Membuat Absensi Online – Perusahaan banyak mengalami pembaruan metode kerja di masa pandemi ini. Beberapa metode kerja yang sudah berjalan memiliki kemungkinan untuk tetap dilakukan walaupun masa pandemi sudah tidak ada. Salah satu diantaranya adalah metode absensi, payroll sampai dengan penilaian karyawan.
Bagaimana tidak, cara ini malah mudah selesai menggunakan media digital dan koneksi internet. Tidak membutuhkan effort besar bahkan cukup membantu untuk perusahaan. Absensi online menjadi satu metode yang berperan besar untuk menjaga performa kerja karyawan agar tetap maksimal.
Metode absen seperti apa sih yang digunakan untuk perusahaan? Apakah membuat absensi online ini cukup efektif untuk menjaga kinerja karyawan? Mari bahas di artikel berikut
Absensi online
Absensi online mulai merebak kepopulerannya dengan hadirnya cara kerja WFH. Bersamaan dengan itu, perkembangan digital yang sangat besar di Indonesia juga memberikan andil dalam mendukung cara absen online.
Hal ini dibuktikan dengan munculnya program-program absensi online terbaik, mulai dari via website sampai dengan aplikasi.
Sesuai dengan namanya, metode absen online ini mengandalkan koneksi internet agar semua informasi absen peserta sampai pada pengelola absen. Metode seperti ini cukup efektif untuk menekan perbedaan jarak yang sebelumnya menjadi satu kendala.
Metode Absensi Online
Ada beberapa cara absensi online yang banyak digunakan di Indonesia. Cara yang dipilih ini tentunya disesuaikan dengan kebutuhan dan budget yang dimiliki. Untuk kebutuhan professional seperti pekerjaan tentunya akan berbeda dengan kebutuhan abensi yang ringan seperti daftar hadir.
Beberapa media yang digunakan untuk kebutuhan absensi online adalah sebagai berikut :
1. Google Form
Google memang memiliki banyak fasilitas untuk penggunannya, salah satunya google form.
Sebelum WFH dilakukan, google form ini banyak digunakan untuk membantu mengelola pengisian survey namun sekarang google form dimodifikasi untuk keperluan absensi.
Cara absensi online seperti ini penggunaanya cukup luas mulai dari lingkup Pendidikan (sekolah – perguruan tinggi) ataupun untuk dunia kerja. Hasil dari absensi ini nantinya akan langsung ter-rekap dalam bentuk pengolahan data sehingga pengelola absen bisa melihat seluruh datanya di halaman tersebut.
Hanya saja, penggunaan cara absen online menggunakan google form ini cukup terbatas, hanya bisa digunakan untuk melihat absensi saja. Pun pembuatan program dan pengisian data absensi masih manual sehingga untuk kebutuhan tinggi seperti perusahaan kurang efektif jika menggunakan cara ini.
2. Aplikasi Absensi Gratis
Cara kedua untuk absensi online adalah menggunakan aplikasi absensi gratis yang bisa ditemukan dengan mudah di apps store. Aplikasi absensi online gratis ini bisa digunakan untuk perusahaan yang memiliki kebutuhan absensi yang tidak terlalu tinggi. Misalnya hanya butuh untuk beberapa karyawan atau hanya digunakan untuk fitur absen saja.
Aplikasi absensi ini bisa digunakan dengan biaya 0 rupiah. Hanya saja pengguna juga harus maklum jika aplikasi memiliki penampilan visual yang kurang menarik ataupun fitur yang terbatas.
Untuk perusahaan yang membutuhkan pengelolaan absensi professional, tentu saja kurang cocok menggunakan aplikasi absensi gratis karena keterbatasan fiturnya. Umumnya aplikasi absensi gratis hanya bisa digunakan untuk tracking waktu absen kedatangan dan pulang saja pun ada pembatasan untuk user nya.
3. Aplikasi Absensi Online Berbayar
Cara absensi yang mudah dengan fasilitas penuh adalah dengan menggunakan aplikasi absensi online. Aplikasi absensi online lokal tidak kalah menarik dan memenuhi apa yang perusahaan butuhkan untuk manajemen karyawan.
Kelebihan menggunakan aplikasi absen online berbayar ini tentu saja mendapatkan fitur absensi karyawan online yang lengkap, keamanan terjamin, kompatibel untuk berbagai perangkat dan juga visual yang menarik. Tidak hanya itu saja aplikasi berbayar ini menawarkan kemudahan untuk absensi sampai dengan pengelolaan data absen.
