Software Manajemen Kantor – Sebuah organisasi yang memiliki tujuan dengan sumber daya yang sudah ada, pastinya memerlukan satu Langkah untuk mencapai tujuan tersebut. Langkah untuk membantu mencapai tujuanya adalah penataan atau managemen dalam instansi tersebut. Termasuk dalam ruang lingkup kantor atau perusahaan.
Penataan kantor atau managemen kantor merupakan satu fondasi dasar agar aktifitas kantor bisa berjalan. Managemen ini bukan hanya sekedar membahas alur kerja saja, namun juga tentang SDM, SOP kerja, saran dan prasarana, keuangan sampai dengan pemimpin.
Untungnya sekarang managemen urusan perkantoran terbantu dengan software manajemen kantor dimana menyediakan berbagai fitur untuk mempermudah mengatur/managemen di perkantoran.
Ulasan mengenai managemen kantor secara detil akan kita sampaikan pada ulasan berikut ini.
Manajemen Kantor
Managemen kantor merupakan salah satu cara penataan, pengelolaan, pengarahan sistem yang ada di dalam kantor agar proses kerja bisa tetap dan jelas. Sifat dari manajemen kantor ini adalah membuat sistem yang teratur dan berkelanjutan, dengan begitu diharapkan pola kerja bisa berjalan sesuai dengan baik dan mencapai outoput yang ditargetkan.
Dengan menetapkan managemen kantor, proses kerja bisa dilakukan secara efisien dan terstruktur sehingga semua berjalan pada jalur masing-masing dengan rapi. Mengatur kantor ini juga bentuk usaha untuk menghindari pola kerja yang berantakan dan tidak efisien yang bisa menimbulkan kerugian untuk perusahaan itu sendiri.
Unsur yang Masuk dalam Manajemen Kantor
Beberapa unsur utama yang masuk dalam manajemen kantor adalah sebagai berikut:
-
SDM
Membicarakan masalah SDM adalah salah satu hal yang kompleks dalam manajemen kantor. SDM atau biasa kita kenal dengan sebutan karyawan adalah salah satu unsur utama yang membantu perusahaan bisa berjalan dan terus produktif.
Namun seperti yang kita tahu, manusia memiliki sifat dan karakter masing-masing dimana hal ini tidak bisa dipukul rata untuk semua karyawan dalam proses pengelolaan SDM.
Mengelola banyak SDM dalam satu perusahaan memang tidak mudah, bukan berarti juga tidak bisa. Umumnya perusahaan akan menentapkan satu peraturan untuk semua karyawan, dimana peraturan inilah yang digunakan sebagai dasar untuk perusahaan maupun karyawan dalam melakukan aktifitas di lingkup kerja.
Peraturan perusahaan ini, dibuat dengan mempertimbangkan hak dan kewajiban perusahan maupun karyawan sehingga peraturan dibuat secara adil untuk kedua pihak. Dengan begitu tidak ada pihak yang merasa dirugikan maupun diuntungkan.
SDM masuk sebagai salah satu asset yang dimiliki perushaan, sehingga dikelola dengan baik, misalnya dengan pemberian fasilitas tertentu agar karyawan bisa berkembang. Sedangkan untuk karyawan, perusahaan sendiri adalah sumber untuk mendapatkan penghasilan sehingga ia harus mentaati peraturan yang berlaku.
2. Uang
Unsur kedua yang perlu dilakukan pengelolaan adalah uang. Ini adalah salah satu variable yang mendukung perusahaan agar terus bisa berjalan dan berputar untuk terus berproduksi.
Keuangan adalah hal yang vital untuk segala urusan operasional perusahaan, jika tidak dikelola dengan baik maka potensi perusahaan akan merugi juga cukup besar. Uang mulai dari penggunaan awal modal, biaya keseluruhan produksi, operasional sampai keuntungan. Cashflow keuangan harus jelas agar bisa mengetahui secara pasti bagaimana keadaan keuangan perusahaan.
