Serba-Serbi Perjalanan Dinas Yang Harus Diketahui – Perjalanan dinas adalah salah satu hal yang cukup umum dilakukan di dunia kerja, perjalanan dinas sudah banyak dilakukan sejak dahulu. Perlu diketahui perjalanan dinas dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan atau tanggung jawab pekerjaan sehingga ini bagian dari tugas kantor. Banyak orang yang mengira bahwa melakukan pekerjaan dinas adalah hal yang mudah padahal jika ingin melakukan perjalanan dinas, harus melakukan persiapan yang lengkap agar perjalanan dinas bisa berjalan lancar.
Diantara banyak syarat administrasi yang harus disiapkan, masalah absensi pegawai perjalanan dinas ini juga harus diperhatikan dengan baik untuk penilaian dan pemantauan atas karyawan, untung saja sekarang sudah banyak teknologi dan perangkat yang mendukung untuk urusan absensi online untuk perjalanan dinas, pun kantor maupun HRD juga bisa memantau pegawai perjalanan dinas dengan baik pula dengan aplikasi absensi online tersebut.
Ada banyak informasi mengenai perjalanan dinas yang bisa kamu ketahui, Kantor Kita akan membahasnya di artikel berikut ini
Perjalanan Dinas
Adalah penugasan kepada pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan yang berada di luar lingkup kantor seperti di luar negeri maupun luar kota. Perjalanan dinas ini memiliki berbagai bentuk, mulai dari melakukan pengawasan, menyelesaikan masalah perijinan maupun untuk menghadiri acara atau rapat.
Baca Artikel : Perjalanan Dinas Lebih Nyaman Dengan Melakukan Persiapan
Tujuan Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas memiliki banyak tujuan dan bentuknya, beberapa tujuan perjalanan dinas yang cukup umum adalah
1. Rapat
Salah satu tujuan dilakukannya perjalan dinas adalah untuk menghadiri rapat yang berkaitan dengan pekerjaan baik dengan mitra, klien, atau dengan pihak-pihak tertentu untuk  kelancaran pekerjaan. Dalam perjalan dinas untuk rapat ini, hal yang harus dipersiapkan adalah materi rapat dan pencatatan hasil rapat agar bisa disampaikan ke kantor sebagai bentuk tanggung jawab.
2. Pengembangan Ilmu
Perjalanan tugas juga ada yang dilakukan untuk pengembangan ilmu. Misalnya mengikuti pelatihan, seminar, ataupun kegiatan keilmuan lainya. Bentuk pertanggung jawaban dalam perjalanan dinas untuk menambah ilmu ini adalah ilmu yang diperoleh bisa diaplikasikan untuk kelancaran pekerjaan dan membaginya dengan rekana kerja yang membutuhkan.
3. Survei Atau Kunjungan
Perjalanan dinas selanjutnya memiliki tujuan untuk survei maupun kunjungan yang berhubungan dengan perkerjaan. Misalnya survei pembangunan gedung baru, survei untuk klien maupun jenis survei lainya. Kunjungan atau survei ini dilakukan untuk memperoleh data di lapangan, baik untuk melihat perkembangan, pengawasan maupun yang Survei ini menjadi bagian dari pekerjaan, jenis profesi yang banyak melakukan survey lapangan untuk menyelesaikan pekerjaannya adalah kontraktor, arsitek, design interior dan lainya.
4. Kegiatan Sosial
Perjalanan dinas selanjutnya adalah yang berhubungan dengan kegiatan sosial misalnya mengisi materi untuk pelajar, peresmian gedung atau usaha, ataupun kegiatan amal.
5. Mengurus Perjanjian
Pegawai yang di delegasikan untuk melakukan perjalanan dinas yang mengurus masalah perjanjian kantor dengan pihak lain. Tanggung jawab yang harus disampaikan adalah menyempaikan hasil perjanjian yang telah disepakati oleh kedua pihak.
Baca Artikel : Tips Memudahkan Pekerjaan Dengan Software Canggih Dan Murah
Di luar kelima poin ini masih banyak jenis perjalanan dinas yang bisa dilakukan oleh pegawai, terlepas dari tujuan tersebut perjalanan dinas adalah bentuk dari tanggung jawab pekerjaan sehingga harus dilakukan dengan baik, kantor pun tetap bisa memantau kinerja pegawai dengan aplikasi absensi online untuk perjalanan dinas yang sekarang banyak digunakan.
