Aplikasi Perkantoran – Work From Home (WFH) adalah satu hal yang sudah biasa dilakukan oleh perusahaan maupun karyawan di Indonesia. Hal ini tidak mengherankan lagi, sebab kondisi pandemi di Indonesia tidak mendukung untuk melakukan aktifitas bekerja di kantor dengan untuk seluruh karyawan dengan mobilitas yang tinggi.
Untuk mendukung WFH ini, untungnya ada banyak sekali aplikasi perkantoran yang kehadirannya cukup membantu menyelesaikan pekerjaan dan membuat koordinasi satu karyawan dengan yang lainya agar saling terhubung. Tantangan terbesar dalam WFH ini adalah jarak, namun berkat hadirnya berbagai macam aplikasi perkantoran, masalah jarak ini bisa diselesaikan dengan baik.
Ada banyak sekali fitur aplikasi yang dibutuhkan perusahaan untuk membantu mempermudah pekerjaan. Apa sajakah fitur-fitur aplikasi kantor yang patut dicoba perusahaan untuk menyelesaikan urusan kantor? Mari Bersama kita ulas.
Aplikasi Kantor yang Banyak Dibutuhkan
Berikut adalah beberapa contoh fitur aplikasi yang berguna untuk menyelesaikan urusan kantor, diantaranya adalah
1. Inventaris Barang
Inventaris adalah proses pendataan barang yang ada di perusahaan. Proses pendataan ini untuk mengetahui laporan data dari jumlah barang, kondisi barang sampai dengan harganya. Pencatatan barang memiliki tujuan agar bisa mengetahui barang mana yang masih bisa digunakan untuk membantu operasional dan mendukung produktifitas perusahaan tersebut.
Dengan pendataan yang jelas, maka bisa dilihat asset apa yang dimiliki perusahaan dan ini juga merupakan bentuk pemantauan/penjagaan jika ada hal yang tidak diinginkan terjadi misalnya pencurian. Jadi nantinya data yang dihasilkan bisa dijadiakan acuan untuk evaluasi dan pengawasan.
Sedangkan untuk urusan penjualan, inventaris barang sangat penting dilakukan untuk mengetahui stock barang yang ada, maupun penempatan sehingga digunakan sebagai pedoman melihat ketersediaan barang.
Dengan adanya inventaris ini, informasi barang jadi lebih mudah diketahui.
Aplikasi Inventaris Barang
Sekarang sudah ada aplikasi inventaris barang dimana proses pendataan seluruh barang bisa dilakukan secara digital dan memungkinkan untuk saling terhubung antar satu karyawan dengan karyawan yang lain.
Database inventaris barang juga bisa diperbarui secara berkala sehingga hasilnya lebih terupdate secara otomatis.
Koordinasi untuk informasi barang bisa lebih mudah. Satu database bisa diakses dan dikelola oleh setiap karyawan yang bertugas sehingga untuk informasi barang bisa lebih akurat.
Secara umum, Aplikasi inventaris barang memuat variabel
- Nama barang
- Jenis barang
- Jumlah
- Kondisi
- Harga jual
- Harga beli
- Keterangan barang
Penggunaan Aplikasi Inventaris Barang
Inventaris dilakukan untuk kepentingan umum perusahaan maupun untuk penjualan barang. Namun beberapa bidang divisi perusahaan yang akan sangat terbantu dengan kehadiran aplikasi inventaris barang ini, contohya
- Bagian produksi : untuk mengetahui stok raw material dan bahan lain
- Bagian gudang : untuk mengetahui semua jumlah dan jenis produk masuk dan keluar
- Bagian penjualan : mengetahui daftar barang, stock dan harga
- Bagian sarana prasarana perusahaan : mengetahui kondisi barang, lokasi, jumlah dan harga
Kelebihan Menggunakan Aplikasi Inventaris Barang
Beberapa kelebihan menggunakan aplikasi inventaris barang dibandingkan inventaris manual adalah
- Bisa diakses secara digital
- Tidak memerlukan banyak kertas
- Aman tersimpan
- Satu sumber data untuk banyak pengguna
- Ter-update secara otomatis
- Hemat waktu
- Memudahkan melakukan pelacakan barang
Semakin berkembangnya waktu memang perusahaan perlu mempertimbangkan untuk menggunakan teknologi sehingga produktifitas kerja lebih efisien dari segi waktu maupun tenaga.
