Struktur Organisasi di Perkantoran – Pengorganisasian merupakan salah satu dari lima fungsi manajemen yang berperan penting dalam pencapaian tujuan perusahaan. Fungsi dari pengorganisasian dapat menentukan agar organisasi dapat mengoptimalkan penggunaan sumber dayanya secara efisien.
Organisasi adalah suatu sistem kerjasama antar kelompok orang demi mencapai tujuan yang sudah disepakati bersama. Arti dari pengorganisasian adalah proses penetapan struktur peran melalui aktivitas dan penugasan kelompok, baik secara vertikal maupun horizontal dalam struktur organisasi.
Prinsip organisasi merupakan hal penting bagi perusahaan atau organisasi. Prinsip akan menghasilkan keefisienan dalam penggunaan sumber daya perusahaan, khususnya sumber daya keuangan dan manusia.
Fungsi Struktur Organisasi di Perkantoran
Struktur organisasi perusahaan menjadi sangat penting karena beberapa fungsinya. Berikut adalah beberapa fungsi struktur organisasi:
1. Memberikan Uraian Tugas yang Jelas
Deskripsi tugas yang ada dalam sebuah struktur organisasi dapat membantu seluruh pihak yang terkait didalamnya baik atasan maupun bawahan. Untuk seorang atasan, deskripsi tugas bawahannya sangat membantu atasan dalam melakukan pengendalian dan pengawasan apabila sewaktu waktu ada pekerjaan yang tidak sesuai dengan yang ada di uraian. Sedangkan untuk bawahan, deskripsi yang jelas membantu mereka dalam berkonsentrasi untuk melaksanakan tugas yang dibebankan.
2. Menjelaskan Kedudukan
Jika nama karyawan tercantum dalam struktur organisasi, ini dapat mempermudah mereka dalam mengkoordinasikan hubungan dan kedudukannya dengan pekerjaan yang dipercayakan untuk mereka. Hal ini dibutuhkan untuk menghindari miss komunikasi.
3. Memperjelas Tanggung Jawab
Memiliki struktur organisasi yang jelas mempermudah anggotanya dalam mengetahui tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan oleh atasan.
Baca Artikel : Sistem Manajemen SDM yang Baik
Prinsip Membuat Struktur Organisasi
Ada beberapa prinsip yang bisa digunakan untuk membuat struktur organisasi di perkantoran. Diantaranya adalah
1. Spesialisasi Pekerjaan
Perlu diperhatikan ketika menentukan pekerjaan kepada anggota tim, tugas pekerjaan perlu dibagi dan diberikan kepada masing masing anggota tim sesuai dengan skill nya. Namun hal ini juga akan membuat jenuh, sehingga solusinya juga bisa dengan memberikan pekerjaan secara variatif kepada anggota tim. Jadi anggota tim dapat bertukar pikiran dan pengalaman dengan skill nya masing masing.
2. Departementalisasi
Unsur departementalisasi merupakan dampak dari pengelompokan pekerjaan yang serupa dalam satu departemen. Contohnya administrasi yang berhubungan surat menyurat dapat dikelompokan ke bagian tata usaha, yang berhubungan dengan data karyawan dapat dikelompokan ke bagian kepegawaian, yang berhubungan dengan keuangan dapat dikelompokan ke bagian keuangan, dan yang berhubungan dengan penjualan barang dapat dikelompokan ke bagian pemasaran.
3. Rantai Komando
Unsur dari rantai komando berkaitan dengan penanggung jawab pekerjaan, yaitu kepada siapa hasil pekerjaan dilaporkan. Ada dua unsur yang menjelaskan rantai komando, yaitu otoritas dan kesatuan perintah.
Namun dengan seiring berkembangnya teknologi prinsip rantai komando dengan unsur otoritas dan kesatuan perintah menjadi kurang relevan diberlakukan di perusahaan karena untuk berkomunikasi dengan atasan staff sudah bisa menggunakan email. Tetapi unsur ini masih menjadi standar pemberlakukan pada militer dalam penyusunan struktur organisasi.
4. Pengambilan Keputusan
Unsur sentralisasi dan desentralisasi berkaitan dengan peran pengambilan keputusan. Jika keputusan diambil oleh pimpinan maka organisasi tersebut menggunakan sistem sentralisasi. Namun jika keputusan diambil oleh karyawan yang sudah ditunjuk pimpinan untuk bertanggung jawab maka organisasi tersebut menggunakan sistem desentralisasi.
Menggunakan cara desentralisasi, tindakan dalam penyelesaian masalah dapat dilakukan dengan cepat, banyak orang yang terlibat didalamnya dan karyawan lebih merasa menjadi bagian dalam organisasi.
