General Affair Di Perusahaan, Apasih Jobdesknya? – Salah satu bagian yang jarang ter-ekspos dan masih lingkup dari HRD adalah general affair. Jika banyak orang yang tidak bisa membedakan antara HRD dan personalia, banyak juga yang belum tahu bahwa di kantor ada tim general affair yang memiliki tugas khusus dengan pengadaan barang.
Barangkali kamu ingin melamar pekerjaan di bagian general affair, maka bisa banget mempelajari general affair dan mengetahui tugas jobdesk general affair dengan baik.
Seperti apasih tugas general affair di kantor? Mari kita bahas bersama di ulasan Kantor Kita hari ini.
Baca Artikel : Jangan Sampai Salah, Perbedaan HRD dan Personalia di Perusahaan
General Affair
General affair atau banyak disebut dengan istilah GA. Merupakan posisi yang cukup strategis di perusahaan. Dimana GA ini masih berada di bawah divisi HRD yang memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan barang operasional dan pengadaan barang.
Memang posisi GA ini kurang begitu diketahui oleh banyak orang, namun sebenarnya posisinya cukup strategis dan menjadi incaran untuk beberapa kalangan tertentu.
Namun memang dengan posisinya yang memiliki tanggung jawab besar ini, membuat kualifikasi untuk masuk di posisi ini cukup ketat dan berat.
Apa saja sih jobdesk general affair ini? Simak poin di bawah ini.
Jobdesk General Affair
Selanjutnya adalah Jobdesk general affair atau GA. Secara umum sebenarnya GA ini memiliki pekerjaan utama sebagai tim pengadaan barang di kantor. Namun secara lengkap juga mengurus tentang  pengelolaan barang.
1. Pengadaan Barang
Pengadaan barang di perusahaan dipegang oleh tim GA ini. Jika perusahaan perlu membeli alat kerja baru, mesin baru dan juga mendapatkan pengajuan pembelian dari staff lain maka tugas GA adalah mengurus pembelian sampai barang datang di lokasi.
Pengadaan barang untuk jenis barang kecil mungkin akan mudah dalam pembeliannya karena umumnya perusahaan sudah memiliki suplyer sendiri.
Namun untuk pembelian barang dalam bentuk besar atau barang yang penting maka diperlukan lelang dan lain sebagainya.
Semua ini di handle oleh tim GA perusahaan.
Baca : Dear HRD, Tinggalkan Cara Lama dengan Cara Modern dan Efisien
2. Perawatan Aset Perusahaan
Selain itu fungsi GA di perusahaan adalah untuk perawatan aset perusahaan. Perawatan ini berupa membuat inventaris barang, melakukan perbaikan dan perawatan pada barang yang perlu, juga dengan melakukan pemantauan rutin.
Jika perusahaan juga memiliki aset yang bisa disewakan maka ada GA juga yang mengatur barang agar selalu dalam kondisi yang baik.
3. Pembiayaan Operasional
Taukah kamu ternyata GA juga memiliki peran dalam mengurus pembiayaan operasional barang. Operasional barang ini termasuk biaya internet, listrik, air, pulsa dan kebutuhan tambahan lainya. GA perlu memastikan agar kebutuhan perusahaan selalu siap dan tidak sampai kehabisan.
4. Mengurus Pembiayaan Kerja Harian
Kerja harian seperti freelance maupun kerja part time, penggajiannya diurus oleh tim GA. Dimana karyawan ini bukan merupakan karyawan tetap sehingga urusan pembayaran kerjanya di Kelola oleh tim GA.
Nah itulah secara umum jobdesk general affair untuk perusahaan, tujuan utamanya untuk mengelola pengadaan barang di perusahaan namun lebih lengkapnya melakukan perawatan dan pengelolaan.
Kualifikasi General Affair
Ada beberapa kualifikasi untuk posisi general affair di perusahaan. Tidak semua orang cocok untuk kualifikasi ini karena bisa dikatakan kualifikasinya cukup tinggi terutama untuk para fresh graduate, apa saja sih kualifikasi untuk menjadi general affair di perusahaan?
1. Manajemen dan Administrasi
Salah satu hal yang wajib dikuasai oleh seseorang yang ingin masuk dalam posisi GA adalah kemampuan utama manajemen dan administrasi.
Sebab nantinya GA akan banyak bekerja dengan data, laporan, dokumen selama proses pengadaan barang. Jika tidak memiliki ilmu manajemen dan administasi dengan baik pastinya akan sulit untuk mengikuti flow pekerjaan.
