Cara Mengelola Pertemuan Rapat | Di dunia kerja, rapat adalah salah satu agenda rutin yang perlu dijalankan dengan baik. Meeting atau rapat ini umumnya sudah menjadi agenda mingguan atau bulanan per divisi. Sehingga hal ini bukan menjadi hal yang asing lagi untuk karyawan. Tujuan dilakukanya rapat cukup bermacam-macam. Mulai dari perencanaan project, evaluasi sampai dengan monitoring progres kerja.
Dalam meeting kantor ini umumnya ada beberapa orang yang memiliki fungsi untuk menjaga kelancaran jalannya meeting, diantaranya adalah pemimpin rapat, peserta rapat juga notulen untuk mencatat hasil rapat. Yang terpenting dari rapat di kantor adalah berjalan dengan kondusif sehingga semua hasil rapat dapat dipahami dengan baik oleh peserta rapat.
Untuk mencapai rapat yang kondusif perlu usaha mengelola pertemuan rapat dengan baik. Bagaimana sih pertemuan rapat yang baik? mari kita bahas bersama di ulasan hari ini.
Pertemuan Rapat di Dunia Kerja
Rapat adalah berkumpulnya dua orang atau lebih untuk memutuskan dan mendiskusikan sesuatu agar tujuan dapat tercapai. Rapat juga menjadi media komunikasi tatap muka yang sering dilakukan oleh organisasi atau perusahaan. Dalam penyelenggaraan meeting atau rapat, pemimpin rapat memiliki tanggung jawab untuk kelancaran berjalannya rapat mulai dari awal sampai rapat selesai.
Di dunia kerja, rapat dibagi menjadi beberapa jenis, diantaranya adalah :
1. One in One Meeting
One in one meeting bisa dikatakan dengan rapat berdua saja yang umum antara karyawan dengan atasannya. One in one meeting ini umum dilakukan di perusahaan. Jadi ketika kamu diminta meeting berdua saja dengan atasan, jangan kaget ya!
One in one meeting ini bisa membahas hal yang cukup privat atau juga bahasan lingkup kecil sehingga hanya dilakukan berdua saja.
Selain membahas mengenai performa kerja atau kesulitan yang dialami karyawan, one in one juga umum membahas mengenai kenaikan gaji, penawaran sampai dengan counter offer ketika kamu akan resign.
2. Rapat Kerja
Seperti yang dituliskan di atas, rapat kerja adalah hal yang umum dilakukan di waktu tertentu. Rapat kerja dihadiri oleh banyak peserta dan bahasannya cenderung lebih luas sehingga menghadirkan banyak peserta di dalamnya. Rapat kerja banyak membahas mengenai progress kerja sampai dengan evaluasi bersama.
3. Brainstorming
Brainstorming juga merupakan salah satu jenis rapat yang dilakukan untuk tujuan pemecahan masalah atau mendapatkan ide baru. Pastinya kamu sudah tidak asing lagi ketika berkumpul rapat dengan rekan kerja dan tujuannya adalah pemecahan masalah juga pengambilan langkah ke depan.
Pemecahan masalah bersama ini membantu karyawan lebih kreatif mencari solusi juga peserta rapat bisa melihat pemikiran dari berbagai sudut pandang.
4. Annual Meeting
Annual meeting adalah salah satu jenis meeting yang dilakukan rutin per tahunnya. Dilakukan meeting ini untuk evaluasi dan membuat rencana ke depan. Rapat wajib ini diharapkan bisa memberi rencana ke depan yang lebih baik daripada tahun-tahun sebelumnya. Jadi tidak heran jika annual meeting diikuti banyak ketua divisi juga membutuhkan waktu yang panjang.
Itulah beberapa jenis rapat yang dilakukan di dunia kerja. Ada banyak jenisnya yang dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan karyawan.
Mengelola Pertemuan Rapat
Untuk mengelola pertemuan rapat ada hal hal yang perlu diperhatikan dan dipersiapkan agar rapat dapat berjalan dengan lancar:
1. Menentukan Topik yang Akan Dibicarakan
Membuat agenda dan susunan acara saat rapat merupakan hal penting. Dalam pembuatan agenda dapat menentukan permasalahan dan topik yang akan dibicarakan. Menentukan topik yang akan dibicarakan ini membuat jalannya rapat lebih tersistem dengan baik. Apa yang ingin disampaikan juga cukup jelas sehingga ketika rapat dimulai bisa langsung masuk ke intinya.
2. Mempersiapkan Tempat Rapat
Sebelum membuat undangan maka bisa dipastikan terlebih dahulu tempat yang akan digunakan sebagai pertemuan agar informasi yang disampaikan dalam undangan nanti sudah tepat. Untuk menentukan tempat rapat bisa dilihat dari ventilasi udara, kapasitas ruangan, cahaya dan tidak terlalu panas agar peserta juga bisa nyaman.
Pastikan juga fasilitas tempat rapatnya memadai seperti stop kontak, LCD, Proyektor, Lampu dan jumlah kursi juga meja sesuai dengan peserta rapat.
3. Membuat Undangan dan Menentukan Peserta
Dari topik yang dibicarakan maka sudah dapat menentukan siapa saja peserta atau pihak berkepentingan yang akan diundang saat pertemuan atau rapat. Setelah itu bisa membuat surat undangan sebagai pemberitahuan dan informasi pertemuan yang berisi tempat rapat, waktu rapat dan topik yang akan dibahas.
