Macam-Macam Mesin Absensi Bagi Perusahaan – Absensi karyawan menjadi rutinitas harian yang terjadi dalam sebuah perusahaan. Absensi ini berguna untuk memberikan data kehadiran dan ketidakhadiran karyawan yang menjadi pertimbangan perusahaan baik untuk menilai kinerja maupun kebutuhan lainnya. Banyak sistem absensi yang bisa digunakan oleh perusahaan untuk mendapatkan data absensi karyawan, mulai dari cara kuno dengan ditulis tangan hingga yang paling modern melalui aplikasi absensi online.
Bagaimana sih perkembangan mesin absensi dari dulu sampai dengan sekarang? apa saja mesin absensi yang banyak digunakan?
Mari kita bahas bersama Macam-Macam Mesin Absensi di ulasan Kantor Kita berikut ini.
1. Mesin Absensi Konvensional
Cara konvensional adalah cara terkuno dan termudah untuk mendapatkan data absensi karyawan. Cara ini membutuhkan satu atau lebih tenaga yang memang ditugaskan untuk memasukkan data kehadiran karyawan. Namun cara ini akan menjadi tidak efektif pada perusahaan yang memiliki banyak sekali jumlah karyawan.
Cara absensi konvensional ini bisa dilakukan dengan mencentang daftar kehadiran sesuai nama karyawan secara mandiri.
Waktu yang dibutuhkan mendapatkan dan memasukkan data kehadiran ini membutuhkan waktu yang cukup lama dan tidak maksimal sehingga cukup memakan waktu kerja. Data yang ditulis dan dihitung secara manual juga memungkinkan terjadinya kesalahan atau human error dari pekerja.
Baca Artikel Tentang : Tips Mengelola dan Mengatasi Karyawan yang Sering Absen
Hal yang cukup ribet dalam absensi manual ini adalah pembuatan laporan absensinya. Dimana HRD perlu mengecek absensi tulis satu persatu dan menyalinnya dalam laporan.
Kebayang ga si kalau jumlah karyawannya lebih dari 100 orang? sepertinya cara absensi seperti ini sudah banyak ditinggalkan ya!
2. Mesin Absensi Ceklok
Mesin absensi ceklok juga merupakan jenis absensi yang banyak digunakan bahkan hingga sekarang masih ada. Bisa dikatakan absensi ceklok ini juga masuk mode absensi konvensional, namun lebih baik daripada absensi mandiri tulis tangan seperti poin pertama ya.
Mesin absensi ceklok ini memiliki cara penggunaan berupa kita pengguna hanya tinggal memasukkan kertas absensi yang sudah disediakan untuk mencatat waktu kehadiran.
Sayangnya model absensi ini juga cukup kurang efisien, karena penggunaan satu mesin untuk banyak orang. Juga perusahaan harus mengeluarkan biaya untuk mencetak kertas absenya.
Pun untuk laporan absensi juga perlu dicek secara manual dengan mengumpulkan kertas absensi dari masing-masing karyawan.
3. Mesin Absensi
Magnetic card merupakan sebuah sistem absensi dimana setiap karyawan akan dibekali kartu yang berisikan chip yang bisa dibaca oleh alat khusus yang terhubung dengan sistem komputer.
Teknologi ini memberikan data kehadiran karyawan setiap harinya dengan cara yang cukup sederhana. Magnetic Card yang dipegang oleh karyawan tinggal ditempelkan pada alat pembaca yang otomatis memasukkan data karyawan pada sistem absensi.
Sayangnya biaya pengadaan peralatan serta perawatan sistemnya membutuhkan angka yang tidak sedikit. Sistem ini juga tidak bisa digunakan jika terjadi gangguan sistem maupun kelistrikan.
Sekarang ini penggunaan magnetic card sudah jarang sekali ditemukan, bahkan magnetic card juga kurang populer dibandingkan dengan mesin absensi lainya karena memiliki perawatan yang sulit dan mahal.
4 Mesin Absensi Fingerprint
Mirip seperti magnetic card, namun memanfaatkan sidik jadi karyawan sebagai identitas yang bisa dibaca oleh alat absensi.
Namun fingerprint lebih menggunakan sidik jari pengguna sehingga sebelum dilakukan pencatatan absensi menggunakan fingerprint ini, perlu perekaman sidik jari pengguna. Konon sistem absensi fingerprint ini diadaptasi dari militer yang menggunakan bagian tubuh seperti sidik jari maupun pola wajah untuk mengidentifikasi seseorang.
