Persiapan HRD dalam Masa Orientasi Karyawan Baru – Setiap tahunnya, ada perusahaan yang memiliki agenda untuk melakukan perekrutan karyawan baru di kantor. Hal ini untuk menggantikan posisi karyawan atau juga untuk menambah jumlah tim. Selaku divisi yang memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan SDM, HRD perlu menyiapkan treatment khusus untuk karyawan baru.
Ada beberapa checklist atau agenda yang perlu direncanakan dalam penyambutan karyawan baru tersebut. Nah apa tugas HRD di masa orientasi karyawan baru? Mari kita ulas Bersama.
Alasan Masa Orientasi Karyawan Baru itu Penting?
Ketika kita membicarakan tentang orientasi karyawan, tentu saja hal yang ada di pikiran kita adalah masa pengenalan karyawan di perusahaan barunya. Masa pengenalan ini menjadi satu hal yang penting karena akan memengaruhi kesan dan membangun kenyamanan karyawan dalam perusahaan tersebut.
Jika masa orientasi di berikan secara baik dan lengkap oleh HRD dan perusahaan tentunya akan sangat membantu karyawan dalam proses kerja karyawan di ke depannya.
Ada beberapa alasan kenapa masa orientasi karyawan itu penting dilakukan, beberapa diantaranya adalah
1. Tahap Awal Perkenalan Karyawan Di Kantor
Kenapa HRD perlu memberikan orientasi karyawan di kantor adalah untuk media perkenalan karyawan dengan kantor tersebut. Mulai dari pengenalan ruangan dan lokasi, pengenalan divisi yang ada juga pengenalan karyawan dan tim.
Dari proses pengenalan secara umum ini, karyawan bisa mengetahui apa industri, bagaimana proses kerja dan manajemen di dalamnya juga bisa melihat kultur kerja secara awal di perusahaan tersebut.
Baca Artikel : Turnover Karyawan yang Ideal
Jika pengenalan awal di berikan tentu saja membuat karyawan lebih lebih nyaman, banyak informasi yang diketahui juga membuat karyawan mengurangi rasa takut, bingung atau sungkan karyawan di tempat kerja barunya tersebut.
2. Tahapan Pengenalan Jobdesk
Jika pengenalan di atas lebih umum terhadap lingkungan dan peraturan umum lainya, maka di bagian ini adalah karyawan baru mendapatkan penjelasan mengenai jobdesk yang akan dilakukan.
Sehingga HRD beserta ketua tim tersebut memberikan penjelasan mengenai jobdesk yang perlu dilakukan. Jadi dari penjelasan ini karyawan bisa mengetahui secara clear tugas yang perlu dilakukan.
3. Membantu Proses Adaptasi Karyawan
Proses orientasi juga sangat membantu proses adaptasi karyawan ke depannya. Jika tanpa pengenalan langsung masuk dan dihadapkan dengan pekerjaan, maka karyawan bisa saja kaget dan stress. Tentunya juga akan meningkatkan peluang karyawan melakukan resign dari perusahaan tersebut.
Dengan ulasan di atas bisa membantu kamu memahami apa manfaat dari masa proses orientasi karyawan baru di perusahaan. Untuk itulah orientasi perlu dilakukan.
Persiapan HRD dalam Masa Orientasi Karyawan Baru?
Untuk menyiapkan karyawan dalam masa orientasi karyawan, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan HRD untuk kelancaran proses orientasi. Beberapa diantaranya adalah
1. Pengenalan Lingkungan Baru
Checklist pertama yang perlu dilakukan HRD untuk karyawan baru adalah pengenalan lingkungan kerja. Dimana HRD perlu membawa karyawan untuk melakukan office tour sehingga karyawan bisa mengenal bagian/ruang dalam perusahaan tersebut.
Pengenalan lingkungan baru ini memang optional, namun alangkah baiknya untuk diperkenalkan kepada karyawan untuk memudahkan kerja karyawan nantinya. Misalnya mulai dari ruang HRD, ruang kerja perbagian, mushala, kamar mandi karyawan dan ruang makan dsb.
Jangan sampai hari kerja aktif karyawan, mereka bingung dengan ruangan yang ada atau ruangan yang perlu dikunjungi.
2. Pemberian Informasi Peraturan Resmi di Perusahaan
Informasi mengenai tata tertib dan peraturan baik tertulis dan tidak tertulis di perusahaan perlu disampaikan pada masa orientasi karyawan. Hal ini penting dipahami karyawan agar bisa mengikuti alur kerja, peraturan dan tata tertib perusahaan.
