kas.
Kekurangan
– Tingkat Pengawasan yang Lebih Tinggi: Karena jumlah saldo kas dapat berubah-ubah, diperlukan pengawasan ketat untuk memastikan bahwa tidak ada penyalahgunaan dana.
– Proses Pembukuan Lebih Kompleks: Dengan saldo kas yang bervariasi, pembukuan mungkin memerlukan perhatian lebih untuk mencatat setiap perubahan saldo dengan benar.
Contoh Penerapan Pengisian Dana Kas Kecil dengan Metode Fluktuasi
Misalkan sebuah perusahaan memiliki saldo awal kas kecil sebesar Rp 2.000.000 untuk periode tertentu. Dalam seminggu, terdapat pengeluaran berikut:
– Transportasi kantor: Rp 200.000
– Konsumsi rapat: Rp 150.000
– Kebutuhan alat tulis: Rp 100.000
Total pengeluaran mingguan mencapai Rp 450.000. Dengan demikian, saldo kas kecil yang tersisa adalah Rp 1.550.000. Pada akhir minggu, perusahaan memutuskan untuk menambah dana sebesar Rp 500.000 untuk kebutuhan minggu berikutnya, sehingga saldo menjadi Rp 2.050.000.
Catatan ini kemudian diarsipkan dan dicatat dalam laporan keuangan mingguan. Proses ini berulang setiap minggu sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
Mungkin Anda Butuhkan:
Slip Gaji Digital
Aplikasi Absensi Mobile
Aplikasi Absensi Gratis
Absensi Gratis
Kesimpulan
Pengisian dana kas kecil dengan metode fluktuasi menawarkan fleksibilitas dan efisiensi yang lebih besar dibandingkan metode imprest, terutama bagi perusahaan yang memiliki kebutuhan kas kecil yang bervariasi. Meski demikian, metode ini memerlukan pengawasan ketat dan pencatatan yang akurat agar tidak terjadi kekeliruan dalam pengelolaan kas. Dengan mengikuti langkah-langkah praktis di atas, perusahaan dapat memastikan pengelolaan dana kas kecil yang efektif, efisien, dan transparan. (KantorKita.co.id/Admin)