4. Membuat Daftar Hadir
Daftar hadir diperlukan untuk melihat jumlah peserta yang hadir dan tidak hadir, serta mengetahui berapa banyak jumlah kursi dan konsumsi yang perlu dipersiapkan. Namun sebenarnya untuk kegiatan rapat kecil hanya beberapa karyawan saja tidak perlu menggunakan daftar hadir karena sudah bisa diamati siapa saja yang datang.
5. Menyiapkan Bahan dan Perlengkapan Rapat
Sebelum rapat maka bahan seperti notulen atau hasil rapat sebelumnya perlu dipersiapkan. Selain itu perlu juga mempersiapkan perlengkapannya seperti layar proyektor, whiteboard, penghapus, spidol, sound system, blocknote, ballpoint dan laptop.
Jadi itulah beberapa hal yang perlu disiapkan untuk menjalankan rapat supaya lancar. Namun yang perlu diperhatikan dalam rapat adalah sudah jelas siapa pemimpin rapat, notulen dan juga persiapan perlengkapannya sehingga rapat bisa tersistem dengan baik.
Menyusun Notula untuk Rapat
Notula adalah catatan atau laporan tertulis yang berisikan hal, pembahasan dan keputusan dalam proses kegiatan rapat berlangsung. Ada dua bentuk notula yaitu notula harfiah dan notula rangkuman. Notula harfiah merupakan catatan semua pembicaraan yang lengkap selama proses rapat tanpa menambah kata dan mengurangi kata. Sedangkan notula rangkuman hanya berisi catatan ringkas atau pokok pokok yang dibahas saat rapat.
Dalam pembuatan notula biasanya ada seseorang yang bertugas untuk menulis dan mencatat yang disebut notulis. Untuk membuat notula, notulis perlu memperhatikan hal berikut:
1. Susunan Notula
Dalam pembuatan notula, susunannya perlu diperhatikan agar hasilnya dapat tersusun dengan sistematis dan rapi. Hal yang perlu diperhatikan saat menyusun notula yaitu:
- Topik yang dibahas saat rapat
- Hari, tanggal dan waktu acara dilaksanakan
- Tempat acara berlangsung
- Daftar hadir yang sudah ditandatangani perlu dilampirkan
- Penulisan notula perlu ditulis pembicaranya
a. Isi Notula
Isi dari notula adalah hal hal pokok yang dibicarakan dan dianggap penting, apabila pembicaraan keluar dari topik rapat maka notulis tidak perlu menulisnya. Isi dalam notulen antara lain:
- Waktu dibukanya rapat
- Pihak yang berkaitan pada saat acara
- Tujuan diadakannya rapat atau pertemuan
- Masukan masukan untuk keputusan
- Kata pembuka
- Waktu penutupan acara
b. Bagian Akhir Notulen
Walaupun ada di bagian akhir, kedudukan dan pengertiannya sangat penting. Susunan pada bagian akhir notula yaitu:
- Tanda tangan
- Nama jabatan
- Nama pejabat, pangkat serta NIP
Untuk penandatanganan diisi oleh tanda tangan dari pihak yang bertanggung jawab untuk berjalannya kegiatan tersebut, biasanya notula ditandatangani oleh sekretaris, ketua rapat, wakil ketua maupun notulis.
2. Contoh Notulen Rapat
3. Fungsi Notula
Notula merupakan bagian yang penting dan harus ada saat rapat untuk itulah kenapa dalam setiap rapat diperlukan seseorang yang bertugas sebagai notula. Berikut adalah fungsi notula:
- Sebagai alat dokumentasi
- Sebagai sumber informasi
- Sebagai pedoman untuk pertemuan berikutnya
- Sebagai peninjau dari keputusan rapat
Untuk selanjutnya hasil pencatatan rapat sebarkan kepada seluruh peserta rapat agar bisa dipahami dengan baik jadi tidak berhenti pada satu rapat dan pada satu orang saja.
Kesimpulan
Rapat bisa berjalan baik karena ada banyak orang yang andil di dalamnya, seperti pemimpin rapat sampai dengan notulen rapat. Di dunia kerja sendiri ada berbagai jenis rapat yang banyak dilakukan mulai dari one in one meeting sampai dengan rapat informal. Semua rapat perlu dipersiapkan, semua rapat perlu memiliki tujuan intinya sehingga bisa berjalan dengan baik.
Nah itulah penjelasan tentang rapat di dunia kerja dan bagaimana cara mengelola pertemuan rapatnya. Jadi untuk kamu yang sedang membaca ulasan ini bisa mendapatkan ilmu baru untuk mengelola rapat di kantor.
Untuk Anda yang membutuhkan aplikasi HR untuk kegiatan kantor bisa menggunakan software HR Indonesia Kantor Kita. Dengan fitur utama aplikasi absensi karyawan dan didukung dengan laporan absensi juga payroll dan sistem absensi face recognition juga GPS.
Aplikasi absensi online terbaik dengan harga yang aman untuk kantong UMKM sampai dengan enterprise. Aplikasi absensi karyawan bisa lebih mudah, pengelolaan pun lebih efisien dan cepat!
Cek Kantor Kita lebih dalam bersama tim marketing Kantor Kita. Langsung daftar kantor kita dan coba free trial selama 15 hari untuk semua fitur. Anda juga bisa mengagendakan meeting privat dengan tim kami 🙂
Sekian ulasan hari ini tentang cara mengelola pertemuan rapat, semoga bermanfaat!
