Pengelolaan Administrasi Perkantoran – Administrasi perkantoran adalah salah satu hal yang harus ada dalam perusahaan. Administrasi menjadi satu bagian penting yang tidak dapat dihapuskan dalam organisasi. Mengatur tentang pembuatan dokumen, surat menyurat sampai dengan pengarsipan surat dan lainya.
Dengan tugasnya yang cukup strategis, membuat administrasi menjadi salah satu posisi yang banyak dibutuhkan didunia kerja. Bahkan dengan hadirnya teknologi aplikasi perkantoran yang cukup masif sekarang ini, tidak menutupi banyaknya kebutuhan administrasi di perkantoran.
Mari kita bahas bersama administrasi perkantoran di ulasan hari ini.
Administrasi
Sebelum masuk ke pembahasan, alangkah lebih baik jika kita belajar apa itu administrasi. Administrasi adalah pengelolaan dan kegiatan yang dilakukan secara terstruktur untuk mencapai tujuan bersama.
Administrasi juga dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu 1) Administrasi Negara Kegiatan administrasi yang berkaitan dengan kepentingan publik dan masyarakat. Dalam kehidupan sehari-hari administrasi negara ini dipahami dengan arti pemerintahan. 2) Administrasi Niaga kegiatan administrasi yang berkaitan dengan ke-niagaan, biasa dilakukan oleh manajer bisnis atau perusahaan.
Baca Tentang Cara Memilih Software Hris Indonesia Yang Tepat Untuk Perusahaan
3) Administrasi Perkantoran yaitu Kegiatan administrasi perkantoran biasanya dilakukan di dalam lingkup perkantoran yang biasanya meliputi personalia, pencatatan, distribusi barang, dan keuangan. 4) Administrasi Keuangan yaitu Kegiatan administrasi yang berkaitan dengan keuangan, contohnya perencanaan keuangan dan laporan keuangan.
Disini kita akan membahas mengenai administrasi perkantoran atau administrasi perusahaan. Cek pembahasanya di poin selanjutnya.
Administrasi Perkantoran
Setiap perusahaan pasti melakukan kegiatan administrasi. Administrasi perusahaan adalah manajemen kantor yang meliputi pengawasan dan perencanaan agar tujuan kantor dan pegawai terpenuhi.
Lalu siapa yang melakukan kegiatan administrasi tersebut? Biasanya Admin atau administrator dalam perusahaan memiliki tanggung jawab untuk mengelola administrasi kantor dengan baik.
Tujuan Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran bertujuan agar tujuan perusahaan dapat tercapai secara efisien dan efektif. Selain hal tersebut, berikut tujuan dari administrasi perusahaan:
1. Menyediakan Informasi dan Data yang Lengkap
Administrasi di kantor juga berperan dalam penyimpanan database data perusahaan atau biasa kita kenal dengan sebutan bank data. Dimana semua dokumen administratif perusahaan akan diolah sampai diarsipkan oleh tenaga administrasi.
Jika data dapat diolah dengan baik dan dikelola dengan baik pula maka akan membantu perusahaan memiliki bank data yang berkualitas dan tertata.
2. Memastikan Prosedur dapat Terlaksana dengan Baik
Pelaksanaan prosedur kerja juga sangat berhubungan dengan administrasi perusahaan. Dengan struktur administratif yang lancar dan teratur maka alur kerja bisa tersistem.
Hal yang paling mudah contohnya adalah jika Anda ingin melakukan cuti. Maka prosedur yang harus dilakukan berupa pengajuan izin cuti >> mengisi form cuti >> menunggu persetujuan >> keputusan didapatkan. Pengajuan cuti sampai dengan pengisian form cuti merupakan salah satu hal yang bersifat administratif dan dibutuhkan dalam dunia kerja.
Jika alur yang bersifat administratif ini dilakukan maka perusahaan bisa berjalan teratur.
3. Melakukan Pengawasan dan Evaluasi Kerja Terhadap Pegawai Agar dapat Bekerja dengan Baik
Administrasi perusahaan juga berguna untuk bahan pengawasan atau monitoring karyawan di perusahaan. Kelompok administrasi yang digunakan untuk pengawasan ini misalnya
- Laporan penjualan
- Laporan harian/mingguan/bulanan
- Laporan kegiatan
- Absensi karyawan
- SOP kerja
Dan lain sebagainya.
Administrasi seperti di atas menjadi satu bukti tertulis dari kinerja karyawan yang digunakan untuk berbagai kepentingan perusahaan kedepannya.
4. Menciptakan Sistem Administrasi dan Tata Usaha yang Cermat
Pengelolaan administrasi perkantoran yang baik membuat semua aspek administrasi di perusahaan berjalan baik pula. Satu pengelolaan administrasi diterapkan dalam bidang satu maka bidang lainya juga bisa mengikuti sistem administrasi yang rapi dan terstruktur.
