Software Solusi Perkantoran Terbaik Tahun 2022 – Kita mengetahui ada banyak sekali yang berubah di era sekarang, baik dari kehidupan sehari-hari, teknologi, industri, sampai dengan dunia perkantoran. Banyaknya perubahan ini dipengaruhi dengan semakin berkembangnya dunia digital dan internet yang sekarang semakin banyak diterapkan, bahkan di kehidupan sehari-hari kita. Salah satu manfaat yang bisa kita rasakan dari perubahan digital ini adalah dengan efisiensi dan kemudahan.
Dunia perkantoran tidak luput dari perubahan ini, penggunaan teknologi semakin marak digunakan bahkan membantu perusahaan mendapatkan peluang keberhasilan dan hasil kerja yang lebih tinggi daripada menggunakan teknologi konvensional. Walau memang dibutuhkan penyesuaian kerja ulang, dan adaptasi namun teknologi berhasil membuat perusahaan lebih maju dan berkembang mengikuti era zaman.
Salah satu berkembangnya teknologi di bidang perkantoran bisa dilihat dengan munculnya berbagai macam software atau aplikasi perkantoran yang semakin marak digunakan.
Software Perkantoran Sebagai Teknologi Di Perusahaan
Di dunia ini ada banyak sekali software yang biasa kita temui bahkan digunakan untuk berbagai kebutuhan. Jika dulu perkembangan software sangat minim maka sekarang ini sudah ada banyak pengembang software yang menciptakan software untuk membantu menyelesaikan atau mempermudah pekerjaan manusia. Begitu pula dengan software perkantoran, dimana software ini digunakan dan diciptakan untuk membantu menyelesaikan urusan perkantoran.
Baca Artikel : Software HRD Perusahaan
Di tahun 2021 ini, software perkantoran sudah menggunakan basis online dan menggunakan cloud sebagai media penyimpanannya. Dimana hal ini juga memengaruhi hasil kerja dan efektfitas kerja terutama dalam bidang koordinasi dan penyebaran informasi.
Software perkantoran ini juga mencakup banyak hal, mulai dari masalah marketing, manajemen karyawan, penggajian, administrasi, produksi, keuangan dan lain sebagainya.
Kenapa Perusahaan Memerlukan Software Perkantoran?
Ada beberapa hal yang mendasari penggunaan teknologi seprti software perkantoran di perusahaan. Selain untuk tujuan mempermudah pekerjaan, namun secara spesifik software perkantoran memiliki beberapa keutamaan yang lainya sehingga perlu digunakan di perusahaan.
Figure 1 Alasan Perusahaan Memerlukan Software Perkantoran
Kebutuhan Operasional
Salah satu peran software perkantoran adalah untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan. Dimana teknologi ini membuat struktur organisasi perusahaan bisa lebih ramping. Tugas operasional bisa diselesaikan menggunakan teknologi. Misalnya untuk tugas CS dimana sekarang ini sudah ada Chatbot yang sudah dibuat dengan kecerdasan buatan untuk membantu mengatasi keluhan dan kebutuhan customer secara otomatis.
Kontroling dan Monitoring
Manfaat yang bisa dirasakan dari penggunaan software perusahaan adalah untuk urusan kontroling dan monitoring dimana sekarang software bisa melacak dan memberikan data dan informasi sehingga bisa digunakan sebagai bahan monitoring. Dengan fungsi ini, perusahaan lebih mudah mengawasi kerja karyawan karena memberikan data yang valid dan bahkan realtime. Software perusahaan untuk kontroling dan monitoring sudah ada dalam berbagai bentuk dan bidang misalnya software CRM dan POS dimana keduanya adalah software untuk urusan penjualan. Walau CRM spesifik untuk sales dan POS untuk kasir, namun fungsi keduanya sama untuk memberikan informasi mengenai pencapaian penjualan, kondisi penjualan dan laporan terakhir sehingga owner dan manajer bisa melakukan monitor hanya dari aplikasi.
