Cara Mengelola Dana Kas Kecil

Cara Mengelola Dana Kas Kecil – Apapun bisnis dan usahanya, perusahaan besar atau UMKM tentu saja manajemen keuangan sangat penting untuk dilakukan. Dalam operasional perusahaan pasti sering membutuhkan dana untuk kebutuhan rutin sehari hari dalam jumlah yang kecil. Contohnya seperti konsumsi, alat tulis kantor atau kebutuhan kantor lainnya.  Maka dari itu perusahaan harus memiliki sejumlah uang yang disebut dengan kas kecil.

Baca Artikel Tentang : Aplikasi HR, Tujuan Penggunaan dan Manfaatnya

Kas Kecil merupakan sejumlah dana yang sudah disiapkan oleh perusahaan yang digunakan untuk pengeluaran rutin dengan jumlah kecil. Di perusahaan kas kecil biasanya digunakan untuk pembelian alat tulis kantor, konsumsi rapat, transportasi klien dan lainnya. Jumlah dana kas kecil yang ditetapkan oleh setiap perusahaan pun berbeda sesuai dengan kebutuhannya. Saat mengeluarkan dana sebagai kas kecil, perusahaan menetapkan terlebih dahulu nilai kas kecilnya sesuai pembayaran yang dikeluarkan dalam jangka waktu tertentu.

Alur Mengelola Dana Kas Kecil Untuk Perusahaan?

Bagaimana sih cara mengelola dana kas kecil untuk perusahaan? apa saja yang perlu dilakukan agar dana kas bisa lancar? mari kita bahas di ulasan berikut ini.

1. Menetapkan Saldo

Sejak awal pembuatannya pihak manajemen sudah  diminta menetapkan saldo untuk dana kas kecil yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan dalam jangka waktu tertentu. Besaran saldo ini pastinya ditentukan berdasarkan kebutuhan perusahaan/kantor. Juga penetapan ini didasarkan pada penghitungan RAB (Rencana Anggaran Biaya) sehingga dana kas tidak akan terlalu banyak atau juga terlalu kecil. Namun cukup digunakan untuk memenuhi keperluan operasional kantor.

2. Menentukan Pengelola Kas Kecil

Karena pengelolaan kas kecil rutin maka tidak semua orang bisa melakukannya, harus ada orang yang bertanggung jawab untuk pengelolaannya yang disebut kasir kas kecil. Apabila sudah menunjuk pengelola sebaiknya pihak manajemen juga memberikan training untuk arahan prosedur pengelolaan kas kecil. Kriteria yang diperlukan seperti:

1. Jujur
2. Konsisten
3. Memahami dasar dasar akuntansi
4. Menguasai program MS. Office seperti excel
5. Dapat menghandle transaksi yang dilakukan

Sehingga nantinya karyawan yang membutuhkan biaya operasional akan langsung berhubungan dengan bendahara operasional ini. Untuk di perusahaan kecil mungkin ada satu bagian keuangan yang mengurus masalah dana kas kecil ini.

Sedangkan di perusahaan besar tentunya ada tim keuangan profesional yang bisa meng-handle seluruh kebutuhan perusahaan termasuk pengelolaan dana operasional atau kas kecil ini.

3. Pengisian Saldo

Setelah ditentukan, selanjutnya pihak keuangan menarik dana dari bank untuk pengisian dana kas kecil dan setelah itu diberikan kepada kasir kas kecil. Untuk bukti penerimaan, kasir kas kecil perlu menghitung kembali dana dan menandatangani tanda terima. Jika saldo hampir habis sebelum jangka waktu yang diperkirakan, kasir kas kecil perlu mengajukan permohonan untuk pengisian kembali dana kepada bagian keuangan.

4. Penggunaan Dana Kas Kecil

Pengelola kas kecil hanya boleh melakukan pembayaran untuk permohonan pembelian yang sudah disetujui oleh bagian keuangan. Kegiatan transaksi bisa dicatat oleh pengelola di jurnal. Tentu saja dalam penggunaan kas kecil ini dilakukan dengan hati-hati dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pembayaran keuangan juga pastinya perlu bukti tertulis berupa nota, kwitansi, bukti transfer dan lainnya.

