Contoh Form Reimbursement Perusahaan –Â Reimbursement atau reimburse adalah salah satu layanan yang diberikan perusahaan untuk karyawan. Dimana perusahaan melakukan penggantian uang kepada karyawan yang menggunakan uang pribadinya untuk kegiatan kerja.
Untuk mendapatkan pergantian uang ini, karyawan perlu mengajukan reimbursement kepada perusahaan. Dimana pengajuan ini menggunakan formulir khusus, yaitu form reimbursement perusahaan. Jadi karyawan hanya perlu mengisi pengajuan formulir reimbursement untuk kemudian bisa di klaim langsung kepada karyawan.
Berikut adalah form reimbursemen perusahaan kegunaan dan contohnya.
Pengajuan Reimbursement
Tidak semua bentuk pembayaran untuk urusan kerja bisa di reimbursement. Di perusahaan sendiri umumnya akan mengatur urusan reimbursement ini. Apasaja dan bagaimana cara klaimnya. Namun untuk di perusahaan secara umum reimbursement dibagi menjadi beberapa hal seperti reimbursemen kerja dinas, reimbursemen operasional dan juga reimbursemen biaya Kesehatan.
Jadi untuk Anda yang menggunakan uang pribadi untuk keperluan perusahaan, misalnya kegiatan operasional dan lain sebagainya, memiliki hak untuk mengajukan reimbursement. Sehingga tidak menggunakan uang pribadi untuk kepentingan perusahaan.
1. Biaya Operasional
Biaya operasional masuk untuk karyawan yang menggunakan uangnya untuk kebutuhan kerja sehari-hari. Sehingga kebutuhan ini masuk tanggungan kantor namun untuk sementara menggunakan uang pribadi karyawan.
Hal ini banyak terjadi di perusahaan terutama untuk ketika kegiatan WFH karyawan. Misalnya biaya pulsa untuk telepon selular kantor, biaya membeli alat tulis dan lain sebagainya. Jadi banyaknya kebutuhan untuk kegiatan operasional ini bisa direimburse di kantor.
2. Biaya Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas adalah salah satu kepentingan untuk perusahaan. Secara umum perusahaan memberikan biaya akomodasi karyawan untuk melancarkan perjalanan dinas, namun jika ada kebutuhan mendadak atau di luar perhitungan maka karyawan bisa sementara menggunakan biaya sendiri yang nantinya bisa direimburse di perusahaan.
Misalnya ketika karyawan menggunakan uang pribadinya untuk kepentingan transportasi selama perjalanan dinas, atau juga biaya tambahan lain yang diperlukan selama perjalanan dinas, semua tanggungan menyangkut pekerjaan ini bisa di reimburse.
3. Biaya Kesehatan
Tidak banyak perusahaan yang memberikan biaya Kesehatan untuk karyawan karena memang sudah disediakan BPJS Kesehatan. Namun biaya Kesehatan ini juga bisa diberikan untuk karyawan. Di saat yang tidak menentu karena Covid-19 ini juga banyak perusahaan yang memberikan biaya perawatan Kesehatan. Jadi perusahaan juga membantu karyawan agar tetap sejahtera dan mendapatkan kemudahan dalam kesehatannya.
Jadi untuk proses reimbursement untuk perusahaan bisa mengcover beberapa kebutuhan dalam pekerjaan. Sehingga tidak perlu takut menggunakan biaya pribadi untuk kebutuhan kerja.
Alur Proses Reimbursement
Untuk melakukan reimbursement, tidak langsung mengajukan dan langsung mendapatkan gantinya, namun perlu mengikuti alur reimbursement.
Figure 1 alur proses reimbursement
Alur proses reimbursement ini juga sesuai dengan aturan dari masing-masing karyawan. Bisa jadi alur di atas kurang sesuai dan berbeda dengan perusahaan lainya.
Nah jadi bagaimana dengan alur proses reimbursement yang ada di perusahaan Anda?
Contoh Form Reimbursement Perusahaan
Berikut adalah beberapa contoh pengisian form reimbursement dari perusahaan untuk karyawan. Form reimbursement bisa menggunakan media cetak untuk kemudian dikumpulkan Kembali ke perusahaan.
Selain menggunakan format seperti di atas, perusahaan juga bisa menggunakan contoh formulir seperti di bawah ini.
Itulah beberapa contoh formulir reimbursement dari Kantor Kita, ada banyak format yang bisa digunakan untuk membuat formulir reimbursement untuk perusahaan masing-masing.
Kendala yang Banyak Terjadi dengan Proses Reimbursement
Namun untuk pengajuan reimbursement cetak seperti ini memiliki banyak kendala untuk pelaksanaannya. Misalnya alur proses yang lama juga kecurangan yang sering terjadi.
1. Alur Proses Lama
Proses reimbursement cukup membuat karyawan malas dan bahkan diabaikan jika pengeluaran dalam jumlah kecil karena proses reimbursement yang cukup menyita waktu dan alurnya terlalu ribet.
Seperti yang kita ketahui proses reimbursement mulai dari pengajuan sampai akhirnya cair untuk karyawan tersebut.
Ini menjadi masalah atau PR untuk perusahaan karena sulitnya alur proses reimburse yang cukup lama. Untuk karyawan ini tidak efektif sehingga mengganggu bahkan menjadi kendala tersendiri untuk karyawan.
2. Bukti Hilang, Reimburse Tidak Terlaksana
Selain memiliki waktu yang lama, proses reimburse juga cukup ketat karena berhubungan dengan keuangan. Jika bukti reimburse hilang maka proses reimbursement tidak bisa dilakukan. Apalagi bukti harus asli dari awalnya sehingga membuat karyawan harus menjaga bukti dengan baik.
3. Pencairan Membutuhkan Waktu
Alur proses lama, pengajuan menyita waktu belum lagi dengan proses pencairan. Dimana karyawan harus menunggu sampai uang dicairkan. Untuk kondisi tertentu hal ini akan membuat karyawan terganggu apalagi ketika uang segera dibutuhkan.
Hal ini bisa diminimalkan dengan proses pengajuan yang diperpendek dan proses pemeriksaan yang segera namun tetap diteliti.
Kendala dalam bekerja termasuk proses reimbursement ini pasti ada, namun alangkah lebih baiknya jika di minimalkan agar tidak mengganggu produktifitas kerja karyawan.
Kelola Reimbursement dengan Baik Menggunakan Aplikasi Kantor Kita
Kelola reimbursemen secara online agar prosesnya lebih mudah dan cepat menggunakan aplikasi Kantor Kita. Aplikasi hris yang mengelola urusan absensi karyawan lengkap dengan fitur lainya, mulai dari pengelolaan cuti/izin, reimbursement, payroll karyawan dan laporan keuangan.
Reimbursemen online untuk karyawan sangat efektif digunakan untuk perusahaan yang menerapkan WFH karyawan. Sehingga tidak perlu pengajuan fisik, bisa dari perangkat masing-masing dan reimbursement bisa di setujui.
Proses reimbursemen lebih praktis, cepat dan aman. Karyawan tidak perlu menunggu lama untuk proses reimburse pun bukti pembayaran cukup aman.
Urusan reimburse dan kelola karyawan dengan mudah hanya dari satu aplikasi. Hemat waktu dan efektif digunakan.
Daftar Kantor Kita atau cek demo Kantor Kita gratis selama 15 hari dengan free trial. Selamat mencoba!