Baca Artikel : Jangan Sampai Salah, Perbedaan HRD dan Personalia di Perusahaan
Dengan pemahaman peraturan karyawan, maka pelanggaran bisa diminimalkan. Sehingga karyawan bisa bekerja dengan baik sesuai peraturan yang ada dan tidak meninmbulkan kegaduhan karena pelanggaran aturan.
3. Penjelasan Struktur Organisasi
Dalam sebuah perusahaan pasti ada yang Namanya struktur organisasi untuk menggambarkan struktur bagian di perusahaan tersebut. Mulai dari tingkat tertinggi direktur sampai dengan bagian yang paling bawah misalnya karyawan biasa.
Pengenalan ini berguna untuk membantu karyawan dalam mengenali posisinya dan juga mengenali karyawan berdasarkan jabatannya di S.O tersebut.
4. Penjelasan Job Desk Pekerja
Ini yang paling penting dalam masa orientasi karyawan, yaitu pengenalan job desk karyawan baru. Dimana penjelasan ini akan sangat membantu karyawan dalam proses kerja selanjutnya. Penjelasan atau pengenalan job desk ini bisa dibantu dengan karyawan terkait.
Pengenalan jobdesk ini sekalian memperkenalkan alur kerja di bagian tersebut, apakah ada shifting, ada lembur atau waktu kerjanya bagaimana.
5. Pemberian Employee Kit
Employee kit adalah salah satu hal yang perlu diberikan bersamaan dengan proses pengenalan pekerjaan ke karyawan atau orientasi karyawan.
Yang dimaksud dengan employee kit adalah barang/alat yang berhak diterima karyawan untuk menunjang proses kerja.
Misalnya pemberian laptop, pemberian kunci loker, pemberian seragam, pemberian akses karyawan sesuai dengan haknya. Misalnya pemberikan akses akun absensi baik yang menggunakan aplikasi absensi karyawan online maupun yang menggunakan fingerprint.
Jika sudah dipersiapkan segala sesuatunya maka proses kerja karyawan akan lebih maksimal.
Jadi bisa disimpulkan bahwa checklist apa saja yang perlu dilakukan oleh HRD untuk orientasi karyawan baru bisa dilihat dalam tabel berikut:
Setelah masa pengenalan ini, tugas HRD tidak selesai sampai disini saja. Sebab di proses selanjutnya juga perlu pengelolaan SDM yang lebih dalam. Mulai dari penilaian kinerja sampai dengan pelatihan yang diperlukan.
Apa yang Perlu Disiapkan Setelah Orientasi?
Berakhirnya masa orientasi karyawan, karyawan masih perlu melakukan masa pelatihan atau training hingga beberapa minggu ke depan. Training ini bisa dilakukan mulai dari hitungan minggu sampai dengan bulan. Paling umum adalah 1 bulan sampai maksimal 3 bulan.
Baca Artikel Tentang Software Solusi Perkantoran Terbaik Tahun 2022
Masa training ini adalah masa dimana karyawan diajari praktik kerja sesuai dengan jobdesknya. Tanpa proses training ini akan menyulitkan karyawan untuk mengikuti alur kerja di kantor tersebut. Sehingga output yang diharapkan dari proses training adalah karyawan bisa lebih paham dan mengerti tentang jobdesk dan kantor nya.
Kelola Karyawan dengan Aplikasi HRIS Dari Kantor Kita
Mengelola banyak karyawan sendirian adalah hal yang berat, untuk itu HRD perlu menggunakan aplikasi kantor yang bisa membantu mengelola karyawan. Misalnya kebutuhan administrasi maupun kebutuhan penilaian karyawan.
Anda bisa menggunakan aplikasi Kantor Kita, aplikasi kantor absensi online yang dilengkapi dengan fitur pendukung dan plugin.
Mulai dari absensi online, laporan absensi, payroll, sistem ESS (Employee Self Service) sampai dengan plugin yang cukup membantu.
Kami juga menyediakan plugin untuk pengguna, sehingga proses kerja bisa lebih maksimal. Beberapa jenis plugin yang kami miliki adalah
- Plugin penghitungan BPJS Kesehatan Online
- Plugin penghitungan BPJS Ketenagakerjaan Online
- Plugin inventaris kantor
- Plugin kas dan keuangan
- Plugin rekap surat
Anda bisa menggunakan layanan Kantor Kita sesuai dengan kebutuhan kantor. Karena kami sudah menyediakan aplikasi kantor terbaik untuk Anda.
Sekian ulasan tentang persiapan HRD untuk masa orientasi karyawan baru, semoga bermanfaat!
