Efektifkah Perusahaan Kecil Menggunakan Software HRIS – Menggunakan software HRIS adalah salah satu hal yang sekarang ini banyak digunakan di perusahaan. Penggunaan HRIS cukup membantu HR dalam mengelola data karyawan menjadi lebih mudah dan efisien. Di perusahaan besar, penggunaan software HR ini mungkin saja sudah familiar karena sudah banyak digunakan. Namun di perusahaan kecil atau UMKM, penggunaan software HRIS masih menjadi hal yang asing atau malah menjadi hal yang baru.
Sehingga tidak heran banyak perusahaan kecil yang masih jarang menggunakan software ini. Namun sebenarnya jika dilihat, menggunakan software hris efektifkah digunakan di perusahaan kecil? Apakah menjadi pemborosan biaya? Atau seperti apa?
Mari kita bahas bersama penggunaan software hris untuk perusahaan kecil bersama.
Apa yang Bisa Dilakukan Software HRIS?
Ketika software hris menjadi salah satu dari aplikasi kantor, untuk orang yang masih awam mungkin saja akan berfikir
“memang apa yang bisa dilakukan software hris ini untuk perusahaan? apakah software ini memiliki fitur yang benar-benar membantu?”
Software HRIS adalah sistem yang dibuat khusus untuk membantu memudahkan pekerjaan HRD yang isi dari software tersebut berupa fitur admin yang biasa dibutuhkan HRD dalam melakukan tugasnya.
Walau sebenarnya fitur HRIS ini tergantung dari penyedia layananya, namun secara umum ada fitur utama yang pasti ada dalam aplikasi HRIS.
Diantaranya adalah :
1. Pencatatan Kehadiran / Absensi
2. Payroll
3. Database dan Administrasi HR
Untuk kemudian ada layanan yang dikembangkan untuk melengkapi kemudahan tugas HR. Misalnya dengan menambahkan fitur recruitment pegawai, fitur inventaris atau dengan fitur pengadaan barang dan lain sebagainya.
Secara lengkap mari kita bahas poin di atas, untuk lebih dalam memahami isi dari sistem HRIS perusahaan ini.
1. Pencatatan Kehadiran
Urusan pencatatan kehadiran adalah salah satu bagian yang cukup detail di mata HR. Apalagi untuk mengurus masalah gajian. Laporan absensi harus sangat detail di lihat.
Menggunakan sistem HRIS, pencatatan kehadiran bisa dilakukan dengan mudah dan otomatis. Sekarang ini pencatatan kehadiran bisa dilakukan secara online.
Fitur pencatatan kehadiran ini tentunya sudah cukup lengkap dengan fitur pendukungnya, seperti:
- Pengajuan cuti/izin
- Laporan absensi
- Absensi lembur
- Absensi dinas
Sehingga dengan fitur lengkap seperti di atas, membuat urusan pencatatan kehadiran menjadi lebih mudah.
Tentu saja HR perusahaan tidak perlu lagi bekerja secara manual untuk mengurus kehadiran ini.
2. Payroll
Payroll atau sistem penggajian karyawan juga masuk dalam salah satu fitur hris perusahaan. Payroll ini cukup membantu HR dalam mengelola gaji karyawan dengan penghitungan otomatis dan juga umumnya langsung terintegrasi dengan laporan absensi.
Dengan begitu urusan payroll karyawan jadi lebih mudah dan cepat. Jika umumnya pengelolaan penggajian dilakukan secara manual dengan pengecekan satu persatu maka dengan sistem payroll online dari software hris, pengelolaan gaji jadi lebih mudah.
Fitur pendukung dari payroll software HRIS adalah
- Penghitungan gaji otomatis (gaji pokok, denda, bonus, lembur)
- Terintegrasi dengan laporan absensi
- Menghitung tunjangan otomatis
Dengan fitur ini pastinya pengelolaan payroll di perusahaan jadi lebih mudah.
3. Database dan Administrasi HR
Database dan administrasi HR termasuk dalam hal yang perlu diurus HR. Pengelolaan database karyawan ini bisa lebih mudah karena database lebih tersistem. Juga kebutuhan database ini sudah menggunakan sistem ESS (employee self system) sehingga pengisian database bisa langsung diisi oleh karyawan.
Dengan fitur utama yang dimiliki software HRIS ini tentunya membantu perusahaan dalam mengelola tugas HR dengan lebih mudah. Sehingga HR bekerja dengan lebih efisien.
Bagaimana Sistem HRIS Bisa Membantu Perusahaan?
Dengan fitur-fitur yang dimiliki di atas, secara umum kita sudah memahami bagaimana ia bisa membantu perusahaan. Dengan kelengkapan sistem yang dimilikinya, HR bisa bekerja lebih cepat dan efisien. Tidak menggunakan cara lama yang menghabiskan banyak waktu.