Manajemen pengadaan barang mulai dari pengajuan, melakukan lelang, mencari suplyer, dan deal dengan barang tersebut merupakan hal yang perlu dikuasai.
Manajemen bermain dengan data, dana dan waktu sehingga memang perlu kualifikasi yang ketat soal ini.
Sedangkan administrasi GA berupa laporan, pengajuan dana, sampai dengan pengelolaan tanda bukti dan pengelolaan inventaris perusahaan dengan baik.
Walau sekarang memang banyak software atau sistem online yang membantu namun GA perlu siap dengan cara pengelolaannya.
2. Teknologi
Skill menggunakan teknologi merupakan skill yang wajib dikuasai Sekarang ini terutama untuk generasi milenial juga generasi Z yang banyak menggunakan teknologi.
Sekarang sudah ada banyak aplikasi hr yang bisa membantu pekerjaan HRD termasuk tim GA dalam menyelesaikan tugas administrasinya. Dengan adanya teknologi ini tentunya pengerjaan lebih mudah dan efisien.
3. Komunikasi
Bekerja dengan banyak orang dari berbagai kalangan pastinya membuat tim GA perlu memiliki skill komunikasi yang baik.
Skill dalam berpendapat, public speaking dan juga skill beradaptasi dengan berbagai kalangan.
Walau terlihat cukup sepele, sebenarnya skill komunikasi ini menjadi dasar dari tim GA agar bisa bekerja dengan baik.
Tim GA nantinya bekerja dengan banyak orang dari berbagai kelas atau tingkatan sehingga jika tidak memiliki skill menyesuaikan diri maka pekerjaan akan terasa berat.
4. Problem Solving
Yang terakhir adalah kemampuan untuk menyelesaikan permasalahan. Sepertinya hampir seluruh pekerjaan perlu memiliki skill problem solving ini, termasuk untuk tim GA. Ada banyak kendala dan masalah yang terjadi dalam dunia pengelolaan dan pengadaan barang dengan skill problem solving yang baik maka akan membuat tim GA lebih mudah dalam menangani masalah yang ada di kalangan tersebut.
Nah itulah kualifiasi general affair di perusahaan. Kamu bisa memahami dan mencocokkan diri kamu dengan kualifikasi yang dibutuhkan.
Key Performance Indikator (KPI) General Affair Â
Seperti yang kita tahu setiap job desk memiliki penilaian tersendiri. Penilaian tersebut melingkupi beberapa kriteria.
Dalam soal Key Performance indikator (backlink kpi), bagaimana sih KPI dari general affair ini? Apa sajakah kriteria penilaian dari performa general affair?
- Perlengkapan penyediaan barang di perusahaan
- Pengelolaan aset berupa pendataan barang inventaris
- Tingkat kepuasan terhadap tim GA
- Laporan pertanggungjawaban
Jadi bisa dipahami bahwa KPI dari General Affair melingkupi pengadaan kebutuhan barang di kantor seperti di atas. Tidak lupa juga pengelolaan barang di dalamnya.
Tertarik di Posisi General Affair?
Itulah beberapa penjelasan tentang general affair di perusahaan mulai dari definisi, jobdesk general affair sampai dengan KPI general affair. Tanggung jawan dari GA ini memang cenderung berat sehingga dalam proses kualifikasi memerlukan penilaian yang ketat.
Baca : Keuntungan Menggunakan Laporan Absensi Online untuk Mempermudah Kerja HRD
Mudahkan GA dengan Teknologi
Untuk perusahaan atau HRD, sekarang ini sangat perlu mendukung kerja tim HR menggunakan teknologi. Salah satu teknologi yang bisa digunakan adalah software HRIS Indonesia dari Kantor Kita. Aplikasi HR yang memberikan banyak fitur untuk mendukung kinerja tim HR lebih efisien dan optimal.
Sistem HR dalam Kantor Kita meliputi:
- Aplikasi absensi online
- Sistem cuti dan izin online
- Payroll
- Laporan absensi online
- Plugin (Hitung BPJS otomatis – Inventaris barang)
Dengan menggunakan aplikasi HR dari Kantor Kita urusan pekerjaan jadi lebih mudah dan cepat. Hasilnya lebih optimal.
Anda bisa mencoba layanan Kantor Kita dengan cara mengikuti free trial selama 15 hari. Silahkan coba plugin dan semua fiturnya.
Segera daftar layanan Kantor Kita, jika ingin menghubungi tim CS Kantor Kita bisa dengan mudah cek di Kontak Kantor Kita.
Baiklah, inilah penjelasan tentang General Affair dari Kantor Kita, semoga bermafaat!