Planning dan Decision
Alasan selanjutnya kenapa perusahaan perlu melengkapi kantornya dengan software perkantoran adalah karena sebagai fungsi planning dan decision atau alat yang digunakan sebagai dasar untuk perencanaan dan pengambilan keputusan. Sebab dari software ini sudah ada banyak data dan informasi mengenai hasil kerja masing-masing post. Sehingga dari data inilah perusahaan bisa mengembangkan rencana dan membuat keputusan.
Baca Artikel : 5 Teknologi yang Harus Dimiliki Pelaku Usaha Di Era Digital
Koordinasi dan Komunikasi
Untuk masalah komunikasi dan koordinasi menggunakan software perkantoran pasti sudah cukup familiar, sudah banyak digunakan dan diterapkan di kantor. Software perkantoran sudah banyak menggunakan teknologi cloud sehingga memungkinkan untuk pengumpulan data secara terpusat. Memungkinkan karyawan mendapatkan informasi yang real time dan updated. Hal ini membuat proses koordinasi tim menjadi lebih mudah. Terutama untuk karyawan dengan pengawas, lebih update sehingga memudahkan proses koordinasi.
Interorganisasonal
Berbeda dengan kepentingan-kepentingan internal kantor seperti yang sudah dijelaskan di atas. Manfaat dan fungsi software perkantoran ini lebih kepada kebutuhan eksternal perusahaan. Misalnya ketika perusahaan perlu melakukan perbaikan agar lebih modern dan maju, atau untuk menyesuaikan kebutuhan partnership dan juga kerja sama dengan yang lainya.
Jika ditarik garis besar kenapa perusahaan memerlukan software perkantoran, untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam hal operasional, komunikasi dan koordinasi, inovasi dan juga pengembangan perusahaan agar tetap update dengan teknologi yang sudah global ini.
Manfaat Menggunakan Software Perkantoran
Manfaat secara umum dari penggunaan software perkantoran memang terciptanya efisiensi perusahaan. Namun untuk manfaat lebih spesifik tentang penggunaan software perkantoran adalah sebagai berikut
Mengurangi Biaya Operasi
Dengan penggunaan software perkantoran, ada beberapa hal yang di eleminasi dan diganti dengan komponen yang lainya. Misalnya penggunaan software payroll dimana slip gaji dibagikan secara online, hal ini mengurangi kebutuhan kertas ataupun tinta untuk mencetak slip gajinya. Atau aplikasi absensi online dimana pengguna dapat memperoleh laporan hasil absensi digital tanpa perlu melakukan pencatatan manual dengan begitu kebutuhan kertas dan operasional lain pastinya akan berubah.
Efektifitas
Pernahkah Anda melakukan pekerjaan dengan proses manual dimana membutuhkan proses pembuatan yang lama? Inilah manfaat penggunaan software perkantoran dimana mempersingkat penggunaan waktu kerja dan meminimalkan waktu yang terbuang dengan begitu efektifitas waktu bisa didapatkan.
Penggunaan software perkantoran untuk mengefisienkan waktu ini sudah banyak jenisnya, mulai dari pengolah angka, pengolah data maupun aplikasi perkantoran yang lainya.
Tidak hanya sebatas mengefisienkan waktu, tenaga dan energy pun pastinya juga jauh lebih ramping karena proses yang jauh lebih mudah.
Pengambilan Keputusan yang Lebih Cepat
Software perkantoran memberikan data dan informasi sebagai dasar untuk mengambil keputusan. Sebab software perkantoran memberikan statistic maupun informasi yang dibutuhkan lainya.
