Customer Service : Job Desk, Peran Dan Tips Menjadi CS Terbaik 

Customer Service : Job Desk, Peran Dan Tips Menjadi CS Terbaik – Customer service adalah salah satu hal yang sangat di perusahaan yang memberi layanan atau jasa. Kehadiran CS tidak bisa disepelekan karena menjadi penghubung antara pemberi layanan dan customer. Sehingga pusat informasi yang dibutuhkan customer dari layanan ada pada customer service ini. 

Nah untuk Anda yang ingin mencari CS untuk membantu komunikasi customer dengan perusahaan atau juga Anda yang ingin melamar kerja sebagai CS bisa mengikuti artikel ini sampai habis, karena akan membahas tentang job desk customer service sampai dengan tips menjadi CS terbaik untuk Anda. Berikut ulasan nya. 

Job desk Customer Service 

Customer Service/Layanan pelanggan akan selalu menjadi bagian dari perusahaan yang mengutamakan pelanggan dan calon pelanggan. Baik Anda bisnis yang menyediakan layanan offline atau online. Anda mungkin mengira pekerjaan mereka hanya menjawab pertanyaan dari pelanggan. Namun pada kenyataannya ada beberapa tanggung jawab dan  peran customer service yang perlu dimiliki secara keseluruhan. Apalagi saat ini toko online dan perusahaan banyak diminati oleh pelanggan. Tentu saja, tugas layanan pelanggan online juga harus diperhitungkan. 

Dalam menjalankan tugasnya, CS juga memiliki KPI Customer service yang sudah ditentukan oleh HRD. KPI cs ini sudah pernah kami bahas di KPI Customer Service berikut ini. 

Apa itu Customer Service / Layanan Pelanggan? 

Customer Service/Layanan pelanggan adalah profesi yang berhadapan dengan pelanggan. Baik itu layanan konsumen atau  keluhan dari pengguna produk atau layanan yang ditawarkan. Bukan hal yang aneh bagi Customer Service/Layanan pelanggan untuk menggambarkan berbagai layanan dan produk yang tersedia di dalam perusahaan. 

Oleh karena itu, untuk  menjadi Customer Service/Layanan pelanggan dibutuhkan kemampuan komunikasi yang baik. Membantu Anda menyelesaikan pekerjaan secara efektif dan efisien. Hal ini memungkinkan kami untuk menerima masukan dari konsumen dengan baik  sehingga kami dapat mengatasi masalah dengan baik dan memuaskan pelanggan kami.

Baca Juga : Kumpulan Tips Dunia Kerja yang Bermanfaat untuk Anda

Tanggung Jawab Dan Kewajiban Customer Service

Peran Customer Service/Layanan Pelanggan terkadang dianggap  sepele.  CS merupakan departemen yang berperan penting dalam proses pertahanan suatu perusahaan. Pasalnya, CS berhubungan langsung  dengan customer yang nantinya menjadi pelanggan apabila pelayanan dan jasa yang diberikan itu baik. 

Pada dasarnya, CS memiliki banyak peran dan fungsi  dalam  perusahaan. CS memiliki setidaknya dua fungsi utama. Memimpin hubungan baik antara customer dengan perusahaan dan menciptakan budaya perusahaan yang positif.

Peran Customer Service Dalam Bisnis

Membujuk konsumen untuk membeli produk ,Bukan hanya pekerjaan bagian marketing, tapi customer service juga harus bisa berkomunikasi dengan baik. Hal ini penting agar kata-kata yang mereka ucapkan dapat membuat konsumen  tertarik untuk membeli produk dan segera meningkatkan volume penjualan yang dapat dicapai perusahaan.

1. Sumber Informasi Produk Perusahaan 

Memberikan Informasi Produk yang Akurat. Selain menjual produk secara online, customer service juga harus dapat memberikan informasi produk yang akurat. Seorang pelanggan yang ingin membeli suatu produk pasti akan bertanya-tanya tentang kualitas dan informasi yang dikandungnya untuk memutuskan apakah produk tersebut layak atau tidak.

2. Menangani Keluhan Konsumen

Konsumen terkadang tidak  puas dengan kualitas produk yang diproduksi oleh toko online atau layanan yang diberikan oleh perusahaan. Anda akan secara otomatis menghubungi layanan pelanggan untuk mengajukan keluhan  sehingga kami dapat mengambil langkah yang tepat untuk menyelesaikan masalah Anda.

3. Identifikasi Kebutuhan Pelanggan

Selain menerima keluhan dan panggilan telepon, Anda harus menyadari apa  yang pelanggan Anda katakan kepada Anda. Oleh karena itu, customer service harus dapat mengetahui  apa yang menjadi kebutuhan pelanggan. Dengan cara ini, barang yang dijual secara online dapat didistribusikan dengan baik.