Dokumen Yang Harus Dipersiapkan Untuk Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas baik di dalam maupun di luar negeri membutuhkan persiapan dokumen-dokumen khusus untuk mempermudah perjalanan dinas yang dilakukan. Beberapa jenis dokumen ini harus disiapkan beberapa waktu sebelumnya agar akses perjalanan berjalan baik. Beberapa dokumen yang diperlukan adalah
1. Surat Tugas
Surat tugas adalah satu dokumen utama yang harus disiapkan oleh pegawai yang telah didelegasikan untuk melakukan perjalanan dinas. Surat dinas ini menjadi senjata atau bukti bahwa ia memang benar-benar ditugaskan dari kantor tersebut untuk melakukan perjalanan dinas. Jika ada pihak yang meragukan atau meminta surat tugas tersebut pegawai bisa membuktikan dengan surat tugas. Surat tugas di butuhkan untuk perjalanan ke luar kota maupun ke luar negeri.
2. Paspor
Paspor adalah tanda identitas diri yang resmi jika akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor ini adalah dokumen yang harus disiapkan oleh pegawai ketika akan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri.
Paspor adalah izin yang dikeluarkan dari negara untuk seseorang yang ingin meninggalkan negaranya dan mengunjungi negara tertentu.
Paspor adalah dokumen yang menjamin identitasmu ketika berada di luar negeri dan juga dokumen resmi yang berguna sebagai payung hukum yang melindungimu ketika berpergian di negara asing. Sehingga keberadaanmu akan aman ketika di luar negeri karena sudah memiliki izin yang resmi dari negara.
Baca Artikel : Fitur Aplikasi Absensi Online yang Menambah Kenyamanan Kerja Karyawan
Untuk pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri, kamu harus menyiapkan paspor ini jauh-jauh hari sebelumnya agar persiapan perjalanan dinas bisa dilakukan tanpa ribet.
3. Visa
Selain paspor, dokumen yang perlu dimiliki pegawai ketika ingin melakukan perjalanan dinas ke luar negeri adalah visa. Visa adalah tanda izin masuk atau berkunjung ke negara asing, jika paspor di urus dari negara asal sebagai tanda bukti meninggalkan negara asal, maka visa adalah izin yang harus didapatkan agar bisa memasuki negara tertentu. Visa memiliki berbagai macam bentuk mulai dari stempel, stiker sampai visa elektronik yang di dapat dari email.
Proses pembuatan visa ini juga berbeda-beda, ada negara yang mensyaratkan pembuatan visa dilakukan ketika sudah sampai di negara tujuan ada juga negara yang mensyaratkan mendapatkan visa sebelum berkunjung ke negara tersebut. Jadi visa bisa dibuat di ketika memasuki daerah negara asing di bagian imigrasinya atau di negara asal yaitu di kedubes. Persiapan visa ini memang tidak mudah, namun pegawai harus mengetahui alur pembuatan agar bisa mendapatkan visa untuk perjalanan dinas.
4. Surat Kesehatan
Surat keterangan sehat adalah salah satu dokumen penting untuk dibawa pegawai ketika akan melakukan perjalanan dinas, surat keterangan sehat ini menjadi salah satu syarat ketika ingin berpergian di luar negeri karena ini menjadi syarat dari WHO untuk menghindari adanya penyakit menular.
Di masa pandemi ini, surat keterangan sehat juga menjadi syarat dasar ketika ingin berpergian di luar negeri maupun di luar kota. Misalnya surat bebas virus Covid-19 yang bisa didapatkan dari hasil tes swab maupun swab antigen, ini juga menjadi syarat ketika menggunakan layanan transportasi darat maupun udara, jadi sebelum berpergian wajib tes kesehatan dahulu.
Perjalanan dinas adalah salah satu tugas kerja yang harus diselesaikan oleh karena itu kantor tetap harus memantau pegawai dengan baik untuk penilaian kinerja karyawan, salah satu caranya menggunakan aplikasi absensi online seperti KANTOR KITA yang membantu HRD melakukan penilaian karyawan dengan baik. Yuk lakukan perjalanan dinas dengan baik dengan aplikasi absensi KANTOR KITA.
