HRIS: Pengertian, Fungsi, Penerapan dan Aplikasinya – HRIS di mata HR (human resources) pasti bukan satu hal yang asing, bahkan sekarang HRIS sudah banyak diterapkan atau digunakan HR untuk membantu mengelola SDM dan administrasi karena bisa membantu menyelesaikan urusan HR jauh lebih cepat dan akurat.
Perlu diketahui bahwa HRIS dan HRD adalah dua hal yang cukup berbeda, jika HRD adalah tim yang mengurus masalah SDM dalam perusahaan maka HRIS adalah sistem yang digunakan HRD untuk membantu menyelesaikan urusan HR. Baik untuk masalah absensi, payroll, administrasi sampai dengan laporan penilaian SDM.
HRIS
HRIS merupakan singkatan Human Resources Information System yang dapat dipahami sebagai sistem yang membantu HRD dalam menyelesaikan pekerjaannya dengan cara menginput data yang berkaitan dengan pekerjaan HRD secara otomatis.
Jika sebelumnya HRD bekerja dengan cara manual, pencatatan manual, pendataan manual, maka dengan sistem HRIS ini data bisa terinput dengan otomatis sehingga proses kerja lebih cepat dan akurat.
Sistem HRIS ini umumnya bisa diakses menggunakan aplikasi atau software HRIS sehingga dari penggunaan aplikasi atau software inilah proses input data bisa dilakukan.
Sekarang ini sistem HRIS ini juga sudah memiliki sistem keamanan yang bagus sehingga semua data yang terinput bisa terlindungi. HRIS ini juga sudah menggunakan sistem penyimpanan cloud, inilah alasan kenapa sistem HRIS bisa membantu beberapa bidang saling terintegrasi satu sama lain.
Baca Artikel Software HRIS Enterprise
Misalnya untuk urusan absensi bisa terintegrasi dengan payroll jadi hasil absensi karyawan akan otomatis memengaruhi perhitungan gaji yang didapatkan.
Atau juga hasil absensi ini nantinya akan otomatis terintegrasi dengan laporan absensi bulanan sehingga HRD tidak perlu membuat laporan secara manual.
Penerapan HRIS di Perusahaan
Jika kita sudah memahami sistem HRIS itu sendiri, maka bagaimana sih penerapan HRIS yang sebenarnya di perusahaan? Ada banyak sekali bidang pekerjaan HRD yang bisa terbantu dengan sistem HRIS ini, beberapa diantaranya adalah
1. Manajemen Absensi Pegawai
Masalah kehadiran karyawan atau absensi karyawan adalah hal yang cukup rumit dan membutuhkan waktu lama jika dikerjakan menggunakan cara konvensional. Namun dengan sistem HRIS ini, absensi bisa dengan mudah dilakukan dan proses pengerjaanya pun tidak membutuhkan waktu yang lama. Menggunakan aplikasi HRIS, urusan absensi bisa dengan mudah dilakukan secara online melalui perangkat smartphone maupun dari browser di komputer Anda. Semua data absensi setiap harinya akan dikumpulkan dalam database di cloud.
Baca Artikel : Tips Memilih Aplikasi Absensi Online
Urusan absensi ini juga termasuk pengajuan izin dan cuti, hanya menggunakan aplikasi HRIS, karyawan bisa mengajukan izin dan cuti dari rumah. Jadi urusan izin dan cuti, pegawai tidak perlu mengajukan ofline, pun dengan cara ini, HRD bisa mengetahuinya secara langsung.
2. Payroll
Inilah yang dimaksud dengan integrasi pekerjaan menggunakan HRIS dimana urusan absensi bisa terhubung dengan urusan penggajian karyawan atau payroll.
Sebelum menggunakan sistem HRIS, HRD menggunakan cara konvensional dimana mengecek masing-masing absensi karyawan dan melakukan perhitungan gaji satu persatu. Jika perusahaan memiliki ribuan atau ratusan karyaawan pastinya akan membutuhkan waktu penghitungan yang lama dan rawan terjadi human error.
Baca Artikel Tentang Mengenal Metode Penggajian Payroll
Dengan HRIS, urusan payroll jauh lebih mudah dan pembayaran karyawan akan otomatis terhitung.
Urusan payroll ini juga termasuk dalam urusan distribusi slip gaji, dimana karyawan bisa mendapatkan slip gaji digital. Selaku HRD Anda tidak perlu membuat slip gaji manual, mencetaknya dan juga mendistribusikannya secara manual. Dengan sistem HRIS urusan penggajian sampai dengan slip gaji lebih baik dan lebih mudah.
Urusan reimbursement juga bisa dimasukkan dalam sistem HRIS keuangan, dimana pegawai bisa mengajukan reimbursement secara online menggunakan sistem HRIS yang dimiliki. Begitu pengajuan sudah di beri izin maka uang bisa di transfer ataupun diberikan cash.
3. ESS (Employee Self Service)
Employee Self Service (ESS) adalah salah satu fitur yang masuk di dalam HRIS dimana sistem ini memungkinkan karyawan bisa mengisi sendiri atau mengakses sendiri administrasi HR yang dibutuhkan tanpa harus menghubungi pihak HR. Beberapa contoh ESS dalam sistem HRIS ini adalah mencetak slip gaji sendiri, mengisi kehadiran menggunakan perangkat sendiri dan juga mengisi informasi/data diri tanpa harus menghubungi HRD. ESS ini memudahkan beban kerja HRD sehingga bisa mengerjakan banyak hal dengan efisien.
Aplikasi HRIS : Kantor Kita
Sistem HRIS dapat Anda temukan dalam aplikasi Kantor Kita. Aplikasi kantor yang memiliki banyak fitur lengkap dan desain aplikasi yang menarik. Selain memiliki sistem HRIS berupa absensi online juga memiliki add-on pilihan untuk membantu perusahaan mengurus manejemen administrasis. Beberapa fitur dan addon yang bisa Anda gunakan untuk membantu mengurus kebutuhan kantor adalah
- Absensi online
- Izin dan cuti
- Reimbursemen
- Slip gaji online
- Laporan
Sedangkan add on Kantor Kita yang dimiliki adalah
- Inventari barang
- Kartu nama
- Rekap surat
- Aplikasi kas dan keuangan
- Klien dan sales management
- Procurement
Dengan kelengkapan fitur dan add on membantu Anda memenuhi kebutuhan perusahaan sehingga urusan administrasi HR dan lainya bisa dilakukan dengan maksimal dan efisien.
Itulah penjelasan mengenai HRIS hari ini mulai dari pengertian, penerapan di perusahaan sampai dengan aplikasi HRIS dari Kantor Kita. Semoga bermanfaat!