Jadi datangnya kas kecil tidak hanya langsung ada begitu saja, melainkan melalui beberapa tahapan di atas. Jumlah kas kecil juga bukan ditentukan berdasarkan keinginan melainkan dari kebutuhan perusahaan.

Metode Mengelola Kas Kecil

Untuk pengelolaan kas kecil ada dua metode yang dapat digunakan, diantaranya adalah metode tetap dan metode tidak tetap :

1. Metode Tidak Tetap atau Fluctuating System

Sistem ini dikenal dengan nama sistem saldo berubah ubah. Fluctuating system adalah sistem atau metode yang digunakan untuk mencatat kas kecil yang jumlahnya berubah menyesuaikan dengan kebutuhan. Jika menggunakan metode ini maka jumlah dana juga harus disesuaikan dengan kebutuhan, maka dari itu nilainya terus berubah.

Ciri ciri Fluctuating System:

• Bukti transaksi pengeluaran dicatat pada jurnal buku kas kecil
• Nilai dana berubah ubah mengikuti kebutuhan penggunaan
• Pengisian dana dicatat di debit akun kas kecil

Prosedur Penyelenggaraannya Sebagai Berikut:

• Jumlah dana yang diisi kembali disesuaikan dengan jumlah keperlukan
• Transaksi pengeluaran dicatat dengan mengkredit akun kas kecil, sehingga terjadi fluktuasi pada saldo
• Pembentukan dan dicatat dengan mendebit akun kas kecil

Baca Artikel : Cara Menghitung Depresiasi Aset yang Tepat

2. Metode Tetap atau Imprest System

Mengelola dana kas kecil dengan metode saldo tetap merupakan metode pembukuan yang digunakan untuk mencatat kas kecil dengan jumlah rekening yang selalu sama. Artinya dana yang ditambahkan jumlahnya sama dengan jumlah pengeluaran yang dibayarkan. Jadi setiap ada pengeluaran pengelola dana kas kecil tidak langsung mencatat, namun hanya mengumpulkan nota atau bukti transaksi pengeluaran saja.

Ciri-ciri Imprest System yaitu:

• Pengisian dana kas kecil dengan penarikan cek yang jumlahnya sama dengan jumlah dana yang digunakan sebelumnya
• Pihak pengelola kas kecil mengumpulkan bukti penggunaan dana seperti nota atau bukti transaksi.

Prosedur Penyelenggaraannya Sebagai Berikut:

• Saldo tidak boleh berubah dari yang sudah ditetapkan sebelumnya, kecuali ada kesepakatan untuk dikurangi atau dinaikkan
• Pengisian kembali jumlah dana kas kecil sesuai dengan jumlah nominal bukti transaksi yang sudah dikumpulkan
• Pembentukan dana dilakukan dengan cek
• Pengeluaran dana tidak dicatat di jurnal atau pembukuan.

Contoh Kas Kecil Untuk Perusahaan

Kenapa Perusahaan Perlu Kas Kecil?

Kehadiran kas kecil perusahaan adalah hal yang penting dimiliki. Apa saja sih pentingnya memiliki kas kecil serta pengelolaannya yang baik untuk perusahaan?

Komponen Dokumen Yang Dibutuhkan Dalam Kas Kecil

1. Cek
2. Permohonan pengeluaran kas kecil
3. Permohonan pengisian kembali dana kas kecil
4. Bukti kas keluar
5. Bukti pengeluaran kas

Nah itu dia informasi tentang kas kecil dan cara mengelolanya. Jika ingin menerapkan manajemen keuangan yang tepat, penting untuk memperhatikan unsurnya.

Baca Juga : Manajemen Payroll Untuk Bisnis Kecil Menengah

Kesimpulan

Mengelola dana kas kecil di perusahaan untuk operasional adalah salah satu hal yang perlu dilakukan. Agar kebutuhan operasional berjalan dengan baik. Untuk itu semua perusahaan menjaga agar flow cash berjalan dengan baik.

Untuk Anda yang memerlukan software HRIS Indonesia untuk membantu mengelola administrasi karyawan dengan baik bisa memilih aplikasi absensi online dari Kantor Kita. aplikasi HR yang memiliki fitur lengkap dan membantu HR bekerja lebih mudah.

sekian ulasan hari ini tentang Cara Mengelola Dana Kas Kecil semoga bermanfaat!