Hati-Hati, Salah Hitung Payroll Munculkan Kegaduhan Di Perusahaan – Penghitungan gaji atau payroll adalah salah satu tugas HRD yang cukup menyita waktu, tenaga dan pikiran. Apalagi jika karyawan di perusahaan juga cukup banyak, penghitungan payroll harus dilakukan beberapa minggu sebelum tanggal gajian.
Baca Artikel : 3+ Cara Menentukan Gaji Pokok Karyawan
Seorang HRD pasti pernah melakukan kesalahan dalam penghitungan payroll sehingga membuat karyawan mendapatkan hasil gaji yang berbeda dari seharusnya. Jika hal ini terus terjadi maka akan merugikan HRD dan karyawan.
Apa sih akibat salah hitung payroll karyawan? Dan bagaimana cara menghindarinya?
Akibat Salah Hitung Payroll
Berikut adalah beberapa akibat yang akan muncul jika HRD salah hitung payroll atau penggajian untuk karyawannya.
1. Protes dari Karyawan
Satu hal yang langsung terasa dari kesalahan hitung payroll adalah protes dari karyawan terkait. Dimana merasakan gajinya kurang sesuai dengan seharusnya. Protes karyawan ini tentunya dari gaji yang lebih rendah dari biasanya padahal pekerjaan berjalan normal.
Bisa jadi HRD melakukan kesalahan hitungan pada rekap absensi karyawan baik penghitungan keterlambatan maupun pulang cepat atau jadwal lembur yang kurang terhitung dan lain sebagainya.
Ada banyak komponen yang terhitung dari gaji karyawan, jika tidak teliti maka menyebabkan kesalahan penghitungan.
Cerita kesalahan hitung oleh HRD kepada gaji karyawan ini banyak terjadi, hal ini menunjukkan bahwa human error dalam payroll ini sangat mungkin terjadi. Akibatnya karyawan mengajukan protes atau perbaikan gaji.
2. Kesan Kurang Profesional
Jika kesalahan penghitungan gaji terjadi beberapa kali pada karyawan, memunculkan penilaian bahwa HRD kurang profesional dalam penghitungan gaji karyawan. Bahkan juga sangat mungkin dinilai tidak fair.
Jika citra HRD sudah dianggap kurang profesional dalam hal penghitungan gaji karyawan, maka akan memengaruhi penilaian HRD yang lainya.
Untuk Anda HRD pastinya tidak ingin hal ini terjadi pada Anda, untuk itu penghitungan gaji karyawan perlu dihitung dengan baik sehingga meminimalkan kesalahan penghitungan.
3. Revisi – Revisi – Revisi
Jika sudah melakukan kesalahan sampai dengan pengiriman gaji ke karyawan, maka HRD perlu melakukan revisi lagi dari slip gaji, pemenuhan gaji atau pengembalian gaji yang kurang.
HRD harus melakukan checking lagi dengan teliti dan memperbaiki masalah penghitungan gaji yang ditimbulkan.
4. Laporan Gaji Terhambat
Setelah semua karyawan menerima gaji, maka selanjutnya tugas HRD untuk mengerjakan laporan penerimaan gaji. Jika gaji ada yang salah dan perlu perbaikan, maka pengerjaan laporan gaji jadi terhambat. Waktunya mengerjakan laporan harus lebih dulu memperbaiki kesalahan.
Baca : Slip Gaji Karyawan Online Gratis
Itulah beberapa akibat yang ditimbulkan dari kesalahan penghitungan payroll karyawan. Untuk meminimalkan kesalahan hitung karyawan, maka akan lebih baik jika HRD mulai menggunakan tools yang bisa membantu menghitung payroll dengan mudah dan akurat.
Kesalahan HRD dalam Penghitungan Payroll
Ada beberapa kesalahan yang banyak dilakukan HRD dalam proses penghitungan payroll atau gaji karyawan. Diantaranya adalah
1. Tidak Memerhatikan Perubahan Kebijakan Penggajian
Salah satu kesalahan yang banyak dilakukan oleh HRD adalah tidak update dengan perubahan kebijakan penggajian dari pemerintah.
Ada banyak komponen penggajian yang mengikuti aturan dari pemerintah, misalnya pajak gaji, biaya asuransi kesehatan, ketenagakerjaan (BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan), biaya lembur dan lain sebagainya.
Tidak mengikuti perubahan kebijakan untuk penggajian seperti ini akan memengaruhi jumlah take home pay karyawan. Atau HRD perlu merevisi ulang penggajian pada waktu tersebut.
2. Dokumen Tidak Lengkap
Dalam penghitungan gaji karyawan, akan sangat penting dilengkapi berbagai dokumen yang digunakan sebagai dasar penggajian karyawan. Beberapa dokumen yang dibutuhkan dalam penghitungan gaji diantaranya
- Laporan absensi
- Laporan lembur karyawan
- Surat izin
Dan catatan yang dibutuhkan lainya.
