Manajemen Surat di Perusahaan – Dalam sebuah perusahaan pasti ada bagian yang khusus dibuat untuk mengelola surat baik itu surat masuk maupun surat keluar. Bagian ini diberi kewenangan untuk menerbitkan surat dan juga menerima surat untuk kemudian diolah. Umumnya HRD memiliki kewenangan untuk menerbitkan surat namun untuk pengurusan dan pencatatan surat masuk dan keluar akan dilakukan oleh pihak lain seperti admin maupun sekretaris. Bahkan sekarang pengelolaan surat sudah masuk dalam bentuk software dan menjadi salah satu Software HRD Perusahaan yang banyak digunakan.
Surat-surat ini tidak sembarangan bisa masuk masuk keluar secara bebas, namun perlu di kontrol dengan pencatatan dan pengarsipan surat. Inilah yang dimaksud dengan pengelolaan surat di perusahaan. Jika surat tidak di kontrol akan terselip, hilang, rusak dan lain sebagainya. padahal kita tahu bahwa surat sangat penting digunakan sebagai bukti, sebagai dasar keputusan, atau sebagai hal lain dimana ini memengaruhi instansi tersebut.
Surat di bagi atas surat masuk dan keluar, seperti apa surat tersebut mari kita bahas bersama.
Figure 1 Manajemen Surat Perusahaan
Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang berasal dari pihak luar instansi/perusahaan. Surat masuk ini bisa saja berasal dari individu, kelompok maupun perusahaan lain yang memiliki kepentingan tertentu. Umumnya surat masuk digunakan sebagai media pemberitahuan, ajakan atau bahkan surat izin dan lain sebagainya.
Surat masuk ini harus diarsipkan dan dicatat karena memiliki fungsi sebagai alat bukti, pedoman tindakan, sebagai pengingat dan fungsi penting yang lainya. Surat masuk resmi ini umumnya juga dilengkapi oleh beberapa komponen surat, misalnya
- Nama instansi
- Nomor surat
- Tanggal surat
- Perihal pengiriman surat
- Tanda tangan/stampel resmi dari instansi
Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang diterbitkan dari perusahaan untuk internal maupun pihak luar perusahaan, bisa untuk kelompok, individu bahkan untuk instansi/perusahaan lain. Fungsi dari surat keluar adalah sebagai sarana penyampaian informasi, misalnya pemberitahuan, surat izin, surat pernyataan dan surat untuk komunikasi dengan pihak lainya.
Surat keluar juga memiliki komponen tertentu seperti halnya surat masuk, seperti
- Nama instansi
- Nomor surat
- Tanggal surat
- Perihal surat
- Isi
- Tanda tangan dan stampel
Baca Artikel : Software Manajemen Kantor
Kategori Surat Masuk Dan Keluar
Surat masuk dan keluar dibedakan lagi berdasarkan kebutuhan dan keperluan surat. Tidak semua sama rata sebagai surat keluar saja namun ada jenis suratnya masing-masing. Beberapa kategori surat masuk dan surat keluar yang ada pada suatu perusahaan bisa dipahami sebagai berikut
1. Surat Niaga
Kategori surat ini biasanya dibuat dan dikirimkan oleh para perusahaan atau badan usaha dimana di dalamnya surat tersebut berisi kepentingan bisnis atau perdagangan.
2. Surat Pribadi
Surat ini dibuat dan diperuntukkan untuk individu tertentu. Surat pribadi ini memiliki sifat lebih personal sehingga tidak semua orang bisa mengaksesnya. Misalnya surat dari perusahaan untuk karyawan tertentu atau surat resmi dari individu untuk perusahaan.
3. Surat Dinas
Seperti namanya surat ini merupakan surat resmi yang ditunjukan untuk sebuah perusahaan atau organisasi untuk keperluan administrasi. Beberapa yang termasuk kedalam surat dinas ini diantaranya adalah surat dinas penting, surat dinas rutin/biasa, dan surat dinas rahasia.