Pengelolaan Administrasi Perkantoran Dengan Baik
Agar kegiatan administrasi berjalan secara efektif, tentu saja perusahaan perlu menerapkan manajemen administrasi yang efektif. Bagaimana penerapannya? Simak tips dibawah:
1. Memahami Pengelolaan Dokumen dan Barang
Perusahaan perlu mengelola dokumen dan barang dengan baik, berikut contoh pengelolaan dokumen dan barang:
a. Pengarsipan
Perlu adanya melakukan peyimpanan berkas atau dokumen dengan sistem arsip agar dokumen tersimpan dengan rapi. Apabila sewaktu waktu dokumen dibutuhkan pencarian dokumen tersebut mudah dan jika hilang dokumen asli akan tetap tersimpan.
b. Rekap Surat
Biasanya dalam administrasi perusahaan ada kegiatan surat menyurat. Perusahaan menerima surat masuk dan membuat surat keluar juga mengurus penomoran surat. Untuk pencatatan surat, bisa melakukan pencatatan surat masuk dan keluar dengan buku agenda, setelah dicatat bisa melakukan penggandaan dan  mengarsipkan dokumen asli surat.
c. Inventarisasi Barang
Melakukan inventaris barang juga penting dilakukan, hal ini bertujuan untuk mengetahui jumlah barang, skala prioritas dan bisa menjadi acuan untuk perencanaan keuangan.
2. Belajar Mengetik Cepat
Sebagai admin perusahaan pasti Anda terbiasa menggunakan komputer. Melatih kecepatan mengetik dapat membantu Anda menyelesaikan pekerjaan dengan cepat, meningkatkan fokus, dan respon Anda menjadi lebih cepat apabila sedang berkomunikasi dengan klien melalui chat.
Baca Artikel Tentang Mudahnya Pengelolaan Data HR Dengan Aplikasi Perkantoran
3. Meningkatkan Kemampuan Komunikasi
Jika kemampuan komunikasi Anda baik maka tidak sulit bagi Anda untuk terus membangun hubungan baik dengan klien. Komunikasi yang baik dapat membantu Anda untuk percaya diri ketika berbicara, mengatasi masalah dengan baik dan mengontrol emosi anda.
4. Pelajari Teknologi
Semakin berkembangnya jaman, semakin maju juga teknologi di dunia. Anda dapat menggunakan teknologi yang dapat membantu Anda mengelola administrasi dengan baik. Contoh aplikasi yang dapat membantu Anda untuk mengelola administrasi kantor:
a.  Aplikasi HRIS
Aplikasi HR adalah salah satu teknologi yang perlu digunakan HR dalam mengelola administrasi karyawan oleh para HR di perusahaan. Aplikasi HRIS umumnya sudah memiliki fitur lengkap mulai dari aplikasi absensi karyawan sampai dengan payroll karyawan.
Contoh software hris indonesia yang dapat Anda gunakan untuk manajemen perusahaan adalah aplikasi absensi online Kantor Kita.
Aplikasi Kantor Kita adalah sistem absensi yang dapat membantu Anda mengelola administrasi perkantoran dari absensi karyawan sampai dengan payroll. Selain digunakan untuk absensi, Kantor Kita juga memiliki fitur tambahan untuk pencatatan surat dan inventaris barang yang dapat Anda manfaatkan.
b.  Microsoft Office
Anda dapat memanfaatkan MS. Office untuk membantu Anda membuat dokumen, laporan dan juga presentasi. Microsoft office sendiri terdiri dari pengolahan dokumen, pengolah angka, slide presentasi dan lain sebagainya.
c.  Layanan Google
Contoh layanan Google yang dapat Anda gunakan untuk kegiatan administrasi adalah Google Task dan Google Calendar. Google Task dapat membantu Anda untuk mengelola tugas dan proyek, sedangkan Google Calendar dapat Anda gunakan untuk penjadwalan meeting dengan klien.
Manfaat Pengelolaan Administrasi Perkantoran
Sebagai administrator yang bertanggung jawab dalam merencanakan atau perencanaan kerja pegawai, dengan menerapkan administrasi kegiatan kantor akan termonitoring dengan baik. Lalu apa saja manfaat administrasi kantor?
Unsur – Unsur Administrasi
Unsur atau bagian administrasi sangat penting. Jika unsur tidak lengkap, kegiatan administrasi dapat terganggu.
Itu dia penjelasan tentang mengelola administrasi kantor dengan baik. Semoga dapat membantu Anda dalam menerapkan administrasi kantor yang lebih efektif dan efisien .
Kesimpulan
Administrasi harus selalu ada dalam pengelolaan perusahaan. Administrasi perkantoran menjadi satu kunci penting yang membantu keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan atau targetnya. Dengan melihat pentingnya hal tersebut membuat bagian administrasi harus diperhatikan dengan baik di perusahaan agar segala sesuatu yang berhubungan dengannya juga berjalan lancar.
Untuk memudahkan perusahaan dalam pengelolaan administrasi perkantoran, bisa banget menggunakan aplikasi HRIS untuk membantu administrasi HR. Salah satunya aplikasi Kantor Kita. Yang membantu HR dengan fitur yang dimilikinya.
Mulai dari aplikasi absensi sampai dengan payroll karyawan juga kegiatan back office lainya. Anda bisa mencoba semua fitur Kantor Kita dengan bebas menggunakan free demo 14 hari dari Kantor Kita. untuk selanjutnya jika ingin berlangganan langsung saja top up saldo Kantor Kita.
Jika ingin berdiskusi dan meeting bisa dengan tim marketing Kantor Kita melalui privat zoom meeting. Daftar Kantor Kita segera!
Sekian ulasan Pengelolaan Administrasi Perkantoran hari ini, semoga bermanfaat!