Untuk itu, manajemen keuangan perlu dilakukan pengawasan dan pelaporan secara berkala.
3. Sarana Kerja
Memiliki SDM yang berkualitas namun tidak dibekali dengan sarana kerja yang mumpuni juga bisa menjadi hambatan sebuah perusahaan bisa berkembang.
Sarana kerja menjadi satu hal yang memengaruhi perkembangan perusahaan. Sebab dari sarana yang mendukung ini, perusahaan bisa mendapatkan banyak keuntungan. Misalnya untuk efisiensi waktu kerja, energi sampai dengan pengeluaranya.
Di masa industry 4.0 ini, perusahaan banyak yang berlomba-lomba menggunakan teknologi dan internet untuk menyelesaikan pekerjaan dengan mudah. Misalnya dengan penggunaan mesin-mesin otomatis, aplikasi kantor sampai dengan sarana digital yang lainya.
Baca Artikel : Aplikasi Absensi Terbaik
4. Metode Kerja
Unsur ini masih berkaitan dengan sarana kerja. Metode kerja bisa disesuaikan dengan target, waktu sampai dengan sarana yang ada di perusahaan.
Secara umum, dengan perkembangan waktu, perusahaan juga akan merubah beberapa metode kerja yang diterapkan. Tentu saja hal ini untuk mencapai tujuan agar bisa lebih baik maupun untuk berinovasi dan menghasilkan hal baru yang lebih baik.
Penggunaan metode kerja yang dirasa masih konvensional, umumnya menghabiskan banyak waktu, tenaga dan kurang efisien. Untuk itu bisa dilakukan pengelolaan kembali.
4. Input
Input masih berkorelasi dengan target yang ingin dicapai. Pengelolaan input bisa berupa raw material untuk produksi atau jenis modal yang lainya. Input harus dikelola dengan baik sebagai data awal proses produksi perusahaan. Jika semua sudah tercatat dengan baik maka proses tracking dan evaluasi bisa dilakukan dengan jelas.
5. Output
Jika sebelumnya membahas mengenai raw material untuk produksi maka hal ini adalah pengaturan hasil produksi atau output.
Bidang untuk output ini cukup bervariatif, misalnya seperti hasil pengerjaan, distribusi, pemasaran, penjualan, dan strategi lainya.
Ke-enam unsur ini, secara umum masuk dalam manajemen kantor sehingga proses operasional perusahan bisa berjalan dengan jelas dan terstruktur.
Aktifitas Manajemen Kantor
Beberapa aktifitas yang masuk dalam manajemen kantor adalah sebagai berikut :
- Pola kerja
- Pembuatan Jadwal
- Pembuatan laporan rutin
- Pemantauan kinerja SDM
- Output
- Evaluasi/perbaikan
- Inventaris barang
- Pola aliran keuangan
- Penentuan target
- Pembuatan SOP kerja
Apa Fungsi Manajemen Kantor?
Ada beberapa fungsi penting dalam penerapan manajemen kantor, fungsi berikut membuat proses kerja berjalan dengan baik. Diantaranya adalah
- Perencanaan
- Pengorganisasian
- Pengawasan
- Pengendalian
Keempat fungsi di atas memiliki keterkaitan satu dengan yang lain, sehingga dalam prosesnya keempat fungsi ini dijalankan secara bertahap dan berkelanjutan.
Software Manajemen Kantor
Seperti yang kita tahu ada banyak sekali hal aktifitas yang berkaitan dengan manajemen kantor. Untungnya sekarang perusahaan bisa terbantu dengan hadirnya beberapa software manajemen kantor yang memudahkan urusan manajemen jadi lebih cepat, mudah dan otomatis.
Software manajemen kantor sendiri hadir dengan berbagai fitur, bukan hanya satu bidang namun hampir semua kebutuhan manajemen kantor sudah ada softwarenya. Beberapa contoh software manajemen kantor untuk mempermudah pekerjaan, sebagai berikut
1. Manajemen SDM
Secara umum ada beberapa hal yang masuk dalam manajemen pegawai dalam perusahaan, yaitu untuk urusan penggajian karyawan, kinerja karyawan, penempatan karyawan dan problem solving jika terjadi masalah antar karyawan.