Aplikasi Surat
Aplikasi surat adalah suatu aplikasi yang berfungsi untuk memudahkan dan mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk memproses atau mengolah data-data surat baik itu surat masuk ataupun surat keluar. Aplikasi surat ini juga banyak disebut sebagai aplikasi penomoran surat.
Aplikasi Kantor Kita Cara Mudah Manajemen Perusahaan
Aplikasi penomoran surat ini di desain untuk merekap surat. Aplikasi surat sangat cocok digunakan sebagai alat bantu untuk mengelola administrasi pengarsipkan surat keluar dan surat masuk disetiap proses sistem informasi surat menyurat. Biasanya pada instansi atau perusahaan bahkan dari pemerintahan desa hingga kabupaten.
Berkat aplikasi penormoran surat pencatatan surat bisa dilakukan secara digital dan paperless. Tidak takut data rusak dan hilang karena akan tersimpan dalam storage aplikasi. Pun arsip surat di scan dan disimpan disini, sehingga tidak perlu ruang lagi untuk pengarsipan surat.
Baca Artikel : Tugas Wewenang dan Tanggung Jawab HRD dalam Membantu Perusahaan
Fitur Aplikasi Penomoran Surat Kantor Kita
Ada beberapa fitur yang akan Anda dapatkan ketika Anda membuat Aplikasi penomoran surat di Kantor Kita. Berikut merupakan fitur-fiturnya
1. Kategori Surat
Biasanya surat dibedakan menjadi beberapa jenis surat diantaranya ada surat pribadi, surat resmi, surat niaga dan juga surat dinas. Di dalam aplikasi rekap surat anda akan disufuhkan dengan fitur kategori ini tujuannya agar anda dapat merekap surat sesuai dengan kategorinya.
2. Surat Masuk
Fitur ini berfungsi untuk mencatat segala surat dari perusahaan lain yang masuk ke perusahaan. Fitur ini juga dilengkapi dengan upload berkas atau scan dokumen. Dengan aplikasi rekap surat Kantor Kita surat masuk akan lebih terorganisir karena data berada di dalam komputer server.
Baca Artikel : Human Resource Management
3. Surat Keluar
Selain fitur surat masuk dalam aplikasi ini juga terdapat fitur pencatatan surat keluar. Fitur ini dilengkapi dengan atribut surat yang harus diisi diantaranya adalah masa retensi, sifat surat, prioritas surat, media surat, lokasi arsip, nomor surat, jenis surat, media surat, lampiran, tujuan, pengirim dan perihal dari surat beserta dengan upload berkas sesuai dengan surat yang akan dikeluarkan.dengan fitur surat keluar ini perekapan surat akan lebih terorganisir dan riwayat surat masuk maupun keluar dapat disesuaikan.
4. Penomoran Surat
Fitur penomoran surat ini bertujuan untuk memberikan identitas dan format yang berbeda-beda dalam surat, selain itu juga berfungsi untuk menghitung berapa banyak jumlah surat. Penomoran surat sangat penting digunakan untuk merekap dan memberi nomor otomatis pada surat keluar sehingga tidak perlu lagi pencatatan manual dan pengurutan manual di buku. Karena surat masuk sudah memiliki nomor surat sendiri dari pengirim maka cukup dicatat beserta kepentingannya.
Kesimpulan
Pada pembahasan diatas bisa kita simpulkan bahwasannya manajemen surat diperusahaan itu tidak hanya masuk dan keluar saja namun juga dilakukan pencatatan dan pengarsipan. Seiring berkembangnya dunia digital banyak sekali perusahaan yang membuat aplikasi untuk memudahkan pekerjaan kantor mereka salah satunya aplikasi surat ini.
Kini terdapat aplikasi rekap surat yang memudahkan dan mendukung berjalannya bisnis perusahaan. Informasi mengenai aplikas rekap surat bisa langsung Anda peroleh dari CS Kantor Kita di Kontak Kantor Kita. Selain aplikasi rekap surat masih banyak aplikasi lainnya yang mendukung dan memudahkan kebutuhan perusahaan Anda.
