Buat Kartu Nama Karyawan, Sebenarnya Perlu Atau Tidak? – Kartu nama adalah salah satu komponen yang sangat dekat dengan dunia karyawan dan perusahaan. Sesuai dengan namanya, Kartu nama ini digunakan sebagai tanda pengenal setiap karyawan. Namun sebenarnya ID memiliki fungsi lebih dari itu.
Namun sayangnya banyak perusahaan yang sering mengabaikan Kartu nama ini untuk kepentingan karyawan. Sehingga tidak jarang juga perusahaan atau tempat kerja yang tidak melengkapi karyawannya dengan ID Card.
Baca Artikel Tentang Software Solusi Perkantoran Terbaik Tahun 2022
Mari kita bahas informasi mengenai informasi lengkap tentang kartu nama dan bagaimana membuat Kartu nama yang pas untuk perusahaan Anda. Sebelumnya, Anda bisa mendapatkan informasi tentang tips membuat kartu nama yang menarik disini.
Kenapa Perusahaan Perlu Membuat ID Card?
Tanda pengenal karyawan atau kartu nama, tidak hanya berguna untuk penggunaan di dalam kantor saja. Justru Kartu nama ini akan sangat membantu seorang karyawan ketika sedang berada di dalam perjalanan dinas atau kepentingan kerja yang lainya.
1. Menjelaskan Posisi Karyawan
Dalam sebuah Kartu nama bisa memberikan informasi lengkap mengenai diri karyawan, berupa informasi nama, jabatan, nama perusahaan dan juga kontak lainya. Untuk perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan tentunya sangat diperlukan untuk mengetahui identitas sesama karyawan ketika bekerja.
Terkadang perusahaan juga menggunakan warna yang berbeda pada Kartu nama yang digunakan, hal ini untuk membedakan beberapa hal seperti posisi/status. Misalnya warna Kartu nama karyawan magang memiliki warna yang berbeda dengan Kartu nama karyawan tetap atau karyawan outsourcing berbeda dengan karyawan tetap. Dan lain sebagainya.
Namun ini juga tergantung dengan kebijakan masing-masing dari perusahaan.
Tanda pengenal seperti ini sangat penting untuk beberapa kasus, misalnya menandai akses karyawan ke ruang tertentu.
2. Kebutuhan Kerja Dinas
Selain untuk keperluan di dalam kantor, Kartu nama sangat penting untuk keperluan pekerjaan dinas di luar kantor dimana Kartu nama menjadi tanda pengenal resmi.
Baca Artikel Aplikasi KantorKita: Solusi Efektivitas Kehidupan Kantor
Beberapa kebutuhan dinas membutuhkan bukti resmi yang bisa digunakan sebagai jaminan identitas seseorang, maka dengan Kartu nama ini, saat dalam menjalankan tugas dinas karyawan tidak bingung lagi menjelaskan identitasnya karena sudah ada ID card.
3. Kartu Akses
Pernahkah Anda berada dalam kompleks perkantoran dan melihat semua karyawannya menggunakan kartu akses?
Ini adalah salah satu fungsi dari Kartu nama dimana bisa digunakan sebagai akses control, jadi hanya karyawan yang memiliki Kartu nama tertentu yang bisa masuk gedung, event atau ruangan tertentu.
4. Kartu Presensi
Selanjutnya adalah Kartu nama sebagai media yang digunakan untuk presensi. Di beberapa perusahaan yang masih menggunakan cara absensi kartu, menggunakan Kartu nama yang sudah ada ID number/barcodenya untuk absensi.
Jadi dibalik simplenya Kartu nama memiliki banyak fungsi yang penting untuk karyawan dari mulai urusan pengenalan identitas sampai dengan akses control.
Informasi Apa Saja yang Harus ada Dalam ID Card?
Ada beberapa informasi yang harus ada dalam ID card. Selain nama sebenarnya informasi apa lagi yang penting ada dalam ID card?
1. Status Jabatan
Status jabatan adalah komponen penting yang harus ada dalam Kartu nama perusahaan. Status jabatan ini lah yang memberikan informasi posisi seseorangdalam sebuah perusahaan tersebut.
2. Foto Karyawan
Selain nama, foto juga komponen yang diperlukan untuk dipasang di Kartu nama karyawan. Jika hanya berisi nama saja tanpa foto, Kartu nama bisa disalahgunakan oleh orang lain, sehingga untuk mengidentifikasi pemilik Kartu nama dengan baik bisa menggunakan foto diri.
3. Identitas Perusahaan
Logo dan nama perusahaan, juga komponen yang tidak bisa dihilangkan dari ID card. Identitas perusahaan inilah yang nantinya berguna untuk tugas dinas dan juga keperluan kerja luar lainya. Jadi orang lain akan langsung tahu Anda kerja dimana. Kartu nama lengkap dengan identitas perusahaan ini membuat karyawan tidak perlu tanda bukti resmi lain yang menjelaskan tempat kerjanya.
4. Code Data
Komponen selanjutnya yang penting ada dalam Kartu nama karyawan adalah code data. Dimana code ini bisa dalam bentuk barcode dimana langsung memberikan informasi lebih detail mengenai karyawan tersebut. Umumnya barcode akan langsung terhubung dengan alamat email, kontak, dan lain sebagainya.
Di atas adalah komponen yang diperlukan dalam Kartu nama karyawan. Jadi dalam satu kartu sudah mencangkup informasi karyawan.
Fitur Kartu nama di Aplikasi HRIS : Kantor Kita
Membuat Kartu nama online untuk karyawan dengan mudah dan siap cetak? Bisa banget menggunakan Kantor Kita, aplikasi perkantoran / HRIS yang menyediakan fitur add kartu nama. Sehingga dalam satu aplikasi HRIS, HRD bisa mengelola tugas HR juga bisa menambahkan fitur kartu nama.
Aplikasi kartu nama ini sangat mudah digunakan karena sudah ada template kartu nama siap pakai sehingga hanya perlu menambahkan informasi yang diperlukan. Seperti nama, nomor atau komponen lainya.
Baca Artikel Mudahnya Pengelolaan Data HR Dengan Aplikasi Perkantoran
Hasil dari pembuatan kartu nama online ini bisa langsung dicetak dengan bahan menyesuaikan kebutuhan. Jadi tidak perlu lagi menggunakan jasa desain.
Untuk menggunakan fitur kartu nama online ini di dalam aplikasi HRIS bisa menggunakan Kantor Kita. Banyak fitur perkantoran lainya yang bisa digunakan dalam membantu menyelesaikan urusan HR.
Kesimpulan
Kartu nama memiliki peran penting sebagai media menunjukkan identitas karyawan. Untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang cukup banyak tentunya sangat perlu memiliki ID card.
Kabar baiknya, sekarang Kartu nama bisa Anda buat dengan mudah di aplikasi HRIS Kantor Kita sehingga para HRD bisa membuat kartu nama online sembari mengurus pekerjaan HR. ID sudah dalam bentuk desain template sehingga bisa langsung digunakan dan dicetak.
Untuk Anda yang ingin tahu fitur Kartu nama dalam aplikasi HRIS ini bisa mencoba trial gratis dari Kantor Kita selama 7 hari.
