5 Cara Mengendalikan Absensi Tinggi Karyawan Lewat Aplikasi Perkantoran Online – Keberadaan aplikasi perkantoran semakin memudahkan perusahaan untuk memantau pekerjaan, tak terkecuali untuk mengetahui perkembangan yang dilakukan karyawan. Sebagai salah satu aset berharga, karyawan yang dipekerjakan perusahaan tentunya harus mempunyai kemampuan yang memenuhi kriteria yang dibutuhkan dengan perilaku yang tak akan mengurangi reputasi kantor.
Di sisi lain, perusahaan tak jarang kewalahan mengingat jumlah karyawan yang mereka punya bukan satu atau dua orang, melainkan puluhan hingga ratusan. Belum lagi levelnya yang berbeda, sehingga pengontrolan dibagi lagi menjadi beberapa bagian. Maka bukan hal aneh bila mereka kewalahan dan tak bisa mendeteksi sikap negatif dari sejumlah staf.
Mengendalikan sikap negatif karyawan dengan bantuan aplikasi
Bentuk sikap atau perilaku negatif karyawan sangat beragam. Dari yang terlihat dari gestur tubuhnya hingga performa mereka dalam bekerja. Satu sikap yang acap kali tidak disadari adalah meningkatnya catatan absensi atau ketidakhadiran, bahkan sampai melebihi batas yang ditentukan perusahaan.
Aplikasi pencatat absensi dalam hal ini dapat membantu Anda dan perusahaan mengendalikan sikap karyawan yang mulai menghindari presensi maupun jobdesc-nya di kantor. Lalu, apa saja langkah yang dapat diambil agar performa karyawan bisa membaik?
- Konsultasikan secara langsung
Sebelum memanggil karyawan yang bersangkutan, sebaiknya kumpulkan dahulu data yang tercatat pada aplikasi absensi berbasis online. Informasi tersebut nantinya dapat Anda gunakan sebagai bukti kelalaian karyawan, sehingga mereka tidak dapat berkelit atau menghindar. Namun, pastikan Anda mendekatinya selembut atau sebaik mungkin agar karyawan tak merasa terpojok.
Mengonsultasikan masalah yang dihadapi secara langsung membantu perusahaan menganalisis kendala yang dihadapi karyawan sekaligus menemukan solusi yang dapat membantunya. Satu hal yang pasti, seberat apa pun masalah yang karyawan hadapi, jangan bicarakan di hadapan karyawan lain. Jangan sampai ada yang menjadikannya sebagai bahan perundungan. (Baca juga : Inilah Cara Sukses Meningkatkan Produktivitas Kerja Karyawan ) - Ciptakan suasana nyaman sekaligus profesional
Situasi dan kondisi sangat mempengaruhi keterbukaan karyawan terhadap perusahaan. Maka dari itu, Anda harus menciptakan suasana nyaman tanpa mengurangi profesionalitas saat hendak berdiskusi dengan karyawan yang bermasalah. Hindari ucapan dengan nada tinggi menggunakan bahasa persuasif supaya lawan bicara berterus terang tanpa merasa dipaksa.
Sampaikan kepada karyawan tersebut bahwa daftar absensinya menjadi fokus perusahaan. Tunjukkan kekhawatiran, tetapi ingatkan juga kalau mereka harus mampu bersikap profesional. Sebisa mungkin selesaikan masalah personal di luar kantor agar tak mengganggu jobdesc-nya. - Bangun budaya disiplin terhadap karyawan
Salah satu pemicu yang membuat karyawan ‘rajin’ bolos adalah kurangnya kedisiplinan yang perusahaan terapkan. Belum terlambat untuk menerapkannya, termasuk dengan mengandalkan aplikasi berbasis online untuk merekam kehadiran para karyawan. Tingkat akurasi tinggi yang ditawarkan dari platform ini secara tak langsung bisa memacu semangat mereka untuk bekerja tepat waktu.
Kemudian, tanyakan juga kebutuhan mereka sebagai karyawan. Apa saja yang mereka perlukan untuk meningkatkan kinerja di perusahaan? Namun, kalau Anda menemukan karyawan yang bertele-tele atau kurang serius, bersikaplah setegas mungkin. Ingatkan mereka kalau perusahaan selalu memantau lewat HRD dan aplikasi absensi untuk mencatat kehadiran.
Sementara itu, berikan pujian atau reward bagi karyawan yang rajin atau kinerjanya memuaskan. Hal ini secara tak langsung akan memotivasi karyawan lain untuk bekerja lebih giat. (Baca juga : Kiat Meningkatkan Kedisiplinan Karyawan Perusahaan yang Terbukti Berhasil ) - Mengurangi tekanan dan beban di kantor
Naiknya frekuensi karyawan yang absen mungkin saja dipengaruhi atmosfer kantor yang terlalu tegang. Anda perlu memeriksa dulu untuk memastikannya dan kalau terbukti, segera ambil tindakan lanjut. Karyawan yang tidak masuk kerja karena tertekan atau stres jelas bukan tanda bagus dan berpotensi membawa kerugian bagi perusahaan di kemudian hari.
Anda tentu tidak mau karyawan-karyawan terbaik minggat dan kesulitan mencari penggantinya, bukan? Oleh karena itu, kurangilah pekerjaan atau peraturan yang sekiranya dianggap membebani karyawan. Jika memungkinkan, ajak mereka mendiskusikan lingkungan kerja yang memadai. Malah kalau bisa, jadwalkan agenda refreshing setiap beberapa bulan sekali untuk melepas penat sejenak dari tekanan pekerjaan di perusahaan.
Jika diterapkan dengan tepat, karyawan bukan hanya kembali semangat kerja, tetapi juga tergerak untuk membantu perusahaan mencapai tujuan. Namun, Anda jangan lengah memeriksa performa mereka, salah satunya melalui aplikasi absensi berbasis online. - Menyediakan fasilitas-fasilitas memadai
Fasilitas menjadi salah satu hal yang paling dipertimbangkan seseorang saat akan bekerja di satu tempat. Sayangnya, tidak semua perusahaan menyadari hal tersebut dan membiarkan para karyawan bekerja tanpa bantuan fasilitas yang menunjang. Akibatnya? Mereka memilih untuk pergi ke tempat lain yang menawarkan fasilitas lebih baik.
Salah satu fasilitas yang sering luput dari perhatian perusahaan adalah fasilitas kesehatan. Entah itu asuransi, program, atau peralatan olahraga yang bisa digunakan di kantor. Survei yang dilakukan Aon Hewitt pada 2013 terhadap 800 karyawan dari berbagai perusahaan menyebutkan para karyawan yang mendapatkan fasilitas kesehatan terbaik akan lebih produktif bekerja dibandingkan yang tidak menerima fasilitas serupa.
Jadi, tak ada salahnya untuk menyediakan fasilitas kesehatan yang bisa menyemangati mereka sekaligus menjaga kondisi kesehatan. Dengan demikian, Anda tidak akan menerima catatan absensi yang terlalu banyak.
Nah, dalam hal ini Kantorkita.co.id bisa Anda andalkan sebagai aplikasi absensi untuk mengetahui presensi karyawan dengan akurasi tinggi. Perusahaan bisa memeriksanya melalui komputer maupun platform yang terinstal di ponsel pintar. Uniknya lagi, Kantorkita.co.id juga menghadirkan fitur-fitur menarik lain seperti aplikasi slip gaji yang akan memudahkan transaksi gaji sekaligus bukti transparansi perusahaan terhadap para karyawan di kantor.