Software Perkantoran yang Dibutuhkan di Tahun 2022
Ada beberapa rekomendasi software perkantoran yang banyak dibutuhkan di tahun 2022 ini. Rekomendasi ini tentunya dengan melihat kondisi dunia industri masa sekarang dan juga dengan perkembangan teknologi yang terjadi.
| No | Rekomendasi aplikasi | Definisi | Manfaat |
| 1. | HRIS | Aplikasi untuk HRD mengelola administrasi dan data karyawan | Manajemen data dan administrasi karyawan jadi lebih mudah |
| 2. | CRM | Aplikasi sales managemen untuk membantu monitoring tim sales dalam mencapai target | Mengetahui kebutuhan customer dan pemantauan tim sales jadi lebih mudah |
| 3. | POS | Aplikasi kasir yang sudah menggunakan sistem cloud dan digunakan secara online | Pemantauan kasir dan penjualan hanya dari aplikasi. Mudah dan cepat |
Table 1 Software Perkantoran yang Dibutuhkan di Tahun 2022
Salah satu software perkantoran yang dibutuhkan tahun 2022 ini adalah CRM atau biasa dikenal dengan Customer Relationship Management. Software ini digunakan untuk tim sales dalam menjalankan tugasnya, yaitu berhubungan dengan customer dan mendapatkan target penjualannya.CRM
CRM digunakan untuk mendapatkan lebih banyak penjualan produk, memenuhi kebutuhan customer dan tentu saja untuk merampingkan kerja tim sales. Dimana jika sebelumnya tim sales bekerja dengan cara konvensional yang performanya terukur kurang objektif, menggunakan CRM ini, kerja tim sales bisa di tracking dan dimonitor sehingga bisa memaksimalkan penjualan.
HRIS
HRIS atau Human Resource Information System adalah salah satu software perkantoran yang perlu dimiliki untuk membantu HRD mengelola data dan informasi pegawai dengan mudah dan terintegrasi satu sama lainya. Seperti yang kita ketahui bahwa HRD mengurus SDM mulai dari data diri, kehadiran, gaji dan juga performa, HRIS inilah yang menjadi software untuk memudahkan HRD bekerja.
Aplikasi perkantoran dari Kantor Kita
HRIS berguna untuk mengintegrasikan banyak data dalam satu database. Misalnya urusan absensi karyawan, dan penggajian, dengan HRIS, keduanya bisa terhubung. Selain itu,ada beberapa bidang juga yang masih dilingkup HRIS, misalnya urusan reimbursement, database karyawan, lembur, absensi dan penggajian.
Perusahaan sekarang ini perlu memiliki HRIS untuk membantu pengelolaan jadi lebih mudah dan efisien.
POS
Software pos juga masuk dalam salah satu rekomendasi software yang perlu dimiliki dalam software kantor, sistem pos atau biasa dikenal dengan aplikasi kasir ini membantu owner ataupun pebisnis bisa mengelola dan monitoring penjualan untuk banyak outlet sekaligus.
Sistem POS ini sudah menggunakan cloud sehingga memudahkan pengintegrasian semua data.
Software Solusi Perkantoran Terbaik Tahun 2022
Kantor Kita adalah salah satu pengembang software perkantoran yang menyediakan banyak software perkantoran untuk Anda. Mulai dari urusan HRIS sampai dengan keuangan dan administrasi ada pada Kantor Kita.
Salah satu produk dari Kantor Kita adalah Aplikasi Absensi Karyawan Online (HRIS) dimana memiliki banyak add on yang bisa ditambahkan, beberapa diantaranya adalah
- Inventaris barang
- Kartu nama
- Rekap surat
- KAS, keuangan dan kasir (POS)
- Klien dan sales managemen
- Procurement
Dengan menggunakan software Kantor Kita, Anda bisa memenuhi kebutuhan kantor dengan baik. Hadir dengan harga yang cukup ramah di kantong Anda. Tentunya aplikasi Kantor Kita memberikan yang terbaik untuk Anda dengan memberikan visual yang menarik dan software yang mudah digunakan.
Kesimpulan
Software perkantoran memberikan banyak keuntungan untuk perusahaan mulai dari efisiensi waktu, tenaga dan energy sampai dengan operasional perusahaan. Penggunaan software perkantoran ini juga membawa perusahaan lebih maju dan modern baik dari internal maupun eksternal.
Baca Artikel Tentang Dear HRD, Tinggalkan Cara Lama dengan Cara Modern dan Efisien
Sekian ulasan tentang software solusi perkantoran terbaik tahun 2022 kali ini semoga bermanfaat!
