Kenapa Database Karyawan Perlu Dikelola Dengan Baik? – Database karyawan atau pusat data karyawan merupakan satu hal penting yang harus dimiliki perusahaan. Dimana database karyawan di perusahaan ini tidak hanya memuat informasi dasar seperti data diri melainkan semua informasi karyawan di perusahaan tersebut. Dari data awal masuk, jabatan/posisi dari waktu ke waktu, gaji karyawan sampai dengan data absensi.
Database merupakan satu hal yang bersifat rahasia dan perlu dikelola dengan baik oleh perusahaan. Sebab database merupakan data dasar yang digunakan untuk kebutuhan tertentu sehingga untuk kemudahannya data karyawan ini penting untuk dikelola dengan benar.
Database Karyawan
Database karyawan merupakan data privat karyawan yang disimpan oleh setiap perusahaan sebagai sumber informasi yang akurat dan valid untuk berbagai kebutuhan perusahaan di esok hari.
Database karyawan ini bersifat rahasia dan hanya bisa diakses oleh orang-orang tertentu saja di perusahaan. Orang yang memiliki terkaitan atau kepentingan dengan data di karyawan.
Rekam jejak atau semua data karyawan ada pada database ini. Untuk itulah kenapa pengelolaan database karyawan perlu dilakukan dengan baik agar kerahasiaanya tetap terjaga namun update informasi di dalamnya juga mudah.
Apa Sih Kegunaan Database Karyawan Ini?
Untuk Anda yang masih bingung kenapa database karyawan di perusahaan ini harus dikelola dengan baik dan apa fungsi dari database ini sendiri. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Sumber Data Informasi Pribadi Karyawan
Database karyawan berguna untuk sumber informasi data terpusat dari seluruh karyawan. Sehingga jika sedang dibutuhkan data diri ini bisa diakses dengan mudah dan cepat dari database karyawan.
Misalnya pada posisi urgent karyawan di kantor, maka perusahaan bisa langsung menghubungi nomor telepon keluarga karyawan yang ada di database tersebut.
Data penting lainya seperti
- Alamat
- Nomor rekening
- Nomor NPWP
- Pendidikan
Dan lain sebagainya. Data pribadi ini perlu diketahui, selain untuk mengetahui latar belakang atau background karyawan juga untuk mengetahui informasi detail dari karyawan tersebut.
2. Sumber Data Kerja Karyawan
Selain itu ada juga database terkait pekerjaan karyawan selama bekerja di perusahaan tersebut. Mulai dari data masuk, data absensi, data cuti pertahun, performa kerja, data posisi dan gaji, data tunjangan karyawan dan lain sebagainya.
Untuk data kinerja seperti ini penting dimiliki sebagai data dasar jika perusahaan ingin melihat overview karyawan selama bekerja di perusahaan tersebut.
Data ini akan terus dibutuhkan bahkan karena data disini saling berkaitan dengan tugas perusahaan.
Misalnya laporan absensi bulan ini yang akan memengaruhi gaji karyawan di bulan yang sama. Posisi kerja yang akan memengaruhi tunjangan karyawan, dan juga data performa kerja keseluruhan yang akan memengaruhi jabatan karyawan dan lain sebagainya.
3. Evaluasi Kerja Karyawan
Fungsi selanjutnya dari database karyawan ini adalah untuk bahan evaluasi kerja karyawan. Database berisi informasi mengenai semua data kerja karyawan selama di perusahaan tersebut, untuk itu guna memudahkan posisi terkait untuk melihat kinerja karyawan secara keseluruhan maka bisa dengan mudah menggunakan database ini.
Semua data sudah terpusat jadi satu dan tidak perlu lagi meminta data dari divisi masing-masing karena data sudah terupdate dengan baik dan terpusat. Â Jadi jika ingin mengevaluasi kerja karyawan bisa dilakukan dengan mudah.
Itulah beberapa manfaat dari penggunaan database karyawan di perusahaan perlu ada dan perlu dikelola dengan baik.
Database sebagai data pusat dan data akurat sehingga jika tidak dijaga dengan baik maka perusahaan  akan kesulitan mendapatkan info terbaru dan terakurat mengenai karyawannya.
Manfaat Mengelola Database Secara Teratur Dan Baik
Ada beberapa manfaat jika perusahaan mengelola database karyawan yang baik. Diantaranya adalah
1. Memudahkan Pengecekan Data
Manfaat yang utama dari pengelolaan database karyawan yang baik adalah untuk memudahkan dalam pengecekan informasi karyawan. Pengelolaan database ini berupa pengurutan data sesuai kategori tertentu, pengeditan data (penambahan, memperbarui dan menghapus data) juga pengelolaan lainya.