1. Sistem yang Terintegrasi
Yang membedakan sistem HRIS dengan pengelolaan HR manual adalah sistemnya yang terintegrasi satu sama lain. Dalam satu software memuat banyak pekerjaan yang saling terintegrasi atau bersambungan, sehingga hal ini akan sangat memudahkan HR dalam pengelolaan data karyawan.
Misalnya adalah sistem absensi karyawan yang terintegrasi dengan sistem payroll dan sistem database sehingga payroll akan dipengaruhi dari hasil absensi karyawan (cuti, izin, terlambat,lembur).
Baca : Kelola SDM sekaligus Inventaris dengan Software HRISÂ Â
Dengan sistem yang terintegrasi seperti ini pekerjaan jadi akan jauh lebih mudah dan otomatis.
Daripada menggunakan bekerja secara manual, kerja dengan data yang saling terintegrasi seperti ini akan jauh lebih mudah.
2. Tidak Membutuhkan Banyak Tenaga
Penggunaan tenaga kerja untuk pengelolaan data karyawan, membutuhkan lebih dari satu HR untuk itulah di beberapa perusahaan meng-hire banyak HR staff.
Dengan penggunaan sistem HRIS ini, pekerjaan menjadi lebih ringan karena sudah ada sistem otomasi di dalamnya. Sehingga tidak perlu banyak meng-hire HR untuk pekejaan manual.
Dengan begitu budget untuk HR bisa dialihkan di software hris.
3. Efisiensi
Efisiensi kerja, banyak pekerjaan yang bisa diselesaikan dengan waktu yang lebih singkat. Penggunaan software HRIS membantu HR bekerja lebih efisien dari segi tenaga, cost sampai dengan pekerjaan yang dilakukan.
4. Keamanan Data
Keamanan sekarang ini menjadi satu hal yang wajib dipahami jika bekerja dengan data. Keamanan data di media konvensional seperti media tulis maupun media penyimpanan komputer lokal dianggap kurang aman karena bisa terjadi kerusakan pada perangkat atau efek lainya.
Sedangkan jika menggunakan aplikasi HR, data disimpan dengan baik di penyimpanan online atau biasa kita kenal dengan sebutan cloud. Dengan begitu data tersimpan dengan aman dari kemungkinan kerusakan data.
5. Mengurangi Human Error
Masalah human error atau kelalaian pengerjaan oleh user adalah salah satu hal yang sangat mungkin terjadi ketika bekerja. Masalah human error ini banyak terjadi dalam pengelolaan tugas HR yang berkaitan dengan data.
Dengan bantuan software HRIS pengelolaan data menjadi lebih mudah dan meminimalkan human error yang mungkin dilakukan oleh user.
Itulah hal yang bisa dilakukan software HRIS untuk membantu perusahaan terutama tim HR dalam mengerjakan pekerjaanya.
Seperti teknologi lainya, software HR menawarkan proses kerja yang lebih cepat dan lebih efisien daripada dikerjakan menggunakan teknologi manual.
Efektifkah Perusahaan Kecil Menggunakan Software HRIS
Dengan kelebihan dan fitur yang dimiliki tersebut, penggunaan hris di perusahaan kecil tentu saja akan sangat efektif digunakan untuk membantu pengelolaan HR.
Baca Artikel Tentang : Aplikasi HR, Tujuan Penggunaan dan Manfaatnya
Dimana perusahaan kecil yang masih memiliki SDM terbatas, urusan administrasi HR menjadi lebih simpel dan mudah diurus. Tidak perlu menghire beberapa HR untuk menyelesaikan tugas pengelolaan karyawan.
Selain itu software HR ini juga membantu perusahaan untuk lebih hemat budget.
Software HRIS Kantor Kita
Salah satu software HRIS Indonesia yang bisa dimanfaatkan UMKM sampai dengan perusahaan besar adalah software HRIS dari Kantor Kita. Menghadirkan fitur yang membantu HR bekerja dengan baik. Dari masalah pencatatan absensi sampai dengan payroll dan tugas HR lainya yang bisa di dapatkan dalam Add on Kantor Kita.
Dapatkan free trial selama 15 hari untuk mencoba semua fitur dari Kantor Kita selain itu Anda juga bisa mencoba add on Kantor Kita dengan bebas selama 7 hari.
Segera Daftar Kantor Kita dan dapatkan kemudahannya.
Itulah informasi tentang penggunaan software hris untuk perusahaan kecil, semoga cukup membantu Anda jika ingin menggunakan software HR dalam perusahaan ya!