Kehadiran fingerprint cukup menarik melebihi popularitas magnetic card. Sehingga banyak perusahaan yang menggunakan fingerprint ini dibandingkan dengan mesin absensi lainya.
Kelebihan mesin absensi fingerprint adalah tingkat keamanan yang diberikan mengalahkan mesin absensi sebelumnya. Data akurat karena hanya karyawan yang hanya bisa absen.
Kekurangan fingerprint adalah sebagai berikut:
- Pengadaan alat ini juga tidak murah, selain itu perusahaan juga harus menyediakan waktu khusus untuk memasukkan data sidik jari masing-masing karyawan ke dalam sistem.
- Alat ini juga rawan kerusakan dan tidak optimal dalam pembacaan sidik jari. Pada beberapa kasus, alat ini tidak terkoneksi dengan internet sehingga pengambilan datanya pun manual menggunakan perangkat lunak dan kabel.
- Â Adapun kendala lainnya adalah tidak secara otomatis menghapus database, sehingga untuk perusahaan dengan banyak pegawai atau memiliki shift yang banyak akan mudah mengalami disk penuh.
- Format secara manual juga memiliki resiko merusak perangkat. Alat sidik jari ini juga tidak bisa digunakan saat terjadi pemadaman listrik.
- perlu perawatan berkala
Fingerprint ini juga sudah lebih modern daripada mesin absensi sebelumnya karena perekapan pencatatan absensi bisa dilakukan secara otomatis karena rekapan bisa diakses dalam software pengolah angka.
Baca : Apa Saja Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Online
5. Mesin Absensi Web Sistem
Web sistem menjadi dasar pendataan digital bagi absensi karyawan. Mirip seperti cara konvensional, namun karyawan bisa mengisi data kehadirannya melalui domain web yang disediakan perusahaan. Meskipun mudah dan cepat, cara ini cukup rawan akan pembajakan sistem dan penyalahgunaan.
Untuk itu perusahaan yang menggunakan metode absensi jenis ini perlu memiliki website yang kuat.
Absensi menggunakan website ini juga merupakan bentuk absensi online yang memungkinkan karyawannya absensi di perangkat masing-masing dengan mudah.
Namun selain tidak cukup aman karena peretasan, juga tidak cukup aman dari kemungkinan karyawan melakukan kecurangan.
6. Aplikasi Absensi Online
Solusi alternatif terkini yang lebih mudah dan murah adalah dengan menggunakan aplikasi absensi karyawan. Setiap karyawan perusahaan saat ini tentu memiliki smartphone, perusahaan bisa memanfaatkan aplikasi untuk memudahkan sistem absensi.
Karyawan cukup melakukan absensi secara online melalui smartphonenya. Data ini juga terhubung dengan sistem GPS agar data lokasi dimana karyawan melakukan absensi juga dapat dilacak. Dengan demikian, karyawan tidak bisa melakukan absensi di sebarang lokasi, bahkan bila terlambat sekalipun.
Cara ini sangat mudah dan jauh lebih murah dibanding bila harus menyediakan alat-alat lain. Aplikasi perkantoran semacam ini dapat menjadi solusi yang menguntungkan bagi perusahaan. Tidak hanya sebagai absensi, namun juga dapat berguna dalam sistem penggajian karyawan, perizinan, cuti, hingga mendata kebutuhan dan hasil dari perjalanan dinas karyawan.
Baca Artikel :Â 5 Kelebihan Aplikasi Absensi Kantor Kita Yang Membuatnya Banyak Dipilih
Kesimpulan
Ada banyak perkembangan di dunia absensi dari awal sampai dengan sekarang. Mulai dari absensi manual sampai dengan aplikasi absensi sekarang ini. Bagaimana perkembangan mesin absensi menurut kamu? apakah sudah cukup drastis dan membantu kita dalam pencatatan absensi karyawan?
Mana nih metode absensi yang ingin kamu gunakan? Saran dari kami sih menggunakan aplikasi HR dari Kantor Kita. aplikasi absensi karyawan ini memberikan banyak kemudahan untuk karyawan maupun HRD.
Harga terjangkau yang bisa dihitung per user nya tanpa minimal. Ada banyak diskon absensi online pengguna baru sampai dengan diskon pelanggan Kantor Kita.
Mau tau info lebih lengkapnya? bisa banget langsung Daftar Kantor Kita untuk mencoba free trial selama 15 hari secara gratis!^^
Sekian informasi hari ini tentang Macam-Macam Mesin Absensi semoga bermanfaat!
