Manajemen Payroll Untuk Bisnis Kecil Menengah – Payroll atau manajemen pengelolaan gaji karyawan adalah salah satu hal yang harus diurus oleh perusahaan. Â untuk perusahaan kecil dan menengah, pengelolaan payroll ini banyak yang masih menggunakan cara konvensional atau cara manual. Untuk jumlah karyawan yang masih di bawah 10 mungkin masih bisa dijangkau untuk pengelolaan payroll manual ini. Namun untuk karyawan di atas 10 pengelolaan keuangan menjadi lebih sulit dan membutuhkan waktu untuk penyelesaiannya.
Namun sekarang juga sudah ada aplikasi hr yang membuat pengusaha menjadi lebih mudah dalam mengurus perhitungan gaji karyawan. Ada banyak komponen di dalamnya yang membuat pengusaha lebih mudah dan membuat pengelolaan gaji lebih rapi.
Bagaimana sih manajemen payroll untuk bisnis kecil menengah dan bagaimana jika menggunakan aplikasi hr yang menggunakan payroll online? mari kita bahas bersama.
Payroll
Payroll adalah manajemen untuk penggajian karyawan. Payroll perusahaaan dimulai dari proses pengumpulan data absensi karyawan sampai dengan distribusi gaji dilakukan. Di perusahaan besar, payroll ini umum dikelola oleh HRD dan bekerja sama dengan tim finance untuk proses distribusi gaji.
Namun di UMKM umumnya pengolahan data sampai menjadi gaji karyawan bisa dilakukan langsung oleh pengusaha (jika belum memiliki HR) dan finance.
Panjangnya proses penggajian karyawan ini membuat para pengusaha memilih menggunakan software payroll online atau meng-hire HR untuk mengurus semua urusan karyawannya.
Manajemen Payroll Untuk UMKM
Untuk perusahaan kecil dalam mengelola urusan keuangan atau gaji karyawan umumnya bisa dengan mudah dilakukan menggunakan cara konvensional. Hal ini karena jumlah pekerja yang masih terbatas sehingga masih bisa di handle menggunakan payroll karyawan secara manual.
Bagaimana sih cara manajemen payroll untuk bisnis kecil – menengah? Mari kita bahas bersama.
1. Tentukan Gaji Karyawan
Salah satu hal penting yang perlu diurus dalam manajemen gaji karyawan adalah menentukan gaji karyawan tersebut.
Seperti yang kita tahu, selain gaji pokok, komponen gaji ada beberapa hal. Dimana hal ini juga didasarkan pada karyawan yang kita miliki.
Apakah ia freelance apakah ia pekerja tetap? Keduanya memiliki sistem penggajian yang berbeda. Tunjangannya pun berbeda.
| Jenis pekerja | Waktu penggajian |
| Freelance | Sesuai dengan kesepakatan pekerja dan pengusaha. Dibayar berdasarkan
a.      Waktu kerja b.     Hasil kerja |
| Pekerja tetap | Dibayar sesuai dengan waktu kerja karyawan. Berapa hari ia bekerja dalam satu bulan. |
Jadwal Penggajian Karyawan
Menentukan waktu penggajian karyawan adalah hal yang utama dalam payroll perusahaan. Jika Anda memiliki pekerja freelance maupun pekerja tetap, penentuan waktu penggajian harus jelas.
Jangan lupa juga dengan komponen gaji yang harus dibayarkan untuk karyawan. Sebab komponen gaji ada beberapa kategori:
- Gaji pokok
- Tunjangan
- Bonus
- lembur
- Potongan
Jadi dalam menggaji karyawan cek juga komponen gaji yang lainya selain gaji pokok. Komponen gaji inilah yang terkadang membuat pengusaha kesulitan dalam mengurus payroll sebab urusan komponen ini harus detail dan sesuai dengan praktiknya. Jika komponen gaji ini bermasalah tentu saja akan menghadirkan masalah yang lebih besar.
2. Siapkan Dokumen Pendukung Gaji Karyawan
Penggajian karyawan juga membutuhkan dukungan beberapa dokumen. Misalnya laporan absensi karyawan untuk mencatat hari karyawan bekerja, yang juga mengandung laporan izin dan cuti karyawan.
Di dalam laporan ini juga sudah tercatat waktu kehadiran karyawan dan waktu lembur. Dimana laporan inilah yang menjadi dasar penghitungan gaji karyawan.
Dokumen pendukung lainya seperti surat izin maupun pengajuan cuti juga dibutuhkan untuk melengkapi daftar hadir karyawan.
Pada saat distribusi gaji, jangan lupa untuk menyertakan slip gaji karyawan sehingga penggajian lebih transparan antara pengusaha dan pekerja.
3. Buat Lebih Terorganisir
Untuk membentuk payroll yang baik di perusahaan, buatlah skema payroll yang terogranisir. Kumpulkan semua dokumen yang dibutuhkan, lakukan pencatatan dengan baik selanjutnya lakukan pembayaran sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.
