Absen Online – Metode absensi online sekarang ini cukup naik daun, memiliki banyak fitur yang memudahkan proses absensi karyawan di kantor sampai dengan memudahkan masalah pemantauan karyawan oleh HRD. Tidak heran, banyak perusahaan yang mulai beralih menggunakan metode absen online ini sebagai partner untuk mendata absensi.
Namun banyak orang yang masih bingung gimana sih caranya menggunakan metode absensi online? Sebab proses penggunaannya pastinya tidak instan namun harus memiliki akun dulu untuk didaftarkan. Tentunya dengan kelengkapan fitur yang diberikan, perusahaan harus berani mengeluarkan budget yang sepadan untuk ini.
Gimana sih caranya jika ingin beralih menggunakan metode absen online untuk perusahaan? Apakah ribet? Mending mana dengan metode absensi manual? Yuk kita bahas Bersama..
Absen Online
Absen online merupakan metode absensi yang dilakukan secara online atau dengan koneksi internet. Aplikasi ini cukup fleksibel dan memungkinkan Anda akses absensi dimana saja dan kapan saja. Yang cukup membedakan metode absen online dengan metode lainya adalah absen online diakses menggunakan aplikasi yang terinstal dalam perangkat masing-masing, yang sudah dilengkapi dengan fitur GPS dan time tracker, membuat proses absensi dilakukan secara akurat.
Namun untuk menggunakan aplikasi absen online ini, Anda juga harus menyiapkan budget perbulan atau pertahunnya agar tetap bisa menikmati semua fitur secara bebas.
Menggunakan Metode Absen Online?
Hal pertama yang harus Anda pastikan adalah
Aplikasi absen mana yang akan digunakan?
Apakah aplikasi berbayar? Atau gratis?
Tentu saja untuk aplikasi gratis, Anda hanya tinggal melakukan unggahan di Playstore maupun AppStore untuk kemudian di konfigurasi dengan karyawan Anda.
Namun jika Anda menggunakan aplikasi absen berbayar pastinya untuk menikmati layananya memerlukan akses yang tidak bisa didapatkan secara bebas.
Menggunakan aplikasi absen berbayar bisa saja diartikan sedang menjalani partnership dengan pemilik layanan aplikasi absen tersebut jadi ada beberapa hal perlu dilakukan.
1. Melakukan Survey Layanan Absen Online
Ada beberapa kriteria yang harus diperhatikan dalam pemilihan layanan absensi online, berikut penjelasannya.
a. Melihat Fitur yang Diberikan
Menggunakan aplikasi absensi gratis tentu saja Anda tidak bisa complain dengan apa yang ada dalam fitur tersebut, namun jika menggunakan aplikasi atau layanan berbayar tentunya Anda harus melihat dengan jeli fitur apa saja yang diberikan. Hal yang lebih utama adalah fitur tersebut memberikan kemudahan untuk Anda.
Jika dari segi fitur, aplikasi tersebut sudah memenuhi kebutuhan Anda, maka aplikasi bisa dipilih untuk digunakan.
Baca Juga Tentang : Aplikasi Absensi Terbaik
b. Sesuai dengan Budget
Menggunakana layanan berbayar pastinya membuat Anda harus menyiapkan budget untuk menikmati pelayanannya.
Untuk masalah harga ini, banyak layanan absensi online yang menawarkan harga yang bervariatif. Mulai dari harga perseorangan, bulanan sampai dengan tahunan. Masing-masing memiliki standar harga sendiri, pastinya harga yang diberikan sesuai dengan layanannya.
Namun jika Anda mendapati harga tidak sebanding dengan layanan yang diberikan, maka hal ini perlu dipertimbangkan lagi untuk digunakan.
Pilih layanan absensi yang sesuai dengan budget yang telah Anda siapkan. Pilih sesuai dengan kebutuhan dan yang paling utama adalah pilih layanan yang bisa memberikan kemudahan untuk Anda.
3. Layanan Support Pelanggan
Layanan jasa pasti akan memberikan yang terbaik untuk pelanggannya, salah satunya layanan absen online dimana melengkapi layanannya dengan fasilitas customer service.
Seperti yang kita tahu, menggunakan program digital dan internet pasti ada kendala atau error dalam penggunannya. Untuk menyelesaikan masalah ini, Anda sebagai pelanggan bisa langsung menghubungi layanan support pelanggan yang telah disiapkan.
Fasilitas ini tidak bisa dianggap sebelah mata, sebab saling terhubung dengan layanan absen online membantu Anda dalam menyelesaikan semua kendala.
Jika proses survey telah dilakukan, maka selanjutnya adalah mendaftarkan perusahaan Anda ke layanan aplikasi untuk absen online tersebut. Nah dalam proses pendaftaran ini Anda akan langsung berhubungan dengan pemilik layanan.
2. Pendaftaran
Pendafaftaran dilakukan dengan mudah, umumnya proses pendaftaran ini sudah ada dalam website atau aplikasi absen online ini, sehingga Anda bisa melakukannya secara mandiri.
