Karyawan Sering Terlambat, Apa yang Harus Dilakukan Divisi HRD – Divisi HRD perusahaan memang punya tugas yang cukup kompleks, salah satunya memastikan karyawan masuk kantor tepat waktu sehingga jam kerja dapat digunakan semaksimal mungkin. Ketika ada yang terlambat, tentu harus dilakukan upaya antisipasi agar tidak menjadi kebiasaan.
Banyak alasan kenapa karyawan bisa terlambat masuk kerja, misalnya karena akses menuju lokasi kantor yang jauh dari rumahnya atau ada urusan lain mendesak yang tak bisa ditinggalkan. Tapi, selama semua sudah diatur secara gamblang oleh pihak perusahaan maka potensi keterlambatan bisa diminimalisir.
Berikut penjelasan sanksi karyawan sering terlambat dan penjelasannya.
Baca : Aplikasi Absensi Karyawan
Tugas HRD Mengatasi Karyawan Sering Terlambat
Ada beberapa tugas penting yang segera harus dilakukan divisi HRD, untuk mengatasi masalah keterlambatan karyawan. Sehingga tidak menjadi sebuah budaya yang efeknya akan merugikan perusahaan dan karyawan itu sendiri.
1. Konfirmasi Kondisi Karyawan
Jangan langsung marah dan memberikan sanksi, cobalah melakukan pendekatan kepada para karyawan tersebut dengan mengkonfirmasi alasan mereka sering terlambat. Bisa jadi karena ada masalah penting yang mengharuskannya terlambat, sehingga solusi yang diberikan dapat lebih tepat.
Memberikan hukuman keterlambatan secara langsung seperti denda maupun potongan gaji dinilai kurang manusiawi tanpa melihat kondisi karyawan terlebih dahulu. Karyawan bisa saja terkena musibah atau kendala berangkat sehingga datang terlambat. Untuk itulah kenapa karyawan perlu dikonfirmasi lagi keterlambatannya.
2. Buat Aturan yang Tepat
Setelah mengetahui alasan-alasan dan kondisi karyawan, selanjutnya membuat aturan yang tepat soal terlambat kerja. Mulai dari jam masuk yang wajib dipatuhi, bagaimana sistem untuk mengetahui kehadiran karyawan hingga sanksi bagi yang terlambat.
Misalnya perusahaan membuat waktu toleransi keterlambatan, memajukan batas waktu kehadiran juga waktu kepulangan dan lain sebagainya. Jika aturan dapat dijalankan dengan baik maka akan membantu perusahaan mendisiplinkan karyawan.
3. Terapkan Sistem Absensi
Salah satu faktor yang memungkinkan karyawan terlambat atau kurang efisien dalam penggunaan waktu adalah karena sistem absensi yang kurang tepat. Terkadang sistem absensi error maupun mesin absensi yang menyebabkan antrian menjadi satu alasan kenapa penggunaan waktu kurang efisien.
Mungkin selama ini sistem absensi belum berjalan dengan lancar, oleh karena itu tidak ada salahnya untuk menerapkan sistem absensi yang akurat. Misalnya penggunaan sistem aplikasi absensi online, dengan pengaturan yang jelas dan pemantauan yang dilakukan setiap saat. Karyawan tidak perlu antri setiap hari tapi langsung absen dari masing-masing perangkatnya.
Rekomendasi Produk : Aplikasi Absensi Mobile
4. Terapkan Punishment and Rewards
Memberikan sanksi bagi yang terlambat dan bagi yang selalu tepat waktu, sebagai efek jera dan pemicu semangat. Jika karyawan diterapkan sistem reward dan punishment maka karyawan akan berusaha tepat waktu. Sebab keterlambatannya akan membuatnya terkena hukuman sedangkankan ketertiban dalam absen akan membuatnya mendapatkan penghargaan atau bonus.
Baca Artikel Tentang Cara Menghindari 5 Kesalahan Ini untuk Mencegah Penurunan Kinerja Karyawan
Sanksi Karyawan Sering Terlambat
Berbagai sanksi bisa diberikan melalui Divisi HRD kepada karyawan yang sering terlambat, bisa disesuaikan dengan kebijakan dan SOP perusahaan. Diantaranya adalah:
1. Teguran
Bisa dimulai dengan memberikan teguran untuk karyawan tersebut, ketika keterlambatan dilakukan kurang dari tiga kali. Sebagai early warning kepada mereka agar tidak terlambat di hari-hari berikutnya.
2. Atasi Masalah Terlambat
Jika masalahnya berhubungan dengan teknis, misalnya absensi manual yang membuat karyawan mengantri untuk mengisi daftar hadir. Maka bisa diatasi dengan menggunakan sistem absensi yang lebih modern, misalnya dengan sistem sidik jari atau aplikasi absensi online.
3. Denda
Hukuman denda merupakan satu hal yang bisa diberikan kepada karyawan yang sering terlambat. Jika teguran sudah dilaksanakan namun karyawan tetap terlambat maka bisa diberikan sanksi pembayaran denda keterlambatan yang sudah disepakati dengan seluruh jajaran manajemen dan karyawan itu sendiri.
4. Potong Gaji
Ada juga sejumlah perusahaan yang menilai keterlambatan sebagai masalah yang sangat serius, ketika sudah menyangkut dengan performa perusahaan itu sendiri dan berimbas pada pencapaian target perusahaan.
Saksi potong gaji ini juga diperbolehkan asalkan tidak bertentangan dengan aturan yang berlalu, salah satunya Peraturan Pemerintah Nomor 3 tahun 2021.
Tips Agar Tidak Terlambat Kerja
Selain tugas HRD untuk mendisiplinkan karyawan yang suka terlambat, pegawai itu sendiri juga harus melakukan upaya sendiri agar tidak melulu terlambat tiba di kantor. Dimulai dengan memaksimalkan manajemen waktu, kalkulasikan jarak tempuh rumah ke kantor dan atur kapan bangun dan kapan harus berangkat.
Selanjutnya memaksimalkan koordinasi dengan pihak HRD, jika memang akan terlambat maka harus melakukan konfirmasi terlebih dahulu. Alhasil, keterlambatan tidak masuk kategori pelanggaran selama alasannya jelas dan bisa dipertanggungjawabkan.
Jangan abaikan keterlambatan karyawan ke kantor, segera atasi dengan memaksimalkan berbagai upaya dari divisi HRD untuk meminimalisir hal tersebut. Jika dibiarkan, tentu dampaknya tidak akan menguntungkan.
Baca Artikel Tentang Cara Meningkatkan Semangat Kerja Karyawan
Catat Kehadiran Karyawan Dengan Aplikasi Absensi Online
Ingin lebih mudah mencatat kehadiran karyawan? bisa menggunakan aplikasi absensi android dari Kantor Kita. Aplikasi absensi yang memudahkan karyawan untuk mencatat absensi tanpa antri. Lebih mudah dengan Kantor Kita dengan fitur HRD lengkap.
Coba fitur  aplikasi Kantor Kita free demo 15 hari gratis untuk mencoba semua fiturnya dan nikmati kenyamanannya. daftar demo Kantor Kita langsung saja di daftar Kantor Kita!