Baca Juga : Perbedaaan Marketing dan Sales

4. Catatan Proses Kontak Pelanggan

Setelah pelanggan mengkomunikasikan kebutuhan mereka akan layanan pelanggan, semua proses kontak harus direkam tanpa kecuali. Data ini sangat berguna untuk tim penjualan dan pemasaran yang ingin memperluas jangkauan bisnis belanja online mereka.

5. Deskripsi Proses Transaksi

Terakhir, customer service juga harus mampu menjelaskan secara memadai proses transaksi pembelian produk yang ditawarkan. Hal ini penting untuk menjaga pelanggan dari masalah. Ini sangat penting jika pelanggan berbelanja online untuk pertama kalinya dari situs web Anda.

Tantangan paling berat customer service adalah membangun hubungan yang baik dan erat dengan konsumen tanpa membeda-bedakan mereka apapun kondisinya. Dalam layanan pelanggan, penting agar konsumen merasa nyaman menggunakan layanan toko online Anda dan menjadi  pelanggan tetap.

Tips Menjadi Customer Service 

Jika  Anda adalah customer service sekarang atau ingin menjadi  customer service, kami telah mengumpulkan beberapa tips untuk memberikan layanan pelanggan yang baik dan dapat diandalkan yaitu:

1. Dapat Memberikan Respon Cepat

Pelanggan selalu menginginkan respon yang cepat, baik disaat mencari informasi atau mengajukan keluhan. Jika membutuhkan waktu lama untuk membalas, itu pasti membuang waktu berharga pelanggan. Jadi solusinya jadilah yang pertama membalas dan sampaikan agar pelanggan sabar menunggu  karena masih ada antrian sebelumnya. 

2. Komunikasi yang Baik 

Baik pelayanan online maupun offline,  CS harus bisa berkomunikasi dengan baik tanpa harus membawanya ke pelanggan. Bahasa yang digunakan harus santun, ramah, jelas dan mudah dipahami. Tujuannya adalah agar informasi yang diberikan dicatat dengan cara yang benar dan dapat dimengerti. 

3. Kemampuan Meyakinkan Pelanggan 

Kemampuan meyakinkan pelanggan adalah suatu keharusan bagi customer service. Tentu saja, untuk  meyakinkan pelanggan, perlu memiliki pengetahuan menyeluruh tentang produk yang akan dijual, menjaga komunikasi yang baik, dan menjalin transaksi komersial yang didukung oleh kata-kata yang menarik kepada pelanggan. Keterampilan ini sangat penting bagi Anda yang bekerja sebagai CS  online. 

4. Kuasai Produk 

Apa artinya jika customer service tidak mengecek produk yang dijual? Pelanggan yang menginginkannya membutuhkan klarifikasi lebih lanjut tentang produk yang mereka beli. solusi untuk Anda. CS harus belajar menguasai produk yang dijual terlebih dahulu agar customer yang bertanya tidak  bingung dengan deskripsi produk yang ditawarkan. 

5. Penanganan Pengaduan 

Customer Service harus menerima pengaduan konsumen setiap hari. Itu sudah tugas utama mereka, untuk mengatasi pengaduan konsumen dan itu  juga merupakan resiko CS. Ini memungkinkan keluhan diselesaikan dengan benar sampai solusi ditemukan. 

6. Pendengar yang Baik 

Sebagai perwakilan layanan pelanggan, Anda mendengarkan keluhan dan ejekan pelanggan, dan jika Anda beruntung, pujilah mereka. Sehebat apa pun CSnya, sama saja tidak mendengarkan keluhan pelanggan. Jangan menyela di tengah percakapan.

7. Sabar 

Ada beberapa tipe konsumen yang berbeda, ada yang tenang, ada  yang  marah.  Jadi trik untuk customer service adalah selalu bersabar dan tidak mudah terpancing emosi saat mendapatkan konsumen yang menyebalkan. 

Baca : Menu Pesan Siaran Di Aplikasi HRIS Kantor Kita 

Kesimpulan 

CS memiliki peran penting dalam perusahaan, dimana ia menjadi jembatan yang menghubungkan customer dengan perusahaan terkait pelayanannya. Customer service ini memiliki tanggung jawab membangun hubungan yang baik dengan customernya juga memenuhi kebutuhan customer dengan baik pula. Sangat penting memilih customer service yang sabar dan perhatian dimana ia bisa lebih mudah adaptasi dengan karir CS. 

Untuk membantu proses recruitment karyawan termasuk CS, HR bisa lho dibantu dengan software HRIS yang sekarang sudah bertebaran di Indonesia. salah satunya adalah aplikasi HR dari Kantor Kita. Dimana memiliki layanan lengkap untuk membantu administrasi karyawan sampai dengan payroll karyawan. 

Sekian ulasan dari Kantor Kita tentang Job desk CS hari ini, semoga bermanfaat!