Persiapan Sebelum Meeting Kantor – Meeting di kantor atau pertemuan rapat kantor adalah salah satu hal yang umum kita lakukan, ntah di jadwal setiap minggu atau bulan untuk memudahkan koordinasi dan presentasi laporan, meeting perlu dilakukan. Meeting kantor perlu dipersiapkan dengan baik agar apa yang ingin didiskusikan sampai dan pembahasan juga rundown meeting bisa terarah.

Baca Juga : Menu Pesan Siaran Di Aplikasi HRIS Kantor Kita 

Jangan sampai kamu menjadi pemimpin meeting namun bingung dengan jalannya meeting dan akhirnya tidak berjalan dengan baik. Untuk menghindari hal ini terjadi mari kita bahas persiapan sebelum meeting kantor.

Apa saja sih persiapan sebelum meeting kantor? Mari kita bahas bersama di ulasan berikut ini.

Jadwal Meeting Di Kantor

Meeting di kantor umumnya dilakukan berkala sesuai dengan jadwal yang umum dilakukan. Ada weekly meeting, ada monthly meeting juga meeting tahunan. Berdasarkan waktu yang berbeda-beda ini juga memiliki tujuan dan topik pembahasan yang berbeda pula.

1. Weekly Meeting

Weekly meeting adalah meeting rutinan yang dilakukan setiap minggunya. Umumnya weekly meeting dilakukan pada hari Senin atau opsi lain hari yang sudah ditentukan dengan peserta meeting dari tim/divisi masing-masing.  Sehingga weekly meeting hanya dalam lingkup kecil.

Jika meeting ini umumnya membahas tentang rencana kerja minggu yang berjalan juga evaluasi. Weekly meeting biasanya dilakukan secara rutin oleh posisi-posisi yang membutuhkan koordinasi intensif setiap harinya. Misalnya sales.

2.  Monthly Meeting

Monthly meeting adalah salah satu jadwal meeting bulanan yang sangat perlu dilakukan untuk mentracking hasil kerja setiap bulan dan rencana ke depan juga solusi yang akan diberikan.

Monthly meeting ini dilakukan bisa dengan peserta meeting yang besar misalnya dari kumpulan berbagai tim atau juga 1 atau 2 divisi.

Hasil kerja akan terlihat setelah berjalan beberapa minggu atau satu bulan sehingga tidak heran jika monthly meeting dilakukan untuk memonitor hasil kerja dan mencari solusi atas kendala-kendala yang banyak terjadi selama proses kerja.

3. Meeting Tahunan

Meeting tahunan adalah salah satu jenis meeting besar yang dilakukan pertahunnya. Meeting tahunan atau yearly meeting tidak hanya membahas tentang performa kerja beberapa divisi saja melainkan umum.

Tentunya meeting tahunan tidak hanya mengelola membicarakan tentang hal kecil lagi namun tentang penghasilan perusahaan, keuntungan, rencana kerja tahunan yang harus direalisasikan, pergerakan/performa perusahaan.

Evaluasi perusahaan perlu dilakukan agar bisa mengetahui kondisi dan posisi perusahaan. Apakah sesuai target, mundur dari target ataupun melangkah lebih banyak dari target.

Dari hasil meeting tahunan dapat diketahui langkah apa yang bisa diambil untuk ke depannya.

Ada beberapa jenis waktu meeting berdasarkan waktunya mulai dari mingguan sampai dengan tahunan. Namun jika kita ambil garis merahnya, semua meeting diperlukan untuk mengambil keputusan bersama juga mencari langkah terbaik untuk tim. Untuk itu persiapan meeting perlu dilakukan dengan maksmal.

Baca Artikel Tentang Menjadi Karyawan yang Berkualitas Untuk Perusahaan

Persiapan Sebelum Meeting Kantor

Dalam melaksanakan meeting ada beberapa persiapan agar meeting berjalan dengan baik dan lancar.

1. Pembahasan Meeting

Pembahasan meeting adalah salah satu hal utama yang harus ditentukan terlebih dahulu. Apa yang ingin disampaikan, apa yang ingin dibahas sehingga dalam pelaksanaan meetingnya nanti sudah ada garis besarnya. Pembahasan lain di luar yang sudah ditentukan bisa menjadi bahasan non prioritas.

Apakah akan membahas tentang kendala yang terjadi, apa hanya membahas tentang progress atau membahas tentang ide dan lainya. Semua inti pembahasan perlu ditentukan sehingga menjadi pembahasan meeting yang baik.

2. Peserta Meeting

Jika menemukan pembahasan yang akan dibuat bersama, maka kamu akan terbantu dengan menentukan siapa saja peserta meetingnya. Pastinya ia yang terlibat adalah ia yang memiliki tanggung jawab dengan pembahasan meeting.

Entah antar tim atau hanya penanggung jawab saja, peserta meeting bisa dicatat dan diberi undang meeting agar tidak sampai terlewat.

3. Materi Meeting

Materi meeting perlu di detailkan apa saja yang akan disampaikan. Semua data, laporan, catatan dan saran bisa masuk dalam materi meeting. Materi meeting ini lebih mendail daripada pembahasan utama. Tanpa ada data yang jelas meeting mungkin hanya membahas hal-hal yang ringan saja.

4. Notulensi

Jangan lupa untuk menunjuk satu notulensi yang akan mencatat semua isi meeting. Umumnya setiap tim bisa menunjuk notulensinya masing-masing atau seorang pemimpin meeting wajib menunjuk notulensi dalam setiap meeting yang akan dilaksanakan.

Notulensi tidak hanya menulis saja hasil meeting namun juga bertanggungjawab atas penyebaran hasil meeting juga pengumpulan dokumen. Jika sewaktu-waktu dokumen notulen dibutuhkan maka notulensi bisa mencarinya dengan mudah.

5. Cara Memimpin Rapat yang Baik

Publik speaking terlihat cukup sepele namun dalam prosesi meeting akan sangat dibutuhkan. Public speaking yang baik akan membantu pemimpin rapat lebih terlihat profesional dan membawa meeting berjalan dengan baik.

Sebab dalam meeting tidak hanya menyampaikan materi saja namun juga akan memimpin ketika ada saran, pertanyaan, masukan, kritik, menengahi kontra juga membuat keputusan bersama.

Sehingga seseorang dengan public speaking dan cara memimpin meeting yang baik akan membantu sebuah meeting berjalan dengan lancar.

Intinya persiapan meeting yang baik ini dimulai dari persiapan materi, persiapan peralatan meeting juga penyampaian materi meeting nantinya. Untuk itu kamu perlu persiapan hal ini sebaik mungkin.

Baca : Peralatan dan Perlengkapan Kantor Apa Sih yang Banyak Dibutuhkan?

Kesimpulan

Untuk menjalankan meeting yang lancar perlu persiapan yang baik. Tanpa ada persiapan, meeting berlangsung tanpa arahan dan tidak memiliki tujuan. Persiapan meeting perlu dilakukan sebelum dilaksanakan. Jangan lupa juga persiapan sarana yang digunakan untuk meeting sehingga untuk menyampaikan materi tidak ada gangguan teknis.

Nah itulah persiapan untuk membantu kamu dalam menyiapkan meeting sedangkan untuk membantu kamu mengelola kantor bisa menggunakan aplikasi perkantoran dari Kantor Kita. menyediakan software hris indonesia yang membantu mengelola absensi karyawan, rekapan absensi sampai dengan payroll.

Baiklah, sekian informasi hari ini, semoga bermanfaat!