Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar [Pencatatan & SOP Kerja]

September 9, 2022

12798

Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar [Pencatatan & SOP Kerja] – Di setiap perusahaan pasti ada kegiatan dimana menerima surat dan mengeluarkan surat. Untuk mengelola surat masuk dan keluar biasanya dicatat dengan buku agenda. Buku agenda adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat keluar dan surat masuk. Orang yang bertugas untuk mencatat buku agenda disebut juga dengan Agendaris.

Pembuatan surat dan pengelolaan surat masuk dan keluar ini umumnya dilakukan oleh pengelola administrasi perusahaan seperti admin persuratan.

persuratan yang berkoordinasi dengan pembuat surat. Jika kebutuhan surat internal, biasanya dibuat oleh tim HR atau diatasnya.

Pencatatan surat masuk dan keluar ini wajib dilakukan untuk men-tracing alur surat dan penerimaan maupun pengeluaran surat. Pencatatan ini biasa disebut dengan buku agenda surat.

Buku Agenda Surat

Buku agenda surat adalah buku yang digunakan untuk pencatatan surat keluar dan surat masuk. Selain memiliki fungsi utama untuk mencatat surat apa saja yang masuk dan keluar. Buku agenda ini juga digunakan untuk menjadi bukti tertulis jika surat sudah diterima atau juga surat sudah keluar.

Baca Artikel Tentang Aplikasi Penomoran Surat [Ulasan, Fitur dan Cara Kerja]

Buku agenda mencatat dengan lengkap semua komponen surat yang masuk maupun keluar. Misalnya pengirim, jam diterima, sifat kepentingan, tujuan surat dan lain sebagainya.

Setiap organisasi pasti memerlukan admin surat menyurat seperti ini untuk membantu mengelola surat masuk dan keluar dengan mudah.

Jenis Buku Agenda

Berikut adalah beberapa jenis buku agenda yang dibedak berdasarkan metode pencatatan suratnya.

1. Buku Agenda Tunggal atau Campuran

Buku agenda tunggal yaitu buku yang digunakan untuk mencatat surat keluar dan surat masuk dengan nomor yang berurutan di setiap halaman. Pada tiap halaman biasanya digunakan untuk mencatat surat keluar dan masuk sekaligus, jadi bercampur.

Agenda		Surat		M/K	Dari/Kepada	Perihal	Ket
No	Tgl	No	Tgl	M/K	Dari/Kepada	Perihal	Ket
1	5 Sep 2022	12/GG/IX/2022	2 Sep 2022	M	Kantor Kita Jl. Pamularsih 152B Yogyakarta	Undangan seminar
2	5 Sep 2022	01/PM/IX/2022	1 Sep 2022	M	Kantor Kita Jl. Pamularsih 152B Yogyakarta	Surat kerjasama
3	7 Sep 2022	99/KP/IX/2022	7 Sep 2022	K	PT Global Selaras Jl. Flamboyan 530 Jakarta Selatan	Surat penawaran

Keterangan :

Tanggal agenda : tanggal surat diterima dan dicatat oleh admin surat
nomor surat : nomor surat yang tertulis di surat
tanggal surat : tanggal surat diterbitkan
M/K : jenis surat masuk atau keluar
alamat : alamat pengirim dan penerima
perihan : kepentingan surat
keterangan : keterangan khusus / tambahan

2. Buku Agenda Berpasangan

Buku agenda berpasangan digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dengan halaman yang berbeda, contoh surat masuk di halaman sebelah kanan dan surat keluar di halaman sebelah kiri, atau bisa juga sebaliknya dengan nomor urut surat masuk sendiri dan surat keluar dengan nomor urut sendiri.

3. Buku Agenda Kembar

Buku agenda kembar yaitu buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat keluar dan surat masuk dengan buku sendiri. Jadi ada buku khusus untuk mencatat surat masuk dan juga buku khusus untuk mencatat surat keluar.

SOP Menangani Surat Masuk Dengan Buku Agenda

Menangani dan mencatat surat masuk sampai tersalurkan bisa diatur dalam SOP Surat. Jika perusahaan belum memiliki SOP kerja ini maka bisa merencanakan dan membuatnya terlebih dahulu.

1. Penerimaan Surat

Menerima surat biasa dilakukan oleh orang yang bekerja di bagian depan atau bagian front office, seperti resepsionis atau satpam. Tugas penerima surat yaitu:

Mengumpulkan surat yang masuk
Meneliti kebenaran alamat penerima
Menandatangani bukti terima surat

Jangan sampai ada kesalahan alamat surat, karena jika alamat tidak tepat maka surat tersebut harus dikembalikan ke kurir atau petugas pos. Namun jika sudah benar, maka surat tersebut harus diberikan ke petugas administrasi atau bagian tata usaha.

2. Penyortiran Surat

Apabila surat sudah diterima oleh resepsionis maka selanjutnya surat perlu dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat tersebut untuk perorangan dan isinya berhubungan dengan masalah pribadi maka bisa langsung diberikan kepada penerima. Tetapi apabila surat tersebut berupa surat dinas dan menyangkut kepentingan organisasi atau perusahaan, maka dari itu surat perlu diproses terlebih dahulu.

3. Pencatatan Surat

Untuk pencatatan surat bisa dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas bisa membaca dan membuka untuk mengetahui isi surat, apakah surat berhubungan dengan kepentingan perusahaan (surat dinas), surat biasa atau surat rahasia.

