Mengenal Reimbursement Karyawan Yang Berlaku Di Sebuah Perusahaan – Tugas dari karyawan tidak hanya berkutat sekitar dalam perusahaan saja. Terkadang karyawan harus melakukan tugas perusahaan hingga keluar kota atau dapat kita sebut sebagai perjalanan dinas.
Selama melakukan tugas tentunya mengeluarkan banyak biaya untuk sampai ditempat tujuan ataupun untuk kebutuhan lainnya. Perusahaan biasanya memberikan uang saku untuk kelancaran tugas tersebut.
Apabila uang saku tidak mencukupi, maka sang karyawan harus menggunakan uang pribadi dimana uang tersebut akan dikembalikan oleh perusahaan saat mengajukan klaim reimbursement.
Pengertian Reimbusment dalam Dunia Kerja
Pernahkah anda sebagai karyawan melakukan perjalanan dinas menggunakan uang anda sendiri karena perusahaan hanya memberikan sedikit uang saku? Pada dasarnya biaya yang kita keluarkan dengan uang pribadi dapat diganti oleh perusahaan dengan mengajukan klaim, hal ini dapat disebut dengan reimbusment.
Sehingga reimbursement karyawan dapat diartikan sebagai proses uang ganti yang diberikan kepada karyawan atas pengeluaran-pengeluaran yang dia lakukan untuk perusahaan.
Jenis- jenis Klaim yang Berlaku Dalam Perusahaan
Dalam mengajukan reimbursement karyawan, tidak serta merta dapat menajukan segala bentuk pengeluaran dan melakukan klaim untuk mendapatkan ganti dari perusahaan.
Setiap perusahaan memiliki pertauran tersendiri mengenai pengeluaran apa saja yang dapat diajukan untuk mendapatkan pengembalian biaya. Pengajuan klaim reimbursement yang umum diberikan oleh perusahaan kepada karyawan berupa:
1. Klaim kesehatan
2. Klaim operasional
3. Klaim akomodasi
4. Klaim hiburan
5. Dan sebagainya.
Peraturan pengajuan klaim dari perusahaan biasanya bergantung pada kebutuhan serta kemampuan dari perusahaan untuk mengembalikan biaya kepada karyawan.
Setiap perusahaan memiliki rencana keuangan tersendiri sehingga proses klaim reimbusment juga membutuhkan proses dan pertimbangan secara matang agar perusahaan tidak merugi.
Prosedur Mengurus Reimbursement
Sebelum melakukan klaim reimbusment, sebaiknya memerhatikan beberapa peraturan perusahaan mengenai prosedur mengajukan reimbursement anda dapat diterima dan segera diproses oleh perusahaan.
Ketika anda aselesai melakukan perjalanan dinas sebaiknya segera melakukan proses klaim reimbusment. Hal ini dikarenakan lama proses reimbusment suatu perusahaan berbeda, terkadang membutuhkan waktu yang cukup lama, sehingga lebih baik menyegerakan pengajuan agar segera diproses.
Sebelum menngajukan klaim reimbursement jangan lupa untuk mempersiapkan segala dokumen yang dibutuhkan. Dokumen yang dipersiapkan haruslah lengkap serta memakia bukti asli. Biasanya perusahaan tidak mau memproses pengajuan apabila persyaratan yang dikumpulkan tidak asli.
Setelah proses pengembalian uang sudah selesai jangan lupa mengecek jumlah uang yang diberikan dan simpan bukti pembayaran jika suatu saat dibutuhkan sebagai bukti.
Kecurangan Melakukan Klaim Reimbursement Yang Sering Terjadi
Terkadang ada saja godaan untuk melakukan kecurangan. Termasuk dalam mempersiapkan dkumen pengajuan reimbursement.
Proses dalam pengajuan klaim reimbursement juga memiliki resiko tinggi terhadap kecurangan yang dilakukan oleh karyawan-karyawan yang nakal sehingga melakukan beberapa kecurangan untuk keuntungan dirinya sendiri.
Kecurangan sekecil apapun yang dilakukan oelh karyawan akan membawa kerugian terhadap perusahaan.
Melakukan Reimbursement Menggunakan Aplikasi Kantor Kita
Pengajuan klaim reimbursement biasanya akan diproses oleh pihak HRD. Proses yang dilakukan biasanya memakan waktu yang lama, apalagi karyawan yang mengajukan klaimm reimbusment banyak, maka proses akan semakin lama.
Semakin berkembangnya teknologi, mulai dikembangkan aplikasi yang mampu mempermudah pengajuan klaim reimbusment karyawan. Semakin banyak bermunculan aplikasi online yang fiturnya mempermudah kinerja karyawan.
Prosedur mengajukan reimbursement menggunakan hampir sama dengan prosedur pada perusahaan hanya saja prosesnya menjadi lebih cepat dan akurat.
Baca:Aplikasi Absensi Online, Aplikasi Slip Gaji, Aplikasi Perkantoran
Aplikasi Kantor Kita dapat menjadi pilihan bagi perusahaan untuk mempermudah proses pengajuan klaim reimbursement para karyawan.
Aplikasi Kantor Kita menjadi aplikasi online untuk pengolahan absensi terbaik, dimana didalamnya terdapat fitur reimbursement yang dapat memudahkan proses pengajuan reimbursement karyawan hanya melalui smartphone masing-masing.
Pihak HRD pun dapat melakukan pengolahan data serta pemantauan proses klaim reimbursement dengan lebih cepat. Proses reimbursement dapat diajukan langsung ketika karyawan mendapatkan bukti pembayaran saat itu juga sehingga kecurangan dapat diminimalisir.
Segera download aplikasinya di Google Play Store anda untuk mengelola segala urusan administrasi perkantoran.