Proses pendaftaran dilakukan dengan memasukkan identitas perusahaan, seperti nama, email, telepon, sampai dengan jumlah karyawan.
Umumnya setelah melakukan pendaftaran, layanan absensi online akan memberikan kesempatan trial untuk pelanggan selama 14-15 hari, jika Anda cocok dengan aplikasi absen tersebut, maka bisa melanjutkan berlangganan. Sedangkan jika Anda tidak cocok setelah melewati masa trial maka maka penggunaan aplikasi absen online bisa dihentikan.
3. Pembayaran
Setelah semua sudah selesai, untuk proses registrasi dan memutuskan untuk menggunakan aplikasi tersebut, maka selanjutnya Anda bisa melakukan pembayaran untuk berlangganan.
4. Berlangganan
Masa berlangganan ini, Anda bisa terus menikmati fitur absensi online secara lengkap namun Anda harus membayar setiap bulan/tahunnya.
Kelebihan Menggunakan Layanan Absen Online
Beberapa kelebihan yang bisa Anda rasakan ketika menggunakan metode absensi online adalah
- Urusan managemen absensi karyawan lebih mudah
- Urusan pemantauan kinerja karyawan lebih mudah
- Laporan bisa diakses secara digital / cetak
- Menghemat waktu
- Sistem payroll karyawan lebih sederhana
- Fleksibel
- Meminimalkan kecurangan absensi
- Keamanan data maksimal
- Efisien
- Friendly use
Jika sudah mengetahui kelebihan absen online maka selanjutnya menimbang lebih baik metode absen online atau yang lainya sih?
Lebih Baik Absen Online atau Konvensional?
Ada beberapa kelebihan tersendiri dari penggunaan layanan absen online atau absensi konvensional seperti fingerprint maupun mesin ceklok. Pastinya pemilihan ini didasarkan sesuai dengan kemampuan perusahaan Anda dan kebutuhannya.
Beberapa perbandingan jika menggunakan aplikasi absensi dan konvensional bisa dilihat dalam tabel berikut ini
| Perbedaan | Absen Online | Absen Fingerprint | Absen Ceklok |
|---|---|---|---|
| Cara absensi | Sistem deteksi wajah | Sidik jari | Menginput kertas absensi |
| Perangkat absensi | Smartphone masing-masing | Mesin fingerprint | Mesin ceklok |
| Fitur | Menawarkan banyak fitur, seperti untuk absensi, laporan absensi karyawan untuk HRD, payroll dsb. | Terbatas untuk absensi | Terbatas untuk absensi |
| Laporan | Bisa di akses digital dan diolah secara otomatis | Laporan diolah secara manual | Laporan diolah secara manual |
| Biaya | Biaya registrasi awal dan perpanjangan | Biaya pembelian mesin dan perawatan berkala | Biaya pembelian mesin dan perawatan berkala |
| Efisiensi | – Bisa digunakan kapan saja dan dimana saja. masing masing karyawan bisa mengakses secara mandiri. – Efektif untuk WFH, WFO, dan perjalanan dinas | – Hanya bisa digunakan pada satu tempat dan digunakan untuk bergantian. – kurang efektif untuk WFH dan perjalanan dinas. | – Hanya bisa digunakan pada satu tempat dan digunakan untuk bergantian. – kurang efektif untuk WFH dan perjalanan dinas. |
| Kemudahan | – Singkat dan mudah dalam pengaplikasian. – Hasil laporan absensi diolah secara otomatis dengan sistem. | – Memerlukan perawatan berkala dan membutuhkan waktu lebih banyak jika ada masalah pendeteksian sidik jari. – Laporan juga harus diolah secara manual | – Mudah namun harus antri dengan karyawan lain. – Laporan juga harus diolah secara manual. |
| Resiko kecurangan | Rendah | Rendah | Tinggi |
| Permasalahan | Jika akses internet hilang | Sistem pendeteksi yang terkadang kurang sesuai | Jika mesin ceklok rusak ataupun kertas absensi hilang |
Fitur Absen Online
Secara umum ada beberapa fitur yang dimiliki oleh layanan absen online, dimana fitur ini memberikan kemudahan untuk pelanggannya. Beberapa diantaranya adalah
- Time tracker
- Perizinan dan cuti
- Slip gaji digital
- Absen perjalanan dinas
- Laporan absensi
- Tracking lokasi
Dengan fitur absen online yang cukup lengkap seperti di atas, tidak heran jika aplikasi absen online menjadi satu metode absen yang banyak dipilih untuk perusahaan. Selain lebih mudah diakses juga cukup hemat untuk pengeluaran perusahaan.
Aplikasi Absen Online Kantor Kita
Memberikan banyak kemudahan dengan fiturnya yang lengkap. Mulai dari tracking lokasi sampai dengan laporan digital untuk HRD bisa diakses secara bebas.
Aplikasi Kantor Kita juga memiliki harga yang cukup hemat dengan penawaran paket pertahunya. Nikmati layanan absen online yang menyenangkan, Masuk aplikasi absensi kantor kita dan nikmati masa trial 15 hari secara gratis, sekarang juga!
