E-Procurement untuk Perusahaan – Bagi sebagian orang yang tidak berkecimpung dalam dunia manajemen produksi memang cukup kesulitan untuk membedakan purchasing dengan procurement. Memang keduanya saling berhubungan erat namun memiliki peran yang sangat berbeda. Sederhananya, procurement bisa dikatakan sebagai suatu proses pengadaan barang dan jasa. Sementara, purchasing memiliki makna yang lebih spesifik, yaitu pembelian barang dan jasa. Jadi purchasing sebetulnya ada pada ruang lingkup procurement.
Dalam prakteknya procurement terdiri dari 3 tahapan, yakni expediting, purchasing, dan traffic. Dua hal terakhir bisa dijelaskan sebagai berikut, expediting adalah tahapan supervisi supaya proses pembelian berjalan lancar. Sedangkan traffic adalah tahapan pengiriman dan memastikan barangkondusif hingga pada lokasi yang di tuju. Strategi procurement yang efisien wajib bermuara dalam ketetapan pada 5 hal, yaitu layanan, waktu, kualitas, jumlah dan harga. Lima poin itu saling berafiliasi satu sama lain.
Baca Artikel : Software HRD Perusahaan
Perusahaan yang berada pada bidang apapun pasti akan membutuhkan barang maupun jasa serta salah satu proses dapat dilakukan untuk mendapatkan hal tersebut menggunakan procurement. Apalagi sekarang sudah hadir e-procurement atau procuremen online dimana penggunaan aplikasi procurement ini dalam melakukan tahapan pengadaan barang. Aplikasi ini masuk dalam salah satu aplikasi perkantoran yang perlu dimiliki untuk kemudahan dan efisiensi kerja perusahaan. Dalam artikel ini akan membahas tentang pengertian, proses dan manfaat procurement bagi perusahaan.
Apa Itu Aplikasi Procurement?
Aplikasi procurement adalah suatu sebutan dari pengadaan atau procurement yang biasanya disebut dengan elektronik procurement (e–procurement). Aplikasi procurement adalah aplikasi software berbasis internet yang dibuatkan secara spesifik untuk memfasilitasi proses untuk mendapatkan barang maupun jasa.
Sistem aplikasi preocurement sendiri bukan hanya sebatas proses pembelian barang atau jasa, melainkan dapat dikembangkan dalam suatu proses negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan dengan kontrak dengan penyedia barang atau jasa.
Mengapa Aplikasi Procurement Dianggap Penting?
Aplikasi pengadaan membantu mengotomatiskan semua daur pengadaan pada perusahaan yang susah dilakukan dengan solusi pengadaan yang kurang mumpuni misalnya sistem berbasis kertas atau spreadsheet excel. Software bisa membantu, berawal dari aktivitas pembelian, mengontrol serta memelihara inventaris, juga memastikan bahwa planning berjalan sesuai yang diharapkan. Juga menaruh data atau warta yang diperlukan untuk melacak, mengelola dan menganalisis pengeluaran secara efektif. Tim procurement bisa memakai aplikasi untuk memusatkan semua warta pembelian, mengelola daur pengadaan sampai pembayaran yang bertujuan untuk menaikan profitabilitas dan mendorong pertumbuhan.
Baca Artikel Tentang : Alternatif Sales Force
Jenis Aplikasi Procurement
Aplikasi procurement sudah berkembang menjadi dua jenis dalam dunia pengadaan barang atau jasa diantaranya yaitu
- Tendering ialah tahapan atau metode pemilihan penyedia barang dan jasa yang dilakukan secara terbuka dan bisa diikutsertakan dengan seluruh penyedia yang telah terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik. Sistem ini berfungsi sebagai jadwal proyek pekerjaan lalu penyedia bisa menyampaikan satu kali penawaran dalam deadline yang sudah ditentukan.
- Katalog elektronik ialah suatu informasi sistem elektronik yang berisi daftar, spesifikasi teknis, jenis, serta harga barang tertentu dari perusahaanyang menyediakan barang dan jasa. Sementara untuk prosesnya lebih dikenal dengan istilah purchasing maksudnya adalah tahapan untuk pembelian suatu barang atau jasa melalui sistem elektronik katalog.
Manfaat Aplikasi Procurement Bagi Perusahaan
Dengan proses procurement yang dimudahkan oleh Aplikasi Procurement, usaha Anda akan menerima banyak keuntungan. Sistem procurement Anda akan terotomasi. Anda tidak perlu lagi repot-repot mengulangi seluruh proses procurement secara berulang. Melakukan penghematan waktu untuk proses procurement pun bisa dilakukan. Sehingga para pihak yang terlibat dapat mengalokasikan waktunya untuk hal lain pada manajemen bisnis Anda.
Anda juga dapat menghemat biaya karena sudah tidak lagi menggunakan kertas juga mesin cetaknya. Karenanya, sebagai tambahan Anda dapat mengaplikasikan proses procurement yang lebih ramah lingkungan karena berbentuk elektronik tidak menggunakan kertas lagi. Anda juga bisa mengontrol kualitas pemesanan barang lantaran dengan melihat katalog seluruh fakta naratif barang bisa terlihat. Hal ini memungkinkan, lantaran pemesan bisa melakukan pencarian dan riset yang gampang mengenai spesifikasi dan keunggulan barang.
Cara Kerja Aplikasi Procurement
Aplikasi procurement merupakan proses pengadaan yang terfasilitasi perangkat lunak aplikasi procurement. Sistem yang terdapat pada perangkat lunak mengkomputerisasi seluruh proses yang terdapat pada procurement. Di dalam sebuah bisnis, aplikasi procurement bukan hanya sekedar aplikasi untuk belanja online saja melainkan perangkat lunak ini dapat mengotomatiskan seluruh fungsi, kebijakan, langkah-langkah yang dapat berfungsi bagi perusahaan untuk mengatur tahapan dari procurement.
Kesimpulan
Aplikasi procurement adalah suatu inovasi dari proses procurement tradisional yang berbentuk kertas dengan adanya aplikasi ini Anda bisa mengelola seluruh proses procurement mulai dari pembuatan laporan hingga identifikasi barang hingga pembuatan laporan jauh lebih mudah dan mengefiensikan waktu. setiap perusahaan harus bisa memilih solusi otomatis terbaik yang dapat membantu memudahkan proses procurement yang sedang berjalan. Menemukan solusi yang tepat untuk menambah efisiensi persusahaan Anda harus diutamakan.
Untuk urusan procurement, Anda bisa menemukan aplikasi procurement dari Kantor Kita, penyedia berbagai macam aplikasi perkantoran yang hadir dalam menyediakan kebutuhan perusahaan Anda. Mulai dari aplikasi absensi android yang sudah banyak digunakan sampai dengan aplikasi HRIS lainya.
Informasi mengenai aplikasi perkantoran, baik aplikasi procurement, aplikasi absensi online dan lainya, bisa langsung melakukan pendaftaran kantor kita atau jika ingin berkonsultasi segera hubungi kontak kantor kita sehingga Anda bisa segera mendapatkan aplikasi yang dibutuhkan.
Sekian ulasan tentang e-procurement hari ini, semoga menambah pengetahuan dan wawasan Anda!