2. Penomoran Surat
Penomoran surat adalah satu hal yang tidak bisa dipisahkan jika ingin mengeluarkan surat resmi dari perusahaan maupun kedinasan. Jika sebelumnya penomoran surat dilakukan secara manual menggunakan pengurutan nomor di buku catatan, sekarang sudah ada aplikasi penomoran surat.
Dimana aplikasi ini, memudahkan karyawan melakukan pembuatan, pendataan nomor surat dan penyimpanan dalam media digital.
Aplikasi Penomoran Surat
Aplikasi penomoran surat ini memiliki sistem, membantu penomoran surat secara otomatis. Jika sebelumnya dilakukan pengurutan nomor secara manual, menggunakan aplikasi ini, urutan nomor dilakukan otomatis.
Dalam hal penyimpanan, Anda juga bisa terbantu dengan sistem penyimpanan digital dimana tinggal memasukkan nomor surat yang masuk dan scan surat tersebut. Dengan begitu data surat sudan aman tersimpan dalam server aplikasi.
Baca Artikel : Aplikasi Penomoran Surat
Untuk proses tracking dan pencarian, tentu saja aplikasi penomoran surat membantu cukup banyak dalam segi waktu dan ruang.
Kelebihan Menggunakan Aplikasi Penomoran Surat
- Memudahkan untuk melacak surat
- Memberikan nomor surat secara otomatis sehingga mengurangi kesalahan nomor tidak urut, salah tulis ataupun human error
- Menghemati waktu untuk tracking surat maupun pembuatan nomor surat
- Bisa diakses secara digital sehingga menghemat penggunaan kertas
- Penyimpanan lebih aman tidak ada resiko dokumen hilang karena faktor ekternal seperti terbakar, sobek, hilang, dsb.
Penomoran surat membutuhkan banyak kertas dan harus mengurutkan secara manual jika dilakukan dengan pencataran di buku, sedangkan jika menggunakan aplikasi penomoran surat, hal ini bisa dilakukan secara otomatis dan cepat.
3. Mutasi Rekening
Untuk bagian keuangan barang, pastinya laporan keuangan dan pengecekan transaksi menjadi satu agenda rutin dilakukan.
Sayangnya prose cek mutasi secara manual bisa dibilang tidak praktis. Namun sekarang ini, sudah ada aplikasi cek mutasi bank yang bisa diakses secara online.
Aplikasi Mutasi Rekening
Penggunaan aplikasi mutasi rekening ini cukup membantu untuk perusahaan yang setiap harinya ada transaksi masuk dan keluar secara rutin, untuk pengecekan dan control bisa dilakukan secara praktis dan akurat menggunakan aplikasi mutasi rekening.
Namun untuk memilih aplikasi mutasi rekening memang harus teliti. Pastikan masalah keamanan cukup baik dan juga mendukung untuk digunakan jenis rekening yang Anda gunakan.
Kelebihan Aplikasi Mutasi Rekening
- Memudahkan proses pengecekan transaksi
- Otomatis update
- Menghemat waktu
- Bisa diakses dimana saja dan kapan saja
- Efisiensi waktu dan tenaga
- Memudahkan pelacakan
Dunia managemen keuangan lebih mudah terbantu dengan aplikasi mutasi rekening ini, untuk pengecekan harian maupun pelaporan keuangan, hasilnya lebih akurat dan efisien.
4. Absensi Karyawan Online
Kerja remote maupun WFH memerlukan satu sistem untuk membantu pemantauan karyawan secara real time dan akurat. Untungnya sekarang sudah ada aplikasi absensi online yang bisa diakses dimana saja dan kapan saja.
Hal yang cukup spesial dari aplikasi absensi karyawan ini adalah absen bisa dilakukan secara mandiri menggunakan akun absensi di smartphone masing-masing, pun ada fitur time tracker sehingga keakuratan absensi karyawan cukup baik. Sistem aplikasi kantor ini dibuat untuk otomatis dan terintegrasi dengan laporan absen karywan untuk HRD sehingga hasil absensi tidak perlu dibuat manual.
Kelebihan Menggunakan Aplikasi Absensi Karyawan Online
- Mudah digunakan dimana saja
- Mendukung untuk WFO, WFH maupun perjalanan dinas
- Akses secara mandiri
- Hasil lebih akurat
- Efisien
- Laporan didapatkan secara otomatis.
Dengan kelebihannya ini tidak heran jika banyak perusahaan yang beralih menggunakan aplikasi absensi online dimana memberikan kemudahan dan fleksibelitas yang tinggi.