Hal ini tentunya memudahkan tim HR dalam pengelolaan sampai penilaian absen karyawan sedangkan dari karyawan, proses absen lebih mudah dan cepat.
Penggunaan aplikasi absen online ini memiliki biaya yang cukup variative, dihitung mulai dari jumlah pengguna/karyawan sampai dengan pemilihan berdasarkan fitur yang diperoleh. Walaupun aplikasi absensi online terbaik ini membuat perusahaan mengeluarkan anggaran secara berkala namun kemudahan yang diberikan juga setimpal dengan modalnya.
4. Membangun Aplikasi Absen Mandiri
Opsi terakhir dari cara absen online adalah dengan membuat aplikasi absen secara mandiri. Tentunya hal ini sesuai untuk pelaku usaha yang sudah besar sebab pembuatan aplikasi absen itu sendiri memerlukan biaya yang cukup tinggi dan waktu pembuatan yang relative lama.
Untuk pelaku usaha menengah ke bawah, cara ini dinilai kurang ramah karena biaya pembuatan aplikasi dan IT support yang dimiliki.
Kelemahan dari pembuatan aplikasi sendiri ini adalah dari sisi perawatannya. Ketika menggunakan aplikasi absen berbayar maka kita bisa menikmati upgrading berkala untuk perbaikan sehingga jika ada masalah dan perbaikan tidak perlu mengurusnya.
Dari beberapa jenis cara absensi online di atas, manakah yang sesuai dengan kebutuhan Anda? Pastinya setiap program yang dibuat memiliki plus minusnya masing-masing. Pilih yang minim minus namun banyak plusnya untuk perusahaan Anda.
Agar lebih mudah dalam mempertimbangkan penggunaan media absensi online, kami akan menyajikan data perbandingan masing-masing media di atas.
| No | Media absen online | Perangkat | Biaya | Kemudahan | Fitur | Tampilan | Penggunaan jangka Panjang |
| 1. | Google Form | Browser PC – smartphone | Gratis | Mudah digunakan namun tidak ringkas.
| Terbatas – hanya untuk daftar absensi | Klasik / sederhana | Tidak perlu upgrade program. |
| 2 | Aplikasi absensi online gratis | Smartphone | Gratis | Memiliki kemungkinan error system lebih besar.
| Umumnya terbatas | Sederhana | Pengembang menyediakan upgrade aplikasi. |
| 3 | Aplikasi absensi online berbayar | Smartphone | Bayar sesuai waktu berlangganan | Dibuat semudah mungkin untuk user.
| Full fitur sesuai pilihan. | Responsive dan visual dibuat menarik. | Pengembang menyediakan upgrade aplikasi. |
| 4 | Aplikasi mandiri | Smartphone | Biaya pembuatan dan juga perbaikan | Custom – sesuai keinginan pembuat. | Custom – sesuai keinginan pembuat. | Custom – sesuai keinginan pembuat. | Perbaikan dan pengembangan dilakukan secara mandiri. |
Aplikasi absensi online: Kantor Kita
Salah satu aplikasi absensi murah berkualitas yang bisa Anda pilih untuk mengurus absen karyawan adalah Kantor Kita. Hadir sebagai aplikasi absen online nomor 1 di Indonesia dengan banyak fitur pendukung dan biaya yang terjangkau.
Fitur utama yang dimiliki Kantor Kita adalah
- Absensi online harian, lembur dan perjalanan dinas
- Perizinan/cuti
- Slip gaji digital
- Payroll / sistem penggajian pelanggan
- Laporan absensi digital
- Reimbursement
Selain itu Kantor Kita juga mengembangkan fitur add on yang bisa digunakan perusahaan dalam urusan manajemen, misalnya
- Manajemen keuangan dan kas
- Inventaris barang
- Penomoran surat
- Id card
- Manajemen pengadaan barang
- Manajemen sales dan klien
Fitur yang lengkap dari Kantor Kita diadakan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan untuk manajemen yang lebih mudah. Biaya yang dikeluarkan dalam pemakaian Kantor Kita bisa diatur sesuai jumlah pegawai untuk paket perbulan. Untuk pembiayaan yang super murah menggunakan paket tahunan.
Gunakan aplikasi absensi murah berkualitas Kantor Kita untuk selesaikan manajemen karyawan dan kantor, coba free trial 15 hari sekarang juga! Hubungi kontak kantor kita untuk informasi lebih lengkap mengenai pembiayaan dan fiturnya.
Sekian ulasan membuat absensi online hari ini, semoga bermanfaat!