Sehingga jika data sudah dalam kondisi yang baik, maka akan lebih mudah bagi karyawan yang berkaitan dalam pengecekan data. Rapih, teratur dan mudah dipahami.
Apalagi jika menggunakan software database karyawan, tinggal login saja semua data bisa didapatkan dengan mudah.
2. Hemat Untuk Pengeluaran Perusahaan
Pengelolaan data karyawan membuat budget yang dikeluarkan perusahaan menjadi lebih hemat. Jika sebelumnya data dibuat secara konfesional baik menggunakan media cetak maupun media yang memerlukan modal berupa alat tulis, media tulisnya maupun memakan penyimpanan lokal yang besar,
Dengan pengaturan yang baik pengelolaan akan lebih banyak menghemat waktu, menghemat budget dan menghemat energi dalam pembuatan databasenya.
Dengan penggunaan yang efisien seperti ini akan lebih menghemat pengeluaran perusahaan.
3. Data Bisa Diakses Kapan Saja
Menggunakan teknologi cloud saat ini, memudahkan karyawan bisa mengakses database secara bersamaan dan jika update informasi atau data bisa dengan mudah dilakukan. Inilah pentingnya database dikelola dengan baik oleh perusahaan.
Jika pihak tertentu membutuhkan database karyawan ini maka bisa diakses dimana saja dan kapan saja.
4. Keamanan Data Terjamin
Selanjutnya adalah jika mengelola database karyawan, memiliki manfaat menjaga keamanan data karyawan itu sendiri. Apalagi jika sudah menggunakan software karena untuk bisa masuk di database harus lebih dulu masuk dengan akses khusus.
Itulah beberapa kelebihan mengelola database karyawan dengan baik. Mudah ditemukan saat dibutuhkan dan mudah dalam pengeditan sehingga menghasilkan database yang selalu terupdate.
Software Database Karyawan
Di perusahaan sekarang ini pengelolaan database karyawan bisa dilakukan dengan mudah menggunakan software database karyawan. Dimana penggunaan software ini memberikan banyak kemudahan dan keamanan pada data yang diinputkan.
Jika dulu pengelolaan database hanya menggunakan software non cloud atau software dengan penyimpanan lokal sekarang ini software database sudah menggunakan teknologi cloud, sehingga siapa saja yang membutuhkan akses bisa dengan mudah membukanya tidak perlu transfer data secara manual.
Pun untuk setiap pengeditan, data akan tersimpan secara otomatis maupun terupdate otomatis, jadi jika beberapa orang mengaksesnya sudah dalam kondisi update terbaru.
Dibandingkan dengan cara pengelolaan konvensional tentunya penggunaan software database ini cukup efisien, aman dan modern. Tidak perlu lagi menghabiskan banyak media untuk menulis atau menyimpannya. Tinggal di buka melalui website maupun aplikasi, program bisa digunakan dengan mudah.
Software HR dari Kantor Kita
Untuk mengelola database karyawan dengan mudah bisa menggunakan software HR dari Kantor Kita. Memiliki banyak fitur lengkap yang menarik dan memenuhi kebutuhan perusahaan dalam pengelolaan karyawan.
Mulai dari aplikasi absensi online lengkap dengan database karyawan, laporan absensi sampai dengan fitur pendukung lainya.
Software Kantor Kita hadir untuk Anda yang ingin mendapatkan kemudahan dan efisiensi pengelolaan karyawan.
Jangan lupa di Kantor Kita juga ada free trial selama 15 hari untuk Anda yang ingin mengetahui fitur Kantor Kita secara mandalam. Langsung saja daftar di Daftar Kantor Kita ini.
Kesimpulan
Melengkapi data karyawan dalam database karyawan di perusahaan merupakan satu hal yang penting dan diperlukan untuk saat ini maupun jangka waktu ke depannya. Database karyawan memegang fungsi mengenai latar belakang karyawan sampai dengan performance kerja karyawan tersebut.
Sekarang ini juga sudah ada software database karyawan yang bisa digunakan dalam membantu mengelola database karyawan dengan mudah dan cepat.
Itulah penjelasan tentang database karyawan dari Kantor Kita hari ini, semoga bermanfaat!
