Macam-Macam Sistem Absensi Bagi Perusahaan

Macam-Macam Sistem Absensi Bagi Perusahaan – Absensi karyawan menjadi rutinitas harian yang terjadi dalam sebuah perusahaan. Absensi ini berguna untuk memberikan data kehadiran dan ketidak hadiran karyawan yang menjadi pertimbangan perusahaan baik untuk menilai kinerja maupun kebutuhan lainnya. Banyak sistem absensi yang bisa digunakan oleh perusahaan untuk mendapatkan data absensi karyawan, mulai dari cara kuno dengan ditulis tangan hingga yang paling modern melalui aplikasi absensi online.

1.Cara Konvensional
Cara konvensional adalah cara terkuno dan termudah untuk mendapatkan data absensi karyawan. Cara ini membutuhkan satu atau lebih tenaga yang memang ditugaskan untuk memasukkan data kehadiran karyawan. Namun cara ini akan menjadi tidak efektif pada perusahaan yang memiliki banyak sekali jumlah karyawan. Waktu yang dibutuhkan mendapatkan dan memasukkan data kehadiran ini membutuhkan waktu yang cukup lama dan tidak maksimal sehingga cukup memakan waktu kerja. Data yang ditulis dan dihitung secara manual juga memungkinkan terjadinya kesalahan atau human error dari pekerja.

2. Magnetic Card
Magnetic card merupakan sebuah sistem absensi dimana setiap karyawan akan dibekali kartu yang berisikan cip yang bisa dibaca oleh alat khusus yang terhubung dengan sistem komputer. Teknologi ini memberikan data kehadiran karyawan setiap harinya dengan cara yang cukup sederhana. Magnetic Card yang dipegang oleh karyawan tinggal ditempelkan pada alat pembaca yang otomatis memasukkan data karyawan pada sistem absensi. Sayangnya biaya pengadaan peralatan serta perawatan sistemnya membutuhkan angka yang tidak sedikit. Sistem ini juga tidak bisa digunakan jika terjadi gangguan sistem maupun kelistrikan.

3. Finger Print
Mirip seperti magnektic card, namun memanfaatkan sidik jadi karyawan sebagai identitas yang bisa dibaca oleh alat absensi. Pengadaan alat ini juga tidak murah, selain itu perusahaan juga harus menyediakan waktu khusus untuk memasukkan data sidik jari masing-masing karyawan ke dalam sistem. Alat ini juga rawan kerusakan dan tidak optimal dalam pembacaan sidik jari. Pada beberapa kasus, alat ini tidak terkoneksi dengan internet sehingga pengambilan datanya pun manual menggunakan perangkat lunak dan kabel. Adapun kendala lainnya adalah tidak secara otomatis menghapus database, sehingga untuk perusahaan dengan banyak pegawai atau memiliki shift yang banyak akan mudah mengalami disk penuh. Format secara manual juga memiliki resiko merusak perangkat. Alat sidik jari ini juga tidak bisa digunakan saat terjadi pemadaman listrik.

4. Web Sistem
Web sistem menjadi dasar pendataan digital bagi absensi karyawan. Mirip seperti cara konvensional, namun karyawan bisa mengisi data kehadirannya melalui domain web yang disediakan perusahaan. Meskipun mudah dan cepat, cara ini cukup rawan akan pembajakan sistem dan penyalahgunaan.

5. Biometrik
Biometrik sistem merupakan cara pembacaan identitas karyawan melalui sidik jari dan retina mata. Keuntungannya adalah meminimalkan kekurangan dari alat pembaca sidik jari. Seperti sistem sidik jari di atas, cara ini tentu akan memakan biaya yang sangat mahal. Selain itu pengadaan alat ini juga membutuhkan daya listrik dalam pengoperasiannya.

6. Aplikasi Mobile
Solusi alternatif terkini yang lebih mudah dan murah adalah dengan aplikasi absensi online. Setiap karyawan perusahaan saat ini tentu memiliki smartphone, perusahaan bisa memanfaatkan aplikasi untuk memudahkan sistem absensi. Karyawan cukup melakukan absensi secara online melalui smartphonenya. Data ini juga terhubung dengan sistem GPS agar data lokasi dimana karyawan melakukan absensi juga dapat dilacak. Dengan demikian, karyawan tidak bisa melakukan absensi di sebarang lokasi, bahkan bila terlambat sekalipun. Cara ini sangat mudah dan jauh lebih murah dibanding bila harus menyediakan alat-alat lain. Aplikasi perkantoran semacam ini dapat menjadi solusi yang menguntungkan bagi perusahaan. Tidak hanya sebagai absensi, namun juga dapat berguna dalam sistem penggajian karyawan, perizinan, cuti, hingga mendata kebutuhan dan hasil dari perjalanan dinas karyawan. Baca Absensi dengan Aplikasi Mobile Kantor Kita untuk mendapatkan informasi cara penggunaan aplikasi Kantor Kita.