Jika urusan problem solving bisa dilakukan dengan pendekatan secara pribadi, untuk masalah pemantauan kinerja dan penggajian bisa dilakukan dengan bantuan sistem atau program seperti penggunaan aplikasi dan software.
Misalnya untuk masalah absensi setiap harinya, perusahaan harus memiliki data absen, ketepatan waktu, data izin dan cuti sebab absen ini akan berpengaruh terhadap gaji karyawan.
Software absensi karyawan online ini memudahkan karyawan maupun HRD untuk bisa berabsen dan mengelola secara efisien.
2. Manajemen Dokumen dan Arsip
Pengelolaan surat, dokumen, dan arsip ternyata juga ada softwarenya lho. Penggunaan software ini memudahkan karyawan untuk mengelola dan pengarsipan surat secara digital. Hasilnya untuk efisiensi waktu dan tenaga, software kantor ini cukup membantu.
Baca Artikel : Aplikasi Penomoran Surat
Software manajemen asset dan barang bekerja dengan sistem, penomoran otomatis dan penyimpanan digital sehingga software ini membantu karyawan untuk penomoran surat masuk maupun keluar dan pengarsipan agar proses pencarian/pelacakan bisa lebih mudah. Software ini membantu pekerjaan lebih efisien dari segi ruang penyimpanan maupun untuk tenaga dan pikiran, tidak lagi mencari data secara manual namun bisa dilakukan dengan bantuan mesin pencari otomatis.
3. Manajemen Asset dan Barang
Manajemen asset atau biasa kita kenal dengan inventaris barang, merupakan satu pengelolaan barang untuk operasional perusahaan maupun untuk penjualan. Dengan memanajemen, karyawan bisa tahu jenis barang, kondisi, harga, stok dan lain sebagainya.
manajemen kantor, software manajemen, software manajemen kantor,
Sehingga untuk proses pencarian data barang maupun hal yang berkaitan dengan barang tersebut bisa dilakukan dengan mudah. Software inventaris barang membantu proses pendataan barang secara digital dan otomatis terupdate. Membantu semua karyawan yang berwenang bisa terhubung dengan database yang sudah update.
Hal ini sangat membantu untuk efisiensi waktu dan kemudahan karyawan.
4. Manajemen Keuangan
Yang terkahir, manajemen keuangan. Memiliki cakupan yang cukup luas. Sekarang untuk pengelolaan keuangan sudah ada banyak software kantor yang membantu. Misalnya
- Internet/mobile banking
- Mutasi rekening online
- Dompet digital
- Alat pembayaran online
- Software laporan keuangan
- Dan invoice online
Ke-enam program ini sangat membantu dalam hal pengelolaan keuangan, apalagi untuk pengelolaan uang dengan jumlah yang banyak.
Kantor Kita: Software Manajemen Kantor
Salah satu software aplikasi karyawan yang banyak digunakan adalah Kantor Kita. Memiliki banyak fitur yang mendukung proses pengelolaan kantor. Fitur dari Kantor Kita adalah
- Absensi karyawan online dan payroll
- Inventaris barang
- Mutasi rekening bank
- Penomoran surat
Kantor Kita menghadirkan beberapa fitur baru untuk memenuhi kebutuhan Anda dalam mengelola urusan kantor agar lebih mudah dan akurat. Bangun lingkungan kerja yang efisien dan canggih menggunakan aplikasi Kantor Kita.
Untuk informasi proses absensi Anda bisa membuka modul kantor kita sedangkan untuk informasi yang lebih lanjut, silahkan hubungi Customer Service Kantor Kita yang siap membantu Anda kapan saja.
Sekian ulasan software manajemen kantor hari ini, semoga membantu Anda dalam pengelolaan kantor yang lebih baik!