Jika menerima surat rahasia petugas tidak boleh membaca atau membuka surat tersebut. Karena biasanya di sampul surat akan tertera kerangan rahasia dan surat tersebut tidak diperbolehkan dibaca oleh siapapun selain penerima surat, kecuali sudah diizinkan.

Pencatatan penting dilakukan karena dapat mengetahui jumlah surat masuk per hari, minggu, bulan bahkan tahun. Pencatatan juga dapat memudahkan penyimpanannya sehingga surat lebih mudah untuk ditemukan. Jika sudah dicatat surat perlu diberi stempel agenda sebagai tanda jika surat sudah dicatat.

Baca Artikel : E-Surat, Teknologi Manajemen Surat Masa Kini

Setelah itu petugas perlu memberikan surat tersebut kepada atasan (jika surat dinas) dan melampirkan lembar disposisi untuk catatan instruksi terkait penanganan dan proses selanjutnya.

4. Pengarahan Surat

Pengarahan surat bisa dilakukan oleh atasan atau pimpinan, karena atasanlah yang memiliki tanggung jawab terhadap penanganan surat. Atasan dapat menulis dan memberikan instruksi siapa yang harus menangani dan memproses surat tersebut pada lembar disposisi.

Lembar disposisi merupakan lembar isian yang digunakan untuk mencatat instruksi atasan yang berkaitan dengan pemrosesan surat yang diterima.

5. Penyampaian Surat

Jika atasan sudah memberikan instruksi pada lembar disposisi, maka surat tersebut selanjutnya diberikan ke orang yang sudah ditunjuk oleh atasan untuk memproses surat. Jika yang ditunjuk oleh atasan lebih dari satu orang, maka surat tersebut perlu digandakan atau diperbanyak agar setiap orang mendapat salinan surat.

Jika sudah diterima oleh orang yang ditunjuk atasan, maka penerima perlu menandatangani bukti terima di buku ekspedisi intern. Ada dua macam buku ekspedisi, yaitu:

Buku Ekspedisi Ekstern yaitu buku yang dipakai untuk mencatat pengiriman/distribusi surat di luar lingkungan perusahaan/organisasi
Buku Ekspedisi Intern yaitu buku yang daipakai untuk mencatat pengiriman/penyampaian surat dalam lingkungan perusahaan/organisasi

6. Penyimpanan Surat

Jika sudah diproses, maka dari itu surat asli perlu disampaikan ke bagian tata usaha agar surat tersebut dapat disimpan atau diarsipkan sesuai dengan sistem kearsipan.

SOP Menangani Surat Keluar Dengan Buku Agenda

Berikut adalah SOP menangani surat keluar dengan buku agenda.

1. Membuat Konsep Surat

Dalam pembuatan surat draft atau konsep perlu dibuat terlebih dahulu untuk menghindari kesalahan dalam penulisan surat. Mengonsep umumnya dilakukan oleh pihak terkait atau juga petugas pembuatan surat.

Untuk surat yang bersifat umum seperti surat jalan, surat dinas keluar, surat lainya pastinya sudah ada templatenya. Sehingga pihak terkait langsung meminta pembuatan surat saja.

2. Persetujuan Konsep Surat

Jika konsep sudah dibuat maka perlu diserahkan ke pimpinan untuk persetujuan. Jika isi dan hal yang dimaksudkan sudah sesuai maka surat bisa dilanjutkan proses selanjutnya.

3. Pencatatan

Apabila sudah disetujui maka surat bisa dicatat ke buku agenda surat keluar untuk mendaftar nomor surat. Permintaan nomor surat ini kepada admin surat yang biasa mengurus surat masuk dan keluar.

4. Pengetikan Konsep

Jika sudah mendapat nomor surat maka surat perlu diketik oleh juru ketik agar surat tersebut rapi dan berkualitas. Jika sudah diketik surat wajib memeriksa apabila ada kesalahan dalam pengetikan.

5. Penandatanganan dan Cap

Apabila sudah benar dan sesuai, surat bisa diberikan ke atasan untuk memberi tanda tangan dan nama terang serta cap dinas untuk formalitas.

6. Pengiriman dan Penyimpanan

Surat bisa diberikan ke jasa kirim untuk dikirim dan surat yang berupa tembusan dapat disimpan sebagai arsip.

Itu adalah sistem penanganan surat masuk dan keluar dengan buku agenda, semoga dapat berguna untuk kepentingan perusahaan Anda.

Baca Artikel : Contoh Surat Mutasi Kerja Lengkap

Kesimpulan

Pengelolaan surat masuk dan keluar perlu dikelola dengan baik untuk memudahkan perusahaan melakukan tracing terhadap semua surat yang masuk dan keluar di perusahaannya. Sekarang ini pun banyak perusahaan yang sudah menggunakan sistem surat menyurat secara online. Baik pengiriman surat maupun pengarsipan dan pencatatannya.

Pencatatan dan pengelolaan surat masuk dan keluar bisa dengan mudah menggunakan aplikasi penomoran surat dari software HRIS Indonesia Kantor Kita. Mencatat surat masuk dan keluar bisa jauh lebih mudah. Pun untuk pengarsipan surat juga bisa secara online di aplikasi Kantor Kita.