Baca : Tips Memudahkan Pekerjaan Dengan Software Canggih Dan Murah
Membuat Struktur Organisasi di Perkantoran
Secara garis besar, pengertian dari struktur organisasi adalah suatu garis hierarki yang berisi berbagai komponen yang menyusun perusahaan mulai dari jabatan, peran, dan pembagian tugasnya. Agar sistem kerjasama berjalan dengan baik maka diperlukan pembagian tugas, wewenang, kewajiban dan tanggung jawab setiap orang di dalamnya.
Melakukan sistem pembagian menciptakan struktur organisasi yang baik dan lebih tertata. Struktur organisasi juga memiliki rincian mengenai pembagian tugas dan aktivitas kerja yang berkaitan satu sama lain. Walaupun nantinya ada pergantian anggota tim atau ada pergantian personil, jika memiliki struktur organisasi yang jelas dan mapan maka organisasi tetap akan berjalan dengan stabil. Dalam menentukan struktur organisasi perlu memperhatikan beberapa hal penting, yaitu:
- Spesialisasi, apabila jenis pekerjaannya berbeda, maka tugas dan tanggung jawabnya pun berbeda.
- Standarisasi, perlu prosedur yang teratur untuk aktivitas atau pekerjaan tertentu.
- Koordinasi, perlu adanya kerjasama antar setiap bagian.
- Mekanisme pengambilan keputusan, dengan cara sentralisasi atau dengan desentralisasi.
- Unit kerja, menentukan jumlah orang yang bertanggung jawab dalam menangani suatu jenis pekerjaan.
Contoh struktur organisasi di perkantoran sudah pernah kita buat yang bisa Anda pahami di ulasan contoh struktur organisasi di perkantoran ini
Tugas Dan Tanggung Jawab Personil
Dalam organisasi, pasti ada personil kantor yang bertanggung jawab dengan masing masing pekerjaannya. Namun berdasarkan cakupan pekerjaan, terdapat beberapa tugas dan tanggung jawab personil kantor, yaitu:
- Kantor Satuan Kerja Kecil
- Kepala Kantor
Kepala kantor memiliki tanggung jawab untuk memastikan seluruh kegiatan kantor terselenggara dengan baik dan lancar - Kepala Arsip
Kepala arsip memiliki tanggung jawab untuk mencatat dan menyimpan dokumen penting atau surat masuk dan keluar. - Pembuat Surat
Pembuat surat memiliki tanggung jawab dalam pembuatan konsep surat yang akan dikeluarkan. - Resepsionis
Resepsionis atau penerima tamu bertanggung jawab dalam menerima telpon dan pelayanan tamu. - Kasir/Petugas Keuangan
Keuangan memiliki tanggung jawab dalam pembukuan atau laporan keuangan dan pengelolaan kas.
2. Kantor Satuan Kerja Besar
- Direktur
Direktur memiliki tugas dan tanggung jawab dalam memantau kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, membagi tugas, mengatur mekanisme dan perlengkapan kerja. - Sekretaris
Sekretaris memiliki tugas dan tanggung jawab dalam membuat jadwal dan agenda pimpinan, serta surat keluar. - Administrator
Administrator perusahaan memiliki tugas dan tanggung jawab dalam mencatat dan menyimpan surat masuk/keluar, serta urusan arsip dan kepegawaian. - Keuangan
Bagian keuangan memiliki tugas dan tanggung jawab dalam mengelola keuangan, membuat laporan keuangan dan mengatur alur kas masuk/keluar. - Penerima Tamu
Resepsionis atau penerima tamu memiliki tugas dan tanggung jawab dalam melayani telepon, dan menerima tamu yang memiliki kepentingan dengan kantor.
Baca Artikel Tentang Cara Kelola SDM sekaligus Inventaris dengan Software HRIS
Kesimpulan
Struktur organisasi di perkantoran sangat diperlukan untuk memperjelas posisi di perusahaan. Semakin jelas posisi karyawan maka tanggungjawab yang harus diampu juga jelas. Dengan begitu nantinya ia akan berkoordinasi dengan siapa saja dan terhubung dengan siapa saja juga lebih mudah dipahami. Pentingnya struktur organisasi, hal ini akan terus diperlukan untuk perusahaan.
Nah itulah penjelasan tentang struktur organisasi perusahaan semoga bermanfaat! Jika Anda memerlukan layanan software HRIS Indonesia untuk mengelola karyawan, bisa banget menggunakan aplikasi HR dari Kantor Kita.
Menyediakan layanan yang cukup lengkap untuk absensi karyawan online sampai dengan payroll karyawan. Untuk berlangganan dengan Kantor Kita Anda hanya membutuhkan daftar saja, dan nikmati free trial selama 15 hari gratis. Privat zoom tentang penggunaan Kantor Kita juga sangat terbuka sekali untuk Anda!
Sekian ulasan hari ini, semoga bermanfaat!