Dokumen yang tidak lengkap ini akan lebih memudahkan HRD dalam mengelola penggajian karyawan.
Tanpa pengelolaan dokumen yang baik, maka proses penghitungan gaji ini akan menjadi kendala yang menyulitkan proses penghitungan gaji karyawan. Proses penghitungan gaji menjadi lebih lama bahkan banyak kesalah penghitungan di dalamnya.
3. Pengajuan ke Bagian Keuangan Terlambat
Banyak perusahaan yang memisahkan penghitungan gaji dengan pembayaran gaji karyawan. Penghitungan gaji hanya dilakukan oleh HRD sedangkan pembayaran dilakukan oleh keuangan.
Dengan terkendalanya penghitungan gaji karyawan, maka akan membuat pembayaran terlambat pula.
Dengan kesalahan HRD seperti di atas, menyebabkan banyak karyawan yang dirugikan. Untuk itu teliti sangat diperlukan dalam penghitungan gaji karyawan sehingga kesalahan dapat diminimalkan.
Cara Meminimalkan Salah Hitung Payroll
Meminimalkan kesalahan penghitungan karyawan dapat diminimalkan dengan beberapa tips berikut ini.
1. Bekerja Sesuai SOP
Kesalahan penghitungan gaji selain karena kurangnya ketelitian dalam penghitungan komponen gaji juga karena tidak mengikuti SOP kerja  yang sudah dibuat dalam penghitungan gaji karyawan.
Umumnya perusahaan membuat SOP dalam setiap bidang kerja sebagai pedoman dalam bekerja. Jika SOP ini dilanggar maka akibatnya akan dirasakan.
SOP penggajian karyawan umumnya mengatur tentang penghitungan gaji, pembuatan dan pendistribusian slip gaji sampai dengan pendistribusian gaji.
Dengan pedoman yang sudah ada akan membuat pekerjaan HRD menjadi lebih terstruktur dan meminimalkan kesalahan dalam penggajian karyawan.
2. Melakukan Double Checking
Double checking adalah salah satu hal yang juga dilakukan untuk meminimalkan kesalahan penggajian karyawan. Akan lebih baik jika checking dilakukan oleh orang yang berbeda sehingga lebih awas dan teliti.
Misalnya dalam sebuah perusahaan memiliki 2 HRD maka penghitungan dilakukan oleh HRD 1 dan checking dilakukan oleh HRD 2 atau sebaliknya.
3. Menggunakan Software Payroll
Salah satu cara yang paling mudah untuk mengurangi kesalahan dalam penghitungan gaji karyawan adalah menggunakan software payroll. Sebab software payroll digunakan secara otomatis untuk menghitung gaji karyawan dan terintegrasi dengan aplikasi absensi karyawan online.
Dengan begitu HRD tidak perlu meneliti satu persatu absensi karyawan perbulannya. HRD tidak perlu membuat laporan absensi pun penghitungan akan otomatis dilakukan sehingga HRD hanya perlu melakukan checking saja.
Sekarang ini software payroll sudah banyak tersebar di Indonesia yang bisa Anda gunakan. Umumnya berbayar dengan range biaya bulanan maupun mingguan.
Menggunakan software payroll juga bisa di atur nilai pajak, nilai potongan dan lain sebagainya.
Sudahkah Anda menggunakan beberapa cara di atas untuk meminimalkan kesalahan penghitungan penggajian karyawan?
Minimalkan Kesalahan Menggunakan Software Payroll Kantor Kita
Minimalkan kesalahan penggajian karyawan menggunakan software payroll dari Kantor Kita. Aplikasi HR yang membantu HRD mengelola administrasi karyawan dengan mudah. Termasuk absensi online, pembuatan laporan absensi, payroll dengan baik. Tersedia berbagai plugin yang mendukung kerja Kantor Kita menjadi lebih maksimal.
Kesimpulan
Kesalahan dalam bekerja memang sudah biasa namun jika kesalahan penghitungan gaji karyawan oleh HRD? Bagaimana jadinya?
Penghitungan gaji bisa diminimalkan dengan melakukan double checking sampai dengan penggunaan software payroll untuk memudahkan penghitungan gaji karyawan. Bagaimana dengan perusahaan Anda?
Baca Artikel : Payroll : Proses, Komponen dan Software Payroll
Sudahkah menggunakan software payroll untuk mengelola gaji karyawan? Atau masih menggunakan cara konvensional?
Apapun metode yang digunakan yang terpenting kesalahan penghitungan gaji bisa diminimalkan ya!
Sekian ulasan hari ini tentang kesalahan hitung payroll dan akibat salah hitung payroll untuk Anda, semoga bermanfaat!
