Arsip Perusahaan : Pengelolaan dan Macam Jenis Arsip – Arsip adalah catatan atau informasi kegiatan dengan macam macam bentuk yang dibuat oleh organisasi, perorangan atau lembaga dalam pelaksanaan kegiatan. Selain itu, arsip juga dapat dijabarkan sebagai naskah yang diterima dan dibuat oleh lembaga pemerintah, instansi dan perorangan sebagai sumber informasi yang berhubungan dengan masa lampau atau masa yang akan datang.
Penting untuk kita semua mengetahui nilai guna dan sifat arsip, begitu juga dengan cara mengelola dan menggunakannya dengan benar agar arsip bisa aman, teratur dan terjaga dengan baik. Berikut informasi mengenai jenis arsip, yang perlu Anda ketahui
Pengarsipan adalah
Pengarsipan adalah salah satu upaya untuk mengelola sebuah dokumen agar terjaga kondisinya. Dokumen ini diarsipkan karena dianggap masih memiliki fungsi penting dan dibutuhkan untuk waktu yang akan datang.
Pengarsipan di perusahaan dilakukan oleh tenaga administrasi yang selain membantu perusahaan mengelola kegiatan administrasi operasional juga dibutuhkan untuk kegiatan pengarsipan dokumen.
Dengan metode pengarsipan yang baik, maka perusahaan bisa memanfaatkan dokumen-dokumen tersebut dengan baik pula. Meminimalkan dokumen penting rusak dan juga meminimalkan dokumen penting hilang.
Sebab kita tahu sendiri, jika di perusahaan memiliki banyak jenis dokumen yang harus dijaga dan dipelihara untuk keperluan masa depan. Untuk itulah arsip perusahaan perlu dikelola.
Pentingnya Pengelolaan Arsip Perusahaan
Ada banyak hal yang kita dapatkan dari pengelolaan arsip perusahaan. Diantaranya adalah
Jenis-Jenis Arsip
berikut adalah jenis-jenis arsip yang mungkin saja belum kita pahami dengan baik. Dengan mengetahui jenis arsipnya dengan baik maka cara penyimpanannya pun juga akan berjalan dengan baik pula.
1. Berdasarkan Isi atau Subjek
- Arsip kepegawaian, misalnya: Resume pegawai, surat lamaran pegawai, rekaman prestasi, daftar absen pegawai.
- Daftar pendidikan, misalnya: fotocopy ijazah, surat tAnda mahasiswa dsb
- Arsip keuangan, misalnya: Daftar gaji,slip gaji karyawan , nota pembelian, bukti bayar, laporan keuangan, invoice pembayaran
- Arsip pemasaran, misalnya: Surat penawaran, daftar harga, daftar pelanggan, surat perjanjian penjualan, surat pesanan.
2. Berdasarkan Bentuk Fisik
- Arsip berupa file, contohnya: Rekaman pita kaset, video kaset, micro film, flash disk, hard disk dan lainnya.
- Arsip lembaran, contohnya: Warkat, kwitansi, dokumen laporan, cek, foto, sertifikat tanah, surat kontrak dan jenis surat lainnya.
3. Berdasarkan Keaslian
- Arsip salinan
Arsip salinan adalah dokumen duplikat dari arsip asli yang memiliki kemiripan dan kesesuaian dengan dokumen asli, penduplikatan arsip asli bisa dengan scan atau dengan fotocopy. - Arsip asli
Arsip asli adalah dokumen yang dibuat langsung dengan ketikan, tAnda tangan langsung, dicetak dengan printer dan legalisasi asli. - Arsip tembusan
Arsip tembusan adalah dokumen yang dibuat bersama dengan dokumen asli namun ditujukan kepada pihak selain penerima dokumen asli.
4. Berdasarkan Masalah
- Personal Record
Arsip yang memiliki hubungan dengan masalah kepegawaian.
Contoh: Surat keputusan, surat kontrak pegawai, surat lamaran dan CV. - Production Record
Arsip yang berhubungan dengan produksi.
Contoh: Dokumen yang berisi tentang jenis dan kualitas barang, bahan baku dan alat atau mesin yang digunakan. - Financial Record
Arsip yang berhubungan tentang masalah dan catatan keuangan.
Contoh: Invoice, cek, kwitansi, giro dan kartu kredit. - Sales record
Arsip yang berisikan dengan masalah penjualan.
Contoh: Data penjualan, data pembeli dan distributor. - Inventory Record
Arsip yang memiliki hubungan dengan inventarisasi barang.
Contoh: harga barang, merek, ukuran dan jumlah barang.
5. Berdasarkan Sifat
- Arsip Rahasia
Berisikan dokume n yang hanya boleh dilihat oleh orang tertentu saja
Contoh: Hasil penilaian atau evaluasi pegawai - Arsip Sangat Penting
Arsip yang berisikan dokumen penting yang dapat menjadi pengingat atau memiliki nilai sejarah.
Contoh: Hasil penelitian, naskah proklamasi - Arsip Vital (penting)
Arsip yang berhubungan dengan masa yang akan datang atau masa lalu.
Contoh: Surat kontrak dan surat perjanjian. - Arsip Biasa
Arsip yang penting yang sudah tidak berguna lagi karena informasi dari arsip tersebut sudah berlalu.
Contoh: Surat tagihan, surat lamaran kerja. - Arsip Tidak Penting
Berisikan dokumen yang hanya memiliki kegunaan untuk informasi.
Contoh: Surat pemberitahuan dan surat undangan.
