Sudah Waktunya Beralih Ke Sistem Perkantoran Modern – Jika berbicara tentang perkantoran yang modern, kebanyakan orang pasti berpikir tentang gedung perkantoran yang besar, megah, bertingkat, atau yang sistem kegiatannya serba dengan komputer. Perkantoran modern merupakan bangunan yang digunakan untuk kegiatan perkantoran dengan struktur bangunan yang mengikuti zaman, menggunakan peralatan atau perlengkapan kantor yang berkualitas, memiliki pegawai atau sdm yang disiplin, profesional, efektif dan efisien.
Seiring berkembangnya zaman, perlu juga menerapkan manajemen perkantoran modern. Manajemen perkantoran yang modern artinya menerapkan sistem kegiatan kantor dengan memanfaatkan sikap, pikiran, dan teknologi modern atau terbaru agar sesuai dengan perkembangan zaman.
Kenapa Perlu Beralih ke Manajemen Kantor Modern?
Kemajuan teknologi mempengaruhi pekerjaan kantor seperti mengurangi penggunaan kertas dan kegiatan dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Dalam perkantoran modern, segala kegiatannya dilaksanakan atau dikerjakan dengan alat yang dapat membantu untuk mempermudah kinerja contohnya komputer, software yang dibutuhkan dan alat komunikasi yang memadai.
Teknologi sangat dibutuhkan untuk menjalankan aktivitas manajemen perkantoran modern. Dengan memanfaatkan teknologi segala transaksi atau kegiatan dapat dicatat, mempermudah dalam pengolahan data, sehingga memudahkan dalam pembentukan laporan.
Baca Artikel : Mengenal Tata Ruang Kantor dan Jenisnya
Bagaimana Cara Menerapkan Sistem Manajemen Perkantoran Modern
Untuk menjalankan sistem manajemen perkantoran yang modern, apa saja sih bagian yang perlu diperbaiki? berikut contoh kegiatannya.
1. Evaluasi Cara Kerja
Pastikan untuk melakukan analisa sistem kerja yang diterapkan apakah sudah efektif dan efisien. Efektifitas pekerjaan dari manajemen kantor bisa dilihat dari lama atau cepatnya waktu pengerjaan, hasil kerja dan kerja sama dalam anggota tim. Jika tugas mudah dan waktu perkiraan pengerjaan cepat selesai namun ternyata selesai lebih lama dari waktu perkiraan, maka kinerja perlu dievaluasi kembali. Karena manajemen yang baik memiliki dampak yang baik juga untuk kinerja karyawan.
2. Employe Gathering
Employee gathering atau kegiatan sharing rutinan dapat dilakukan secara berkala agar anggota tim dapat menyampaikan pendapat, keluh kesah maupun masukan terkait sistem yang diberlakukan dari sudut pandang mereka. Sehingga bisa diketahui untuk kedepan, baiknya manajemen seperti apa yang perlu diterapkan.
3. Periksa Perlengkapan dan Peralatan
Bisa dilihat dari apa saja yang digunakan karyawan untuk membantu atau mendukung pekerjaannya. Contohnya software yang digunakan, alat untuk berkomunikasi dan lainnya. Setiap peralatan yang digunakan dapat dievaluasi apakah sudah berguna dan berfungsi dengan baik atau belum.
4. Buat Alur Kerja
Agar manajemen dapat berjalan dengan maksimal, tentu saja alur kerja sangat diperlukan contohnya dengan membuat SOP kerja perusahaan. Dengan adanya alur kerja, karyawan tidak akan bingung saat mulai mengerjakan tugasnya dan apa yang perlu dilakukan setelah tugas tersebut sudah selesai.
Baca : 5 Teknologi yang Harus Dimiliki Pelaku Usaha Di Era Digital
Pelaksanaan Kerja Kantor Modern
Berikut adalah beberapa kegiatan penerapan sistem kerja modern
1. Memperoleh Informasi
Pada umumnya, bentuk informasi yang diterima atau diperoleh adalah panggilan telepon, faktur, pesan, ataupun surat.
2. Membagikan Informasi
Informasi yang dibagikan ada yang bersifat rutin dan bersifat khusus, untuk bentuk informasinya dapat diberikan secara lisan maupun tertulis. Contohnya laporan keuangan, instruksi, perkembangan dan sebagainya.
3. Mengatur Informasi
Informasi yang dikumpulkan biasanya bentuknya sudah tidak sama seperti waktu diterima. Karena data yang dikumpulkan diterima dari sumber yang berbeda jadi informasi perlu diatur dan dibuat dalam bentuk yang sesuai dengan laporan nantinya akan diberikan.
4. Merekam Informasi
Rekaman informasi dibuat dengan tujuan agar data informasi tersebut dapat segera disiapkan saat pihak lain memintanya. Beberapa rekaman informasi disimpan sesuai dengan kebutuhan manajemen yang menunjukan kegiatan transaksi dan negosiasi, contohnya pesanan, faktur, laporan keuangan, laporan stok dan lainnya.
5. Melindungi Aset
Aset yang dimiliki oleh perusahaan perlu disimpan dan dijaga dengan baik. Contohnya informasi yang didapat bisa disimpan dengan sistem arsip, mengamankan uang di bank atau brankas, menjaga atau merawat perabot dan perlengkapan kantor agar dapat digunakan secara optimal.
Itu dia penjelasan tentang manajemen perkantoran modern, mulai dari cara penerapan, fungsi dan perannya. Apakah perusahaan anda sudah menerapkan sistem manajemen perkantoran yang modern? Semoga yang disampaikan bermanfaat untuk anda.
Baca : Peralatan dan Perlengkapan Kantor Apa Sih yang Banyak Dibutuhkan?
Kesimpulan
Penerapan sistem perkantoran modern sekarang ini menjadi satu hal yang penting, perusahaan yang mengikuti perkembangan zaman dengan baik bisa lebih maksimal dalam bekerja. Pengembangan perusahaan ke arah modern menjadi salah satu hal yang perlu dilakukan dari waktu ke waktu. Misalnya pembaruan tata ruang kantor sampai dengan penggunaan aplikasi perkantoran akan lebih memudahkan dan memberikan efisiensi kepada karyawan.
Salah satu aplikasi perkantoran yang bisa digunakan untuk memberikan kemudahan dan efisiensi kepada karyawan adalah aplikasi absensi android dari Kantor Kita. Memberikan kemudahan berupa absensi online sampai dengan penghitungan payroll karyawan.
Agendakan zoom meeting dengan Kantor Kita juga nikmati demonya selama 15 hari free.
sekian informasi hari ini tentang penerapan sistem perkantoran modern, semoga bermanfaat!
