Pentingnya Melakukan Analisis Beban Kerja Karyawan — Beban kerja karyawan adalah salah satu hal yang perlu dipertimbangkan atau diperiksa dengan baik oleh karyawan. Dimana beban kerja yang berlebihan akan memberikan dampak yang tidak bagus untuk karyawan. Begitu juga untuk beban kerja yang kurang, akan membuat proses kerja kurang efektif.
Beban kerja karyawan perlu ditinjau secara berkala dan dilakukan penyesuaian. Peninjauan dilakukan dengan cara analisa beban kerja. Di ulasan hari ini kita akan fokus pada ulasan analisis beban kerja dan hal yang harus diperhatikan di dalamnya.
Harga Software HRD Perusahaan : Mulai dari Rp 10.000
Analisis Beban Kerja
Analisis beban kerja adalah kegiatan mengidentifikasi, memahami dan mengevaluasi tugas dan tanggung jawab tim atau karyawan selama bekerja. Analisis beban kerja perlu dilakukan untuk memastikan tugas dan tanggungjawab tersebut mampu dikerjakan dengan baik oleh karyawan. Sehingga tugas-tugas dapat diselesaikan secara efisien.
Dengan begitu tidak ada karyawan maupun tim yang memiliki beban kerja berlebih maupun kurang, karena sudah melalui proses evaluasi dan penyesuaian. Proses analisis beban kerja dilakukan dengan mengetahui rincian tugas karyawan, penggunaan waktu dan juga sumber daya yang terlibat didalamnya.
Baca juga : KPI (Key Performance Indikator) Karyawan : Definisi & Fungsi
Kenapa Analisis Beban Kerja Perlu Dilakukan?
Jika secara umum analisis beban kerja dilakukan untuk mengevaluasi kerja karyawan, maka secara detail analisis beban kerja ini dilakukan untuk keperluan penyesuaian SDM dari proses rekrutmen kerja sampai dengan pelatihan kerja karyawan. Berikut detailnya
- Digunakan untuk dasar melakukan rekrutmen karyawan
- Digunakan sebagai dasar untuk melakukan penyesuaian jumlah tim dalam organisasi/ kelompok kerja
- Digunakan sebagai dasar untuk menentukan pencapaian karyawan sebelum karyawan naik pada posisi tertentu
- Dasar yang digunakan HRD untuk menambahkan pelatihan karyawan
Komponen yang Mempengaruhi Beban Kerja Karyawan
Setiap posisi memiliki beban kerja yang berbeda. Hal ini didasarkan pada banyak hal, diantaranya adalah
1. Kesulitan pekerjaan
Ada banyak komponen yang mempengaruhi beban kerja karyawan, salah satunya adalah tingkat kesulitan pekerjaan. Semakin besar kesulitan pekerjaan tersebut, maka akan beban kerja akan lebih tinggi.
Urusan tingkat kesulitan pekerjaan ini berhubungan dengan keterampilan dan pengetahuan yang dimiliki karyawan. Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dan juga stress karyawan.
2. Deadline
Hal yang mempengaruhi beban kerja karyawan selanjutnya adalah tenggat waktu selesai pekerjaan atau deadline. Dimana deadline ini mempengaruhi besarnya beban kerja karyawan.
Deadline membuat karyawan perlu memiliki manajemen waktu yang baik, prioritas dan juga menjaga kualitas waktu kerja karyawan.
3. Banyaknya pekerjaan
Jumlah pekerjaan memiliki pengaruh signifikan terhadap beban kerja karyawan. Semakin banyak pekerjaan yang harus dilakukan oleh seorang karyawan, semakin besar beban kerjanya. Namun, dampak jumlah pekerjaan terhadap beban kerja bukan hanya masalah kuantitas, tetapi juga terkait dengan faktor-faktor seperti waktu yang tersedia, kompleksitas tugas, dan kapasitas individu.
Banyaknya pekerjaan akan mempengaruhi tingkat overwork karyawan, kualitas atau fokus pekerjaan, peningkatan tingkat kesalahan dan juga work life balance karyawan.
4. Gangguan kerja
Gangguan kerja dapat memiliki dampak yang signifikan pada beban kerja karyawan. Gangguan kerja mengacu pada interupsi atau gangguan yang terjadi selama karyawan sedang bekerja. Ini dapat berupa panggilan telepon, pesan instan, pertemuan yang tidak terjadwal, atau hal-hal lain yang mengalihkan perhatian dari tugas yang sedang dikerjakan.
Dampak gangguan kerja pada beban kerja karyawan ada beberapa hal seperti gangguan fokus, penurunan kualitas pekerjaan, keterlambatan penyelesaian pekerjaan dan lain sebagainya.
5. Tanggungjawab
Karyawan yang memiliki posisi sebagai pemimpin dan karyawan biasa memiliki banyak perbedaan yang mempengaruhi beban kerja karyawan. Seorang pemimpin memiliki tanggung jawab lebih besar karena harus mengurus kepentingannya dan kepentingan karyawan lainya. Tentunya hal ini akan sangat mempengaruhi tingkatan beban kerja karyawan.
Baca juga : Kelelahan Bekerja : Akibat Dan Cara Mengatasinya
Cara Menghitung Beban Kerja Karyawan
Untuk bisa menghitung beban kerja karyawan, Anda bisa melakukan beberapa langkah berikut ini
1. Identifikasi jobdesk karyawan
Identifikasi job desk (deskripsi pekerjaan) karyawan adalah langkah penting dalam menghitung beban kerja mereka. Job desk adalah dokumen yang merinci tugas-tugas, tanggung jawab, dan kriteria kinerja yang diharapkan dari karyawan dalam peran mereka. Beberapa hal yang perlu diidentifikasi dari pekerjaan karyawan adalah
- Nama resmi dari posisi atau peran karyawan.
- Tugas dan tanggung jawab utama
- Kualifikasi pendidikan atau pengalaman
- Interaksi dan kolaborasi
- Ketersediaan sumber daya
- Pengaturan waktu
- Pelatihan dan pengembangan:
2. Identifikasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas
Identifikasi waktu kerja adalah langkah penting dalam menghitung beban kerja karyawan. Ini melibatkan pemahaman tentang berapa lama waktu yang dihabiskan oleh karyawan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang tercantum dalam job desk mereka. Beberapa komponen kerja yang perlu diketahui untuk menghitung beban kerja karyawan
- Waktu kerja standar : untuk mengetahui waktu kerja perminggu atau perhari karyawan
- Waktu kerja rutinan : menghitung waktu untuk menyelesaikan tugas pertugas karyawan
- Waktu tidak produktif : waktu luang yang dimiliki karyawan yang tidak digunakan secara efisien
3. Ketahui prioritas kerja karyawan
Mengetahui prioritas kerja karyawan merupakan langkah penting dalam menghitung beban kerja mereka dengan akurat. Prioritas membantu menentukan tugas-tugas mana yang harus diberikan perhatian lebih besar dan bagaimana alokasi waktu dan sumber daya harus dilakukan.
4. Menghitung total waktu kerja karyawan
Menghitung total waktu kerja karyawan adalah langkah penting dalam menghitung beban kerja mereka. Ini melibatkan mengumpulkan dan menjumlahkan waktu yang dihabiskan oleh karyawan untuk menjalankan tugas-tugas yang tercantum dalam job desk atau deskripsi pekerjaan mereka.
5. Mengidentifikasi overload dan un overload kerja karyawan
Setelah penghitungan semua komponen di atas, yang terakhir adalah mengidentifikasi apakah pekerjaan overload atau tidak overload (kurang beban kerja) untuk karyawan. Sehingga jika sudah mencapai kesimpulan ini, HRD sudah mengetahui langkah selanjutnya apakah perlu mengurangi atau menambahkan pekerjaan karyawan. Juga evaluasi lainya yang diperlukan karyawan.
Rekomendasi Software Absensi Terbaik : Kantor Kita
Jadi Sudahkah Anda Menganalisis Beban Kerja Karyawan?
Dalam menganalisis beban kerja karyawan, penting untuk memahami bahwa keseimbangan antara tugas dan kapasitas individu memiliki dampak signifikan terhadap kinerja dan kesejahteraan. Analisis ini mengungkapkan tugas-tugas yang memerlukan perhatian lebih, mengidentifikasi overload atau underload, dan memungkinkan penyesuaian yang tepat.
Dengan mengenal faktor-faktor yang mempengaruhi beban kerja, organisasi dapat menghindari stres berlebihan, meningkatkan produktivitas, dan mendukung pengembangan karyawan. Dengan memastikan tanggung jawab dan waktu terdistribusi secara efektif, perusahaan menciptakan lingkungan kerja yang seimbang dan berkontribusi pada kesuksesan jangka panjang baik bagi individu maupun organisasi.
Itulah penjelasan tentang Pentingnya Melakukan Analisis Beban Kerja Karyawan, semoga bermanfaat! Untuk membantu menganalisis beban kerja karyawan diperlukan identifikasi jam kerja. Anda dapat mengetahui jam kerja secara keseharian dengan Kantor Kita, software absensi karyawan yang memiliki paket lengkap mencatat kehadiran, menghitung jam kerja karyawan lengkap dengan payrollnya. Urusan cuti dan alpa juga aman dengan Kantor Kita.
Anda bisa mencoba demo Kantor Kita dalam layanan demo 15 hari free!