6. Berdasarkan Kepemilikan
- Instansi Swasta
a. Arsip Sentral
Arsip yang penyimpanannya terpusat pada satu bagian atau tempat.
b. Arsip Unit
Arsip yang penyimpanannya ada di setiap bagian organisasi.
c. Lembaga Pemerintah
d. Arsip Nasional Daerah
Arsip nasional yang disimpan di setiap ibu kota daerah (DKI Jakarta dan Daerah Istimewa Yogyakarta).
e. Arsip Nasional Republik Indonesia
Arsip yang disimpan di pusat ibukota negara.
7. Berdasarkan Fungsi
- Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan untuk perencanaan dan penyelenggaraan administrasi negara secara langsung. Arsip statis memiliki nilai guna kesejarahan dan permanen yang dikelola langsung oleh lembaga kearsipan. - Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara dan perencanaan secara langsung. Arsip dinamis disimpan selama jangka waktu tertentu dan juga dibagi menjadi 3 jenis yaitu: Arsip aktif, merupakan arsip yang sering digunakan untuk keberlangsungan kerja dengan frekuensi pengguaan yang tinggi.
Contoh: Daftar hadir atau absen. Arsip inaktif, merupakan arsip yang sangat jarang digunakan salam pekerjaan sehari hari. Contoh: Piagam dan rapot. Arsip semi aktif, merupakan arsip yang penggunaannya tidak sering namun terkadang masih diperlukan.
8. Berdasarkan Sisi Hukum
- Arsip tidak autentik
Merupakan dokumen atau arsip yang tidak memiliki tAnda tangan basah asli menggunakan tinta. - Arsip autentik
Merupakan dokumen yang didalamnya disertai tAnda tangan basah dengan tinta asli. Dengan hal ini dokumen tersebut memiliki legalitas dan hukum yang sah.
Bagaimana Cara Mengelola Arsip Perusahaan?
Bagaimana sih cara mengelola arsip di perusahaan? apakah hanya disimpan saja atau memerlukan perlakuan lainya?
1. Pencatatan Dokumen Arsip
Pengelolaan dokumen untuk pengarsipan diawali dengan pencatatan dokumen yang akan diarsipkan. Pencatatan ini untuk memudahkan proses pencarian dan juga sebagai bukti historis penyimpanan dokumen. Jika hanya disimpan tidak dicatat, kita tidak akan bisa mengetahui dokumen apa saja yang disimpan.
| No | Nama Dokumen | Jenis Dokumen | Tanggal Disimpan | Lokasi Penyimpanan | Urgensi Dokumen |
| 507 | surat keputusan | SK | 15 Juli 2022 | Lokasi IX | B |
| 506 | surat kontrak | dokumen bisnis | 16 juli 2022 | Lokasi I | A |
Contoh Pencatatan Dokumen Arsip
Pencatatan ini juga bisa menggunakan kode yang dipakati untuk menjaga kerahasiaan pencatatan dokumen.
2. Penggandaan Dokumen
Dokumen yang sudah dicatat untuk kemudian perlu digandakan, hal ini untuk mencadangkan dokumen. Pun sekarang ini penggandaan dokumen bisa secara digital sehingga bisa digandakan dengan lebih aman.
3. Menyiapkan Media Penyimpanan yang Sesuai
Penyimpanan dokumen dengan jumlah yang banyak pastinya perlu media penyimpanan yang besar. Baik itu ruang arsip maupun disk komputer/cloud besar. Jika menggunakan ruangan untuk media penyimpanan arsip maka gunakan ruangan yang tepat yang memiliki ventilasi, pencahayaan yang pas dan anti lembab. Jika menggunakan drive tertentu maka pastikan aman dan memiliki kapasitas yang cukup.
4. Mengelompokan Arsip
Pengelompokkan arsip juga sangat dibutuhkan untuk membantu mencari arsip agar lebih mudah karena semua terkumpul sesuai dengan jenis dokumennya. Jika sudah dikelompokkan maka ketika mencari arsipnya tidak akan lagi memeriksa satu per satu.
5. Perawatan Arsip
Selanjutnya adalah perawatan arsip yang dilakukan untuk menjaga kondisi dan kualitas arsip tetap bagus. Perawatan arsip dilakukan dengan penataan arsip, memeriksa kondisi arsip, memperbaiki arsip jika rusak, mengkondisikan media penyimpanan agar tetap aman untuk arsip dan lain sebagainya.
Kesimpulan
Pengarsipan untuk perusahaan sangat penting dilakukan sebagai upaya untuk menjaga kondisi dokumen di perusahaan tetap terjaga dan terawat. Pengarsipan tidak hanya dilakukan dengan menjaga kualitas arsip saja melainkan juga untuk pencarian arsip bisa lebih mudah.
Sekarang ini juga sudah banyak aplikasi perkantoran yang membantu Anda dalam hal pengarsipan dokumen.
Kalau untuk mengelola karyawan dan administrasi HR bisa banget menggunakan Kantor Kita software HR Indonesia.
Aplikasi HR yang banyak digunakan untuk mengelola administrasi terutama masalah absensi karyawan juga payroll.
Kantor Kita fitur lengkap untuk pengelolaan absensi online, laporan absensi juga payroll dan fitur administrasi lainya.
Jika ingin mencoba banyak fitur lengkap Kantor Kita bisa mencoba Kantor Kita dengan melakukan Daftar Kantor Kita atau juga melakukan free zoom meeting dengan tim marketing Kantor Kita!
Sekian ulasan tentang Arsip Perusahaan : Pengelolaan dan Macam Jenis Arsip untuk Anda, semoga bermanfaat!