Dalam pengelolaan payroll, ada beberapa hal yang perlu dibayarkan. Misalnya pembayaran pajak karyawan, pembayaran biaya iuran Kesehatan sampai dengan pembayaran gaji karyawan tersebut.
Jangan sampai segela pengeluaran tidak tercatat bahkan juga tidak dibayarkan tepat waktu. Selain membuat jadwal menjadi berantakan hal ini juga membuat pengeluaran lebih besar jika ada denda.
Jadwal pendistribusian gaji juga perlu disepakati antara pengelola payroll dengan keuangan sebab nantinya pengelola payroll seperti HR tahu kapan batas waktu pengelolaan gaji harus selesai dilakukan.
4. Memahami Undang-Undang Karyawan
Ketika menjadi pengusaha dengan banyak karyawan. Otomatis mempelajari peraturan perundang-undangan menjadi satu hal yang wajib dilakukan. Undang-undang ketenagakerjaan, pengupahan dan lain sebagainya.
Dengan mempelajari hal ini pengusaha menjadi tahu bagaimana peraturan dalam mengupah karyawan secara lengkap. Masalah gaji pokok sampai dengan tunjangan.
5. Waktu Penggajian Karyawan
Tentukan waktu penggajian karyawan dengan baik. Untuk freelancer juga untuk pekerja tetap. Pada tanggal berapa mereka mendapatkan gaji pun untuk freelancer bagaimana pemberian gajinya.
6. Distribusi Gaji
Di perusahaan besar urusan distribusi gaji umumnya sudah di urus oleh tim keuangan/finance sendiri. Namun jika di UMKM masih sangat terbatas SDM yang tersedia dan keuangan dikelola oleh pengusaha sendiri maka distribusi gaji dilakukan pengusaha tersebut.
Namun yang paling penting adalah dalam proses distribusi gaji ini pihak finance sudah dapat izin distribusi gaji sehingga proses bisa segera di lakukan.
Distribusi gaji juga bisa dilakukan menggunakan transfer antar rekening atau juga menggunakan sistem cash.
Manajemen payroll seperti di atas masih cocok diterapkan di perusahaan berskala kecil sampai menengah.
Namun untuk kemudahannya, pengusaha mikro kecil menengah (umkm) juga bisa banget lho untuk menggunakan software payroll yang meringankan perusahaan dalam mengolah data penggajian karyawan sampai proses distribusi gaji.
Penggunaan Software Payroll Untuk UMKM
Software payroll memberikan banyak kemudahan untuk pengusaha, dimana di dalamnya sudah ada sistem penggajian lengkap sehingga untuk perusahaan kecil yang masih memiliki SDM terbatas bisa menggunakan sistem payroll ini untuk  hasil yang lebih efisien.
Ada beberapa fitur software payroll yang bisa digunakan perusahaan skala kecil untuk kemudahan pengelolaan gaji, diantaranya adalah
- Pencatatan kehadiran karyawan
- Laporan kehadiran karyawan
- Penghitungan gaji otomatis (akumulasi kehadiran, lembur, potongan alpha, terlambat)
- Penghitungan tunjangan
Dengan memiliki fitur yang dibutuhkan UMKM ini, payroll menjadi satu opsi yang bisa dipilih untuk membantu manajemen gaji karyawan dengan mudah dan cepat.
Ada beberapa kelebihan yang didapatkan jika menggunakan software payroll untuk UMKM. Diantaranya
- Jika memiliki tim HR yang terbatas, maka software payroll akan lebih memberikan kemudahan
- Pengelolaan laporan absensi lebih mudah karena sudah ada fitur absensi onlinenya
- Pengelolaan administrasi berupa pengajuan izin dan cuti sudah termasuk di dalamnya
- Penditribusian gaji juga sudah ada sistemnya
Sehingga dengan beberapa kemudahan yang diberikan oleh software payroll ini, perusahaan mendapatkan kemudahan dan efisiensi kerja.
Software Payroll Karyawan Dari Kantor Kita
Berikan kemudahan untuk mengurus payroll UMKM menggunakan payroll dari Kantor Kita. Aplikasi kantor dengan harga terjangkau dan fitur lengkap yang siap membantu UMKM agar lebih mudah dalam mengelola karyawan.
Ada banyak fitur di dalamnya mulai absensi online, laporan absensi, payroll dan add on tambahan untuk Anda.
Anda bisa mencoba aplikasi kantor kita dengan mode trial secara gratis selama 15 hari. Segera daftar Kantor Kita untuk mendapatkan kemudahanya.
Ingin tanya-tanya juga bisa banget dengan melakukan video conference privat gratis dengan tim Kantor Kita.
Itulah penjelasan hari ini tentang manajemen payroll untuk perusahaan kecil menengah hari ini, semoga bermanfaat!