Kelebihan Aplikasi Perkantoran
Ada beberapa kelebihan dari penggunakan aplikasi perkantoran jika dibandingkan dengan melakukan pekerjaan secara manual. Beberapa diantaranya adalah
1. Kerja Secara Digital
Jika dahulu banyak pekerjaan yang penyelesaiannya dilakukan secara manual, maka dengan aplikasi perkantoran ini, proses bisa dilakukan secara digital. Dimana hal ini kita tidak perlu melakukan pencatatan manual, penghitungan manual, pencarian manual.
Pengerjaan secara digital ini juga sebagai bentuk untuk mengurangi penggunaan media seperti kertas, tinta, dan ATK yang lain.
Selain itu pengerjaan secara manual, umumnya membutuhkan ketelitian tinggi dan memerlukan waktu yang cukup banyak agar outputnya bagus, sedangkan jika menggunakan teknologi digital sudah ada template dan pengaturan otomatis sehingga pengerjaan lebih cepat dan efisien tenaga/waktu.
2. Memudahkan Penyimpanan
Hal ini masih ada kaitannya dengan akses digital, dimana semua data yang kita masukkan akan tersimpan secara digital dalam server aplikasi tersebut.
Hal ini sangat membantu untuk mengurangi penggunaan ruang untuk penyimpanan fisik dan kertas. Potensi masalah penyimpanan berupa data yang hilang karena faktor alam maupun human error lebih kecil. Penyimpanan data digital bisa dilakukan dengan mudah menggunakan disk.
Sedangkan untuk masalah tracking dokumen, juga bisa dilakukan dengan cepat menggunakan fitur pencarian. Hasilnya lebih mudah ditemukan dan hemat waktu.
3. Updating Secara Otomatis
Beberapa aplikasi seperti inventaris barang maupun penomoran surat bisa dilakukan secara otomatis sehingga jika ada perubahan data barang bisa ter-update secara akurat.
Berbeda dengan sistem pengerjaan manual, jika satu bagian ingin mengubah satu hal maka perlu melakukan follow up ke bagian lain yang masih berkaitan, untuk memberitahu ada perubahan data.
Cara ini cukup memakan waktu dan potensi untuk salah paham karena sumber data tidak akurat cukup tinggi.
4. Bisa Diakses Untuk Banyak Karyawan dengan Mudah
Aplikasi menghubungkan satu orang dengan seseorang lainya tanpa perlu bertemu. Begitu halnya dengan aplikasi perkantoran dimana penggunaan satu aplikasi untuk banyak orang namun hasilnya bisa akurat dan tersistem dengan baik.
Sehingga antar karyawan bisa menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan saling terhubung melalui aplikasi tersebut.
5. Efisien
Teknologi hadir untuk membantu menyelesaikan urusan manusia. Termasuk juga dengan aplikasi kantor dimana proses pengerjaan yang sebelumnya manual bisa dilakukan secara otomatis dan digital.
Baca Artikel : Aplikasi Absensi Terbaik
Hal ini cukup menghasilkan proses kerja yang efisien untuk tenaga, sumber daya maupun waktu yang dikeluarkan.
Sistem dibuat secara akurat dan teratur sehingga bisa menghindari kesalahan human error.
6. Bisa Diakses Kapan Saja dan Dimana Saja
Akses untuk aplikasi, selama ia terkoneksi dengan internet pastinya bisa diakses dimana saja dan kapan saja. Sehingga untuk masalah pekerjaan, bisa dipantau secara akurat dan otomatis.
Kesimpulan
Ada banyak sekali jenis aplikasi perkantoran yang dibutuhkan dalam dunia kerja. Tentunya penggunaan aplikasi kantor ini memiliki tujuan untuk memudahkan penyelesaian pekerjaan. Penggunaan Aplikasi kantor ini juga memberikan banyak kelebihan, misalnya dalam hal efisiensi waktu dan tenaga sehingga karyawan bisa bekerja secara efisien.
Di zaman digital seperti ini, penggunaan aplikasi perkantoran harus dipertimbangkan agar bisa berjalan dengan baik di tengah perkembangan dunia industri digital yang semakin tinggi.
Kabar baiknya, Sekarang ini Kantor Kita sedang mengembangkan aplikasi dengan banyak fitur perkantoran agar bisa memberikan kemudahan pekerjaan kantor untuk perusahaan. Nikmati pengalaman bekerja secara efisien dan mudah bersama Kantor Kita!
Sekian ulasan mengenai aplikasi perkantoran ini, semoga artikel ini memberikan manfaat untuk Anda